Gestion des fournitures de bureau [Fermé]

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 mimi77610 -
Bonjour,
Je suis chargé de tenir à jour l'armoire à fourniture de bureau ( papier, aggraffe, colle,...) dont je possède les clefs (enfin parfois le service administratif les prennent et se servent donc pas simple) ! J'ai donc fait un listing de tout ce qu'elle contenait, et il y a déjà eu des bons de mis en place pour que les salariés nous les remette en début de mois afin de faciliter la gestion du stock mais cela ne tient pas et il y en a toujours qui ont besoin d'autres choses entre temps. J'ai déjà un outil existant mais il est difficile de le suivre (il ressemble plus à un journal) puisque ce n'est pas la seule tache que j'ai à faire et il est donc compliqué pour moi de faire un inventaire toutes les semaines. Pourriez-vous m'aidez à simplifier la gestion de ce stock ?

Comment feriez-vous à ma place?

N'hésitez pas à me demander mon tableau de gestion des stock...

Merci d'avance

4 réponses

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Bonjour mimi.

1) Ta question ressemble davantage à de la technique de gestion courante qu'à de l'informatique ...
2) "Comment feriez-vous à ma place?" Ben je mettrais de l'ordre et de la discipline dans le Service et j'imposerais des règles de fonctionnement, ce que nul logiciel ne peut faire : tu fixes des jours et des heures d'approvisionnement, ou tu exiges de chacun (les chefs y compris) une liste écrite et signée à te remettre 24 h avant que tu ne fasses la distribution ; et tu es seule à détenir les clés !
3) Consulte les liens en bleu en-dessous de ta question, qui traitent de ton problème !

Cordialement.
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2 juin 2015

Bonjour, et merci pour la réponse.
Je sais bien qu'il y a beaucoup d'efforts à faire sur l'organisation au sein de l'établissement mais en plus de ça je trouve que mon tableau n'est pas assez efficace pour suivre le stock des fournitures de bureau ( pour moi il ressemble plus à journal, aucune formule) je cherche une solution pour me simplifié la tâche pour cette lourde tâche hihi

merci
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Tu avais proposé d'envoyer ton fichier ; pourquoi ne l'as-tu pas encore fait ?
Tu connais la procédure : aller dans https://www.cjoint.com/ pour créer le lien, et revenir le coller ici.
>
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http://cjoint.com/?3Bko1M5aH0g
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Bonjour.

Premières constatations :
1- Pourquoi fusionner 2 colonnes (B:B et C:C) pour saisir une seule donnée "Nom de l'article" ? Il suffit d'élargir la colonne B:B ...
2- Dés qu'on dépasse une dizaine de données, il est recommandé de les trier par ordre alphabétique ; cela facilite les recherches ...
3- Dans la seconde feuille "Journal ..." les noms (colonne B:B) et les fournitures (colonne C:C) se répétent souvent : il est plus prudent de les saisir à l'aide de listes déroulantes de cellule, pour garantir une orthographe rigoureusement identique.

Première précision :
Préfères-tu effectuer tes pointages de distribution par date ou par agent ?
Deuxième précision :
Dois-tu conserver des archives de distribution par date, par agent ou par article ?
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Autre remarque importante : Il faut une seule ligne par article !
C'est bien joli de fusionner les 4 cellules B27:C28, mais c'est aussi bien de tout mettre dans la seule cellule B27, et au moins on peut alors faire des tris et des filtres ...

Et de même que tu disposes de la liste des fournitures, tu devrais constituer également la liste de tes collègues ... et définir un nom pour chacune de ces listes !
Cela te permettra de faciliter la saisie du journal, puisque les colonnes B et C seront renseignées grâce aux listes déroulantes évoquées dans mon post #5. Ce serait un bon début.
https://www.cjoint.com/c/EBlc4vstk9h
D'accord merci beaucoup pour toutes ces réponses cela va être beaucoup,plus efficace et connaitrait tu également une formule pour lier les deux feuilles excel afin d'avoir le bon nombre de fournitures qui restent en stock en temps réel. Enfaite le but de cette gestion est que les fournitures ne partent pas trop vite (puisque le pb étant que les stylos par exemple disparaissent tt le temps de ce fait on nous redemande régulièrement des fournitures), ça permettra également à ma collègue de se faciliter la tâche pour passer ses commandes c'est pour ça que j'aimerais savoir en temps réel ce qu'il reste dans l'armoire pour qu'elle puisse passer ses commandes bien sûr avec un inventaire de départ et un inventaire régulier mais pas toutes les semaines ! Pour te répondre oui je garde les archives des bons de commandes qui vont être mis en place pour la distribution des fournitures ça sera une fois tous les 15 jours la distribution grâce à ce bon donc je pensais pouvoir jeter les bons une fois saisie dans le tableau (dans le journal)