Automatisation fiche relévé d'heures supplémentaires Fermé

Question

Bonjour, 

Je suis directeur d'école, et chaque mois, ma hiérarchie me demande de compléter des fiches de relevé d'heures supplémentaires que mes collègues font.
Cela me prends un temps assez conséquent.

La feuille que je dois remplir (une par collègue) est sous Word, avec des colonnes ''date, horaire, nombre d'élèves ...".
J'ai créé un premier fichier Excel afin de faire un publipostage pour éviter de taper nom, prénom et grade de chaque collègue sur chaque feuille.
J'utilise un second tableau Excel dans lequel j'indique la date et dans les cellules de la même ligne les noms des collègues qui ont travaillé ce jour là. Chaque soir, je pointe en fonction des absences.
Je pense qu'Excel peut automatiser le tout. Mais je n'ai pas les compétences, donc je viens vous demander votre aide.

J'ai créé un nouveau fichier Excel dans lequel en feuille 1 j'ai mis mon tableau de pointage. En feuille 2, j'ai mis le tableau qui me permet de publiposter nom, prénom et grade. C'est là que je voudrais ajouter des colonnes pour les dates et le total d'heures. 

Ma question : comment faire pour que la valeur d'une cellule date de cette feuille 2 indique la date du début de ligne de la feuille 1 si le prénom du collègue est sur la ligne ?

Peut-être que je peux mettre en ligne les fichiers mais je ne sais pas comment faire ...

Je ne sais pas si je suis assez explicite ...

Merci de votre aide

via55 · Answer

Bonjour

Tu peux poster un exemple sans données confidentielles de ton fichier sur cjoint.com et indiquer ici ensuite le lien fourni

Cdlmnt

Bert62575 · Answer

Parfait.

Voici le lien : https://www.cjoint.com/?3FhrLz09Aih  

Merci.

Bert62575 · Answer

Bonsoir,

Wahou, les formules me donnent le vertige !
Ma réflexion continuant, et voyant votre proposition, j'ai modifié le fichier.
J'ai ajouté des lignes au ''Tableau mensuel'' pour être sûr de ne plus le modifier si j'ai 5 lundis dans un mois par exemple. 

Dans ''Récap Publipostage'', j'ai renommé ''date aide aux devoirs1'' etc en ''AD1'' etc pour faciliter le publipostage, et ''date activités1'' etc en ''ACS1'' etc. 
Dans ces colonnes , je n'ai besoin que du numéro du jour, pas le mois ni l'année, car il s'agit de fiche mensuelle.

Dans la colonne ''Total Aide aux devoirs'', j'ai besoin du nombre de dates, qui va correspondre au nombre d'heures d'aide aux devoirs, idem pour les activités, que je vais publiposter aussi vers le fichier Word.

Du coup la feuille 3 ''Mensuel Personnel'' est-elle nécessaire ?

Dans la feuille 2, la première ligne que vous avez ajoutée, est-elle nécessaire ? Car je crains qu'elle gêne dans le publipostage ...


Voici le fichier Excel que j'ai modifié : 
https://www.cjoint.com/?0Fhxd3iFdzq 

et le fichier Word vers lequel va s'effectuer le publipostage : 
https://www.cjoint.com/?0Fhxe0nTh18

Merci de me consacrer du temps.

Bert62575 · Answer

Bonjour,

La nuit portant conseil, j'ai quelques petits détails ''encore'' à vous demander de modifier : 
- il faut différencier les "activités sportives et d'éducation à la santé" et les "activités artistiques et culturelles". Du coup j'ai modifié le tableau mensuel et le récap publipostage, pour avoir des ASES et des AAC. Pouvez-vous remttre les formules à jour ?
- pour le mensuel personnel, pouvez-vous prévoir 14 colonnes (pour 14 collègues, mon école fusionne avec celle d'à côté) pour les 3 types AD, ASES et AAC ?

Quand j'aurai fini de vous embêter avec toutes ces modifications, je suis bien intéressé de comprendre les formules ...

J'allais oublier le fichier : https://www.cjoint.com/?0FimdzuZM28


Merci.

Bert62575 · Answer

Je pense que je n'avais pas enregistré les dernières modifications avant de créer le lien, le revoilà : 
https://www.cjoint.com/?0FimhnvcfV5

Merci

Bert62575 · Answer

Bonjour,

Super. Je viens de faire le publipostage, et ça fonctionne. Mais les dates ne sont  pas dans l'ordre et des données apparaissent même si il n'y a rien à déclarer.
Du coup, si je peux être exigeant jusqu'au bout : 
- pour avoir les dates dans l'ordre, AD1 doit être le 1er lundi, AD2 le 1er mardi ... : j'ai tenté de déplacer en vain ...
- pour indiquer l'horaire et le nombre d'élèves si et seulement si il y a des heures d'effectuer ...

Merci ...

Bert62575 · Answer

Bé c'est plus facile pour moi dans la gestion de garder le tableau avec les lundis groupés etc ...

Merci.

Bert62575 · Answer

Bonsoir,
J'ai appliqué la formule en B5 et ça fonctionne super.
Dans le tableau mensuel, j'ai mis 5 ligne par jour car on a forcément 5 lundis ou autres par mois.
J'ai de ce fait poussé les AD ... jusque 20. Mais je n'arrive pas à décaler les formules.
J'ai aussi ajouté des colonnes dans récap mensuel "total AD P" car je n'ai pas réussi à faire la manip dans le publipostage pour mettre "vide" à la place du "0", mais avec un si dans cette nouvelle colonne oui.
Peux-tu décaler les formules svp ?
https://www.cjoint.com/?0Fjv1s9qmeK

Merci

Bert62575 · Answer

Super, ça fonctionne très bien.
Voilà de nombreuses de gagner en perspective, pour moi et mes collègues directeurs car je compte bien diffuser cet outil.

Merci beaucoup.

Je me penche sur les formules pour tenter de comprendre maintenant.

Encore merci ...

Automatisation fiche relévé d'heures supplémentaires

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