Mise en place d'un réseau entreprise

Bonjour,
je souhaite mettre en place un réseau d'entreprise d'une PME où il y'a 5 postes de travail et de ce fait j'aurais besoin de votre aide svp vu que je ne suis pas un spécialiste du domaine.
Cette entreprise fait du négoce international dans le secteur industriel et la plupart du travail se fait sur appel d'offres ou consultations. En paralléle cette entreprise représente des marques étrangéres sur certains produits.
Les problèmes rencontrés:
- mail: l'utilisation de outlook nécessite l'usage d'un seul pc pour l'envoi et la réception des mails (vu que tout le monde utilise qu'une seule adresse mail); de ce fait chaque personne doit se déplacer pour envoyer un mail et n'a pas un accés depuis son pc sur la boite d'envoi.
- dossiers mals classés: le suivi des affaires se fait par papiers et il n'y a pas un systême de partage de fichiers pour faire le suivi et faire avancer le projet.

D'autre part, je souhaite trouver un logiciel facile à manipuler, qui satisfait les besoins de l'entreprise et surtout pas cher vu l'effectif réduit de cette boite. Les besoins en gros sont les suivants:
- suivi quotidien des facturations, bons de commandes, d'autres papiers administratifs, bons de livraisons...
- suivi des paiements et échéances: commisions, achats fournisseurs, ventes...
- suivi des lettres de crédits et leurs échéances

Bref il y'a toute une réorganisation à mettre en place mais ce que je demande c'est d'avoir vos avis sur les outils et les moyens qui me faut pour pouvoir avancer..donc je suis preneur de n'importe quelles suggestions.
Je vous remercie pour votre contribution