je souhaite savoir ce qui est le plus utilisé par les entreprises pour enregistrer et archiver leur courriers. Ce que j'entends par archiver et enregistrer c'est lorsque le courrier (papier) arrive , la secrétaire ouvre le courrier, numérise le document et enregistre la date, l'expéditeur, l'objet du courrier, etc...
quand du personnel veut envoyer du courrier, c'est pareil, ils déposent leur courrier au secrétariat et une secrétaire enregistre les infos nécessaires (expéditeur, destinataire, ...), affranchissent le courrier et ça part à la poste.
Le but d'enregistrer un courrier est d'apporter la preuve qu'un courrier a été envoyé à un client en cas de réclamation ou client malhonnête...
pour le moment dans l'entreprise où je suis les documents ne sont pas numérisés, ce qui prend beaucoup de place pour l'archivage dans des boites en carton, et leur logiciel pour enregistrer leur courrier est une base de données access qui arrive à ses limites.
ils vont mettre en place bientôt une GED (gestion électronique de documents), c'est une sorte de grosse base de données qui contient tous les documents d'un client(format numérique image .tif par exemple)
et en fait je dois juste chercher comment les autres entreprises procèdent, les logiciels les plus utilisés (GED? ou autre?)
A voir également:
Tableau courrier entrant et sortant
Tableau excel suivi des courrier gratuit - Meilleures réponses
Traitement du courrier départ - Meilleures réponses
je voudrais que vous m'aidiez à rédiger une introduction sur un thème que j'ai choisi ''gestion du courrier à l'heure des TIC : cas de radio Lomé'' pour mon mémoire
Ben dans ma boite on en est arrivé à la gestion des flux de courriers (et de documents) par hazard plus ou moins...
En fait on voulait une solution d'archivage pure et dure et on a trouvé notre bonheur avec une solution propriétaire relativement simple, et une fois la solution mise en place, notre fournisseur nous a proposé une petite démo de leur gestion des process. On a accepté (ça fait toujours une demi journée peinard ...) et en fait on s'est rendu compte que l'on avait largement sous estimé ce qui se faisait en terme de dématerialisation et de gestion de courrier. On a poursuivit dans cette voie et aujourd'huit notre gestion des documents ne se cantonne pas seulement à l'archivage mais gère aussi les courriers entrant (mail, fax, papie, Spool AS400 etc...) et la production de document sortant (mails, doc word, fax etc...) + versionning et j'en passe (ouais on a fait la totale) le tout "piloté" par nos process métier.
On a eu du bol vu que le soft que l'on avait acheté intégrait ça en standard et que donc, une presta plus tard, on avait intégré tout ça sans que ça nous coute les yeux de la tête. Mais ce qu'il faut en retenir c'est que je ne vous conseille pas de voir "petit" si vous intégrez une gestion de l'archivage,k pensez à l'aspect gestion des flux documentaires directement sinon vous allez vous trimbaler divers softs qui font chacuns leur taf mais dont la mise en place va être lourde et chere.
En espérant que mon expérience puisse vous servir.
PS : Je ne post pas souvent mais CommentCamarche.net est quand même super pratique !! c'est pourquoi je fais une petite dérogation.
PPS : Vu qu'ils ont été sympas, je me dois de les citer : notre choix s'est porté sur la suite ZenSolutions ( http:\\www.mco.fr )
A la boite on utilise un logiciel que je trouve bien foutu, simple à utiliser et une interface assez conviviale contrairement a bcp de progiciels. Je crois que l'éditeur est mco donc essaie www.mco.fr ca devrait te donner des infos.
UsulArrakis
Messages postés7405Date d'inscriptionvendredi 28 mars 2003StatutContributeurDernière intervention27 janvier 20223 189 20 avril 2006 à 17:30
salut
au boulot j'utilise un scanner + un répertoire sous excel contenant un lien HT vers le document numérisé qui est stocké sur le réseau
svp moi aussi j'ai une application de la gestion des courriers entrants/sortants, et si vous avez trouver une solution, Prière de me l'envoyer à ma boite svp.
Adresse mail supprimée Modération CCM
Vous n’avez pas trouvé la réponse que vous recherchez ?
Bonjour !
Pour ceux qui ont trouvé ce fil de discussion parcequ’ils sont à la recherche d’une solution de numérisation et de traitement du courrier entrant et sortant…je propose une solution qui réponds exactement à ce besoin :la Scan2box ( http://www.scan2box.com ).
Il s’agit en fait d’une solution tout-en-un : scanner + les logiciels nécessaires au traitement du courrier (Workflow, ged, etc.).
En plus nous avons un Tiers Archiveur qui s’occupe de récupérer les cartons remplis des courriers scannés! En résumé, la Scan2box vous offre la numérisation du courrier, son classement dans une ged ou le lancement de workflows, et enfin une traçabilité des documents entrants ET sortants (plus d’infos : http://www.scan2box.com/fr/gestion_du_courrier.htm )…
Des séminaires gratuits de présentation sont actuellement organisés (début 2008) dans toute la France…n’hésitez pas à venir la voir !
A+
Nous avons fait appel à une entreprise spécialisée qui traite nos courriers entrants / sortants et maintenant indexe tous les documents de notre entreprise (www.intuitiv.fr) et utilise la solution open source Alfresco.
Les documents sont numérisés pour les courriers et stocké en archive. Maintenant nous arrivons a des niveaux importants de stockage (+ 10000 documents) et entront entre 200 et 500 nouveaux documents par jour.
Je connais des entreprises et des mairies qui utilisent ACROPOLIS de la société Odyssée Ingénierie (http://www.odyssee-ingenierie.com/Acropolis/Collectivites/acropolis_collec_courrier.htm
Ce logiciel permet d'enregistrer les courriers entrants/sortants et les documents internes (système de GED). Tu peux ensuite les diffuser dans les services (il conserve l'historique), les classer dans des dossiers, les lier à des contacts, à des mots clefs, créer des courriers "réponse", puis les archiver. ACROPOLIS possède un système de recherche très poussé (sur des champs tels que l'expéditeur, la date, le thème, les mots clefs, le contenu du courrier...).
L'ergonomie est sympathique et il existe une version Express pour les petites entreprises.
Dans notre collectivité nous utilisons un logiciel qui s'appelle DOTELEC mais il peut etre aussi adapté au entreprise selon leur mode de fonctionnement
Je ne connais pas la solution mais notre choix c'est porté sur cette entreprise (www.intuitiv.fr) avec ce produit car maintenant nous gérons tous les documents de l'entreprise avec les mails, les fax et les courriers que nous créons. Ce n'est pas une solution uniquement de dématérialisation mais de vrai gestion documentaire. La dernière nouveauté est la génération de contrat sans aucun papier (c'est génial).
Nous arrivons a un stade ou nous ne générons que très peu de papiers. Au delà d'être efficace, nous avons enfin une solution éconologique, un petit geste pour la planète (en fait un grand et une sacré économie ;-).
Contacter les de notre part il vous feront une démo. Nous allons intégrer le produits plus loin car il va devenir la base de notre intranet collaboratif (ça par contre vous le gardez pour vous nous allons négocier le contrat prochainement).
svp c'est urgent qlq lences des mcd ,mpd de gestion courrier
actll je ss en stage de fin formation svp svp
mon adresse email c'est : Adresse mail supprimée Modération CCM et merci d'avance
15 mars 2017 à 16:08
Modifié par victoire le 15/03/2017 à 16:12