Outlook 2016 (admin) : destinataires multiples et traitement

Bonjour,

Je rencontre un problème actuellement sur la gestion de réception de mails diffusés à plusieurs collaborateurs (je ne sais pas si je poste dans la bonne section du coup).

Nous avons plusieurs mails dans notre entreprise du type "***@***".
Ce mail est présent sur notre site vitrine quand un visiteur souhaite recevoir la documentation relative à notre entreprise.

Côté collaborateur, plusieurs de mes collègues reçoivent cette demande en revanche ils n'ont aucun moyen de savoir qui l'a traité ou non. Le mail "***@***" est en POP3 dans leur logiciel outlook, c'est en réalité un mail de type compte utilisateur standard (assez sale j'en conviens).
J'aimerais donc basculer en mail de type Groupe Office 365 ou Liste de distribution mais existe t-il un moyen que les collaborateurs se partagent un "statut" pour un mail qui serait traité ou non...?
Je n'ai rien trouvé dans la documentation officielle hormis des explications sur le fonctionnement des groupes et des listes de distribution assez généralistes.

Si je ne suis pas assez clair, je peux apporter des précisions.

Pouvez vous m'éclairer sur ce point ?

Merci à vous.