[office2003] supprimer liaison publipostage Fermé

Question

Bonjour,

j'avais auparavant office 97 avec lequel je réalisais des courriers à l'architecture similaire pour un certain nombre de destinataire. J'ai donc mis en place un document word type et une liste excel, et je liais ces 2 documents. Je modifiais le courrier en fonction des besoins et je l'imprimais.

Pour éviter les modifications du courrier en cas d'ajout d'un élément dans la liste, ou pour permettre la transmission de ce courrier à quelqu'un n'ayant pas l'accès au fichier excel, je rétablissait le document word en document normal.

Maintenant je "bénéficie" d'office2003 et si je suit la procédure de microsoft http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP051875761036.aspx?pid=CH060832701036  j'ai quand je rouvre le document créé à partir de mon modèle à nouveau la référence à " from sql" me laissant penser que le lien existe toujours, de plus quand j'imprime ce sont les nom des champs et non les contenu qui s'imprime.

j'ai donc testé également à partir de mon modèle "fusionner vers un nouveau document" mais à la réouverture de celui-ci la référence "from sql etc" est encore présente.

j'ai cherché sur le net mais je n'ai pas encore trouver de solutions, si vous en aviez j'avoue que cela me retirerais une sacré épine

Merci d'avance

m@rina · Answer

Bonjour,

La procédure donnée dans la KB  dont tu donnes la référence est tout à fait juste... Je ne comprends pas ton problème. J'ai toujours fait comme ça et tu perds automatiquement la liaison avec la base. C'est la procédure lorsque le document est ouvert.

Si le document est fermé, le message SQL s'affiche à l'ouverture, si tu réponds NON, il se transforme en doc normal.

Dans un cas comme dans l'autre, il ne faut pas oublier d'enregistrer.
Là où est peut être ton problème, c'est que a priori ton document de publipostage est un modèle. Si tu crées un nouveau document à partir de ce modèle, la modification ne sera pas enregistrée. Donc, il faut que tu ouvres le modèle et non pas un document basé sur le modèle.

Quand tu dis que lorsque tu imprimes le fichier, tu as des champs à la place du contenu. Ça me paraît normal, puisque le document n'est pas fusionné, il n'y a pas de "contenu"...

m@rina

djails · Answer

tu as vu juste je part d'un modèle, c'est a dire que le document principal est un modèle car il sert dans la durée.

la procédure ensuite c'est nouveau doc, modèle en question, placement sur sur l'item (destinataire) dont j'ai besoin passage en doc word normal, enregistrement, modifications adaptées aux destinataire et impression.

ce fonctionnement marchait très bien avec 97 et semble ne pas marcher sur 2003.

Si je comprends il faut que je coupe la liaison avec le modèle, ce qui ne m'arrange pas vu que cela ne correspond pas à mon besoin, peut être une autre manière de procéder existe mais pour le moment je n'ai pas trouvais, faut dire que depuis lundi que office 2003 est arrivé je n'ai pu passé tout mon temps dessus :) je sourit mais en fait non car s'il faut revenir à la saisie manuelle des adresse et tutti quanti je me dit que l'on aura pas progresser et que je vais demander le retour a word perfect :(

djails · Answer

j'ai pour l'instant une piste surement boiteuse à mon problème,

une petite macro qui fusionne l'enregistrement en cours et qui rétablit le normal.dot.

le problème est qu'il laisse le document créé à prtir du modéle ouvert donc risque de modification du modèle à la fermeture du nouveau document.

m@rina · Answer

Bonjour,

En fait je n'ai pas bien compris ta technique.
En fait, quel est l'avantage de faire du document principal un dot, puisque le document final est le document fusionné, et qu'en principe le document principal n'est pas modifié. Si tu veux le protéger, il suffirait d'y mettre un mot de passe pour les modifications, et l'utilisateur l'ouvrirait en lecture seule.

m@rina

m@rina · Answer

J'en viens à me demander si vous faites réellement des fusions... Car un document fusionné ne reprend pas la protection du document principal...

m@rina

djails · Answer

concernant la protection je ne le fait pas d'habitude vu que j'utilise des modèles, j'ai fait un test rapide tout à l'heure suite à ta proposition.

Je re testerais lundi car ici je n'ai pas word, mais sauf erreur j'ai suivi la procédure fusion vers nouveau doc, a vérifier toutefois car  en effet avec 97 je n'utilisais pas "fusionner" mais enregistrer sous. auquel cas effectivement j'aurais a nouveau, c'est sur, la protection.

donc nouveau test lundi en tout cas merci des éclairages

m@rina · Answer

Bonsoir !

C'est bien ce que je pensais et tout s'éclaire enfin ! ;))
J'avais déjà eu la puce à l'oreille lorsque tu m'as dit que tu n'imprimais que des codes, ce qui me paraissait tout à fait normal.

Je pense que si tu fais une fusion (une vraie fusion), il n'y aura plus de souci... 
Selon s'il s'agit d'utilisateurs peu avancés, on peut même automatiser la chose.

m@rina

djails · Answer

je devais en effet cet après midi indiqué que je profitais d'une "faille" qui a duré au moins jusque 97 mais j'ai été appelé vers d'autres aventures ;)

mais cette faille avait l'avantage a peu de frais et de manoeuvre de répondre à mes besoins je vais donc réfléchir à une approche différente parce que je sais que "on as toujours fait comme ça" mais peut que l'on peu changer et de manière simple.

sur ce bonne nuit

djails · Answer

bonjour,

en continuant mon travail sur l'utilisation du publipostage un nouveau problème se pose à moi.

En effet, comme je le disait mon document principal constitue "l'architecture " générale des documents produits ensuite.

les personnalisations apportés sur ceux ci sont issus de la fusion (adresse, données constantes etc) mais aussi d'un certain nombre de données variables saisies manuellement à des endroits précis. Pour retrouver facilement dans la saisie ces endroits j'avais utilisé la fonction crtl F9 et le déplacement ensuite avec F11, hors quand je fusionne vers un nouveau document, TOUT les champs disparaissent ceux ci compris.

Une possibilité est de travailler sans enregistrer mais elle est pas satisfaisante à mon goût, même si des sauvegarde automatique existe, mon caractère anxieux ;) préfère l'enregistrement  "en dur" (d'autant plus que parfois on à pas le choix de l'enregistrement si l'on a pas fini par exemple)

Voyez vous d'autre solutions?

m@rina · Answer

Bonjour,

Tu peux insérer des champs ASK et/ou FILLIN.

m@rina

m@rina · Answer

Re...

Il faut combiner tout ça avec des champs IF.

{IF signet = "toto" "blablabla" "" }

Je pourrais t'aider plus si j'avais plus de renseignements !!! :D))

m@rina

djails · Answer

j'espère ne rien oublier:

objectif : envoi de document à différents destinataires. 
Ces documents sont constitués d'une trame commune qui est personnalisée de différentes manières
- insertion de données constantes comme les adresses par exemple
-insertion et modification de données propres au destinataire (montant alloué, phrase devant être mise justifiant telle ou telle chose...), ces modifications étant faites par l'utilisateur ( je ne sait pas le nombre exact des champs de modif et il dépend du type de document, mais je dirait au moins 40)

nécessité de sauvegarder le fichier, mais aussi de rompre le lien avec la base.

j'oubliais, environ 80 documents à chaque fois

Voila en résumé ma problématique auquel 97 répondait, apparemment en utilisant le dispositif de publipostage en dehors des "règles" mais ça fonctionnait de manière relativement simple malgré quelque accrocs qui peuvent toujours arriver. Maintenant ça se complique ne serait-ce qu'en terme d'ergonomie du moins ou j'en suis de mes recherches

m@rina · Answer

Bonsoir,

Quelques questions avant de continuer : 

1) Toutes les variables se trouvent dans une base de données, je suppose ?

2) Et quand tu parles de "insertion de données constantes comme les adresses par exemple ", ce n'est donc pas spécifiques à chaque destinataire ?

En conséquence, si j'ai bien compris :
- Les éléments constants de la lettre type (document principal) peuvent  être modifiés à chaque envoi
- Ce document principal sera fusionné avec les données de la base

Afin que je n'aille plus loin, dis moi si j'ai bien compris.

m@rina

djails · Answer

bonjour,

concernant la question 1) si par variable tu entend les adresses etc oui elle  sont dans une base de données, par contre les autres données qui sont propre à un type de courrier ou de document ne sont eux pas pas dans une base et font l'objet d'une saisie manuelle, pour faire cette saisie j'ai mis des "balise ou marqueurs" en faisant ctrl F9 qui sont je croit des champs. Ça nous permet de savoir ou  apporter  les modifications basiques sans forcément relire l'ensemble du courrier

et concernant la question 2) si si  c'est une donnée constante mais pour le destinataire, donc elle change à chaque destinataire, ces données sont, elles dans la base excel avec laquel je veux rompre le lien pour transmettre également le document a l'extérieur, en cas de modif de la base etc.

donc j'ai du mal m'exprimer parce que tout n'était pas clair

mais pour reprendre ta conclusion
-oui, chaque lettre type est modifié et personnalisé avec des éléments qui ne sont pas dans une base de données
-le doc principal est fusionné avec des données de la base, mais un courrier à la fois en raison de la personnalisation

j'espère t'avoir éclairé

[office2003] supprimer liaison publipostage

14 réponses

Discussions similaires