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Gestion des courriers entrants/sortants [Résolu/Fermé]

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 victoire -
Bonjour,

je souhaite savoir ce qui est le plus utilisé par les entreprises pour enregistrer et archiver leur courriers. Ce que j'entends par archiver et enregistrer c'est lorsque le courrier (papier) arrive , la secrétaire ouvre le courrier, numérise le document et enregistre la date, l'expéditeur, l'objet du courrier, etc...

quand du personnel veut envoyer du courrier, c'est pareil, ils déposent leur courrier au secrétariat et une secrétaire enregistre les infos nécessaires (expéditeur, destinataire, ...), affranchissent le courrier et ça part à la poste.
Le but d'enregistrer un courrier est d'apporter la preuve qu'un courrier a été envoyé à un client en cas de réclamation ou client malhonnête...

pour le moment dans l'entreprise où je suis les documents ne sont pas numérisés, ce qui prend beaucoup de place pour l'archivage dans des boites en carton, et leur logiciel pour enregistrer leur courrier est une base de données access qui arrive à ses limites.

ils vont mettre en place bientôt une GED (gestion électronique de documents), c'est une sorte de grosse base de données qui contient tous les documents d'un client(format numérique image .tif par exemple)
et en fait je dois juste chercher comment les autres entreprises procèdent, les logiciels les plus utilisés (GED? ou autre?)
A voir également:

25 réponses

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Réponse 1 / 25

quelles sont les différents taches qu'on peut trouver dans l'application de "gestion des couriers entrants/sortants
23
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CCM 65492 internautes nous ont dit merci ce mois-ci

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merci beaucoup
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je voudrais que vous m'aidiez à rédiger une introduction sur un thème que j'ai choisi ''gestion du courrier à l'heure des TIC : cas de radio Lomé'' pour mon mémoire
Réponse 2 / 25

Salut,

Ben dans ma boite on en est arrivé à la gestion des flux de courriers (et de documents) par hazard plus ou moins...

En fait on voulait une solution d'archivage pure et dure et on a trouvé notre bonheur avec une solution propriétaire relativement simple, et une fois la solution mise en place, notre fournisseur nous a proposé une petite démo de leur gestion des process. On a accepté (ça fait toujours une demi journée peinard ...) et en fait on s'est rendu compte que l'on avait largement sous estimé ce qui se faisait en terme de dématerialisation et de gestion de courrier. On a poursuivit dans cette voie et aujourd'huit notre gestion des documents ne se cantonne pas seulement à l'archivage mais gère aussi les courriers entrant (mail, fax, papie, Spool AS400 etc...) et la production de document sortant (mails, doc word, fax etc...) + versionning et j'en passe (ouais on a fait la totale) le tout "piloté" par nos process métier.

On a eu du bol vu que le soft que l'on avait acheté intégrait ça en standard et que donc, une presta plus tard, on avait intégré tout ça sans que ça nous coute les yeux de la tête. Mais ce qu'il faut en retenir c'est que je ne vous conseille pas de voir "petit" si vous intégrez une gestion de l'archivage,k pensez à l'aspect gestion des flux documentaires directement sinon vous allez vous trimbaler divers softs qui font chacuns leur taf mais dont la mise en place va être lourde et chere.

En espérant que mon expérience puisse vous servir.

PS : Je ne post pas souvent mais CommentCamarche.net est quand même super pratique !! c'est pourquoi je fais une petite dérogation.

PPS : Vu qu'ils ont été sympas, je me dois de les citer : notre choix s'est porté sur la suite ZenSolutions ( http:\\www.mco.fr )
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A la boite on utilise un logiciel que je trouve bien foutu, simple à utiliser et une interface assez conviviale contrairement a bcp de progiciels. Je crois que l'éditeur est mco donc essaie www.mco.fr ca devrait te donner des infos.

cordialement

Thomas
Réponse 3 / 25
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salut
au boulot j'utilise un scanner + un répertoire sous excel contenant un lien HT vers le document numérisé qui est stocké sur le réseau
Réponse 4 / 25

svp moi aussi j'ai une application de la gestion des courriers entrants/sortants, et si vous avez trouver une solution, Prière de me l'envoyer à ma boite svp.
Adresse mail supprimée Modération CCM
Réponse 5 / 25
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salut

il existe aussi des solutions pour entreprises ...

du style

https://www.net-on-line.net/contact/

http://fr.captivasoftware.com/products/enterprise.asp

mais il en existe d'autres ...
Réponse 6 / 25

il y a une solution il y a un site sympha
www.klastoo.net
a tres bientot
Réponse 7 / 25

Bonjour !
Pour ceux qui ont trouvé ce fil de discussion parcequ’ils sont à la recherche d’une solution de numérisation et de traitement du courrier entrant et sortant…je propose une solution qui réponds exactement à ce besoin :la Scan2box ( http://www.scan2box.com ).

Il s’agit en fait d’une solution tout-en-un : scanner + les logiciels nécessaires au traitement du courrier (Workflow, ged, etc.).

En plus nous avons un Tiers Archiveur qui s’occupe de récupérer les cartons remplis des courriers scannés! En résumé, la Scan2box vous offre la numérisation du courrier, son classement dans une ged ou le lancement de workflows, et enfin une traçabilité des documents entrants ET sortants (plus d’infos : http://www.scan2box.com/fr/gestion_du_courrier.htm )…

Des séminaires gratuits de présentation sont actuellement organisés (début 2008) dans toute la France…n’hésitez pas à venir la voir !
A+
Réponse 8 / 25

erreur ox800co155, sur courrier entrant, qu'est que cela veut dire.....merci
Réponse 9 / 25

Nous avons fait appel à une entreprise spécialisée qui traite nos courriers entrants / sortants et maintenant indexe tous les documents de notre entreprise (www.intuitiv.fr) et utilise la solution open source Alfresco.

Les documents sont numérisés pour les courriers et stocké en archive. Maintenant nous arrivons a des niveaux importants de stockage (+ 10000 documents) et entront entre 200 et 500 nouveaux documents par jour.
Réponse 10 / 25

Bonjour,

Je connais des entreprises et des mairies qui utilisent ACROPOLIS de la société Odyssée Ingénierie (http://www.odyssee-ingenierie.com/Acropolis/Collectivites/acropolis_collec_courrier.htm
Ce logiciel permet d'enregistrer les courriers entrants/sortants et les documents internes (système de GED). Tu peux ensuite les diffuser dans les services (il conserve l'historique), les classer dans des dossiers, les lier à des contacts, à des mots clefs, créer des courriers "réponse", puis les archiver. ACROPOLIS possède un système de recherche très poussé (sur des champs tels que l'expéditeur, la date, le thème, les mots clefs, le contenu du courrier...).
L'ergonomie est sympathique et il existe une version Express pour les petites entreprises.

J'espère t'avoir apporté un élément de réponse.
Réponse 11 / 25

Actuellement un gros cabinet comptable fait une étude pour initialiser un service public sur WEB

www.mesdocuments.com

pas encore crée mais ne saurait tarder

Bonne idée je pense et le tout dans le cadre du respect des normes AFNOR
Réponse 12 / 25

Bonjour à tous

je voudrez quelques examples de bases de données sur la gestion des courriers

merci
Réponse 13 / 25
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rien compris à ton langage SMS qui est d'ailleurs interdit sur le forum
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maintenant je suis à un stage de fin formation et je voudrais des MCD OU MPD ppou la gestion courrier
svp .svp
Réponse 15 / 25

Au boulot on utilise MailIDK

http://www.idk-informatique.com/produits/MailIDK/default.aspx
Réponse 16 / 25

Dans notre collectivité nous utilisons un logiciel qui s'appelle DOTELEC mais il peut etre aussi adapté au entreprise selon leur mode de fonctionnement
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Je ne connais pas la solution mais notre choix c'est porté sur cette entreprise (www.intuitiv.fr) avec ce produit car maintenant nous gérons tous les documents de l'entreprise avec les mails, les fax et les courriers que nous créons. Ce n'est pas une solution uniquement de dématérialisation mais de vrai gestion documentaire. La dernière nouveauté est la génération de contrat sans aucun papier (c'est génial).

Nous arrivons a un stade ou nous ne générons que très peu de papiers. Au delà d'être efficace, nous avons enfin une solution éconologique, un petit geste pour la planète (en fait un grand et une sacré économie ;-).

Contacter les de notre part il vous feront une démo. Nous allons intégrer le produits plus loin car il va devenir la base de notre intranet collaboratif (ça par contre vous le gardez pour vous nous allons négocier le contrat prochainement).
Réponse 17 / 25

ok merci

personne d'autre sait comment ils font dans les autres boîtes?
Réponse 18 / 25

Actuellement un gros cabinet comptable fait une étude pour initialiser un service public sur WEB

www.mesdocuments.com

pas encore crée mais ne saurait tarder

Bonne idée je pense et le tout dans le cadre du respect des normes AFNOR

Adresse mail supprimée Modération CCM
Réponse 19 / 25

Moi je connais un logiciel de gestion de courrier qui se nomme Papyrus

Les clients en sont ravis simple et puissant

vistez leur site www.open-soft.fr


A+
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Allez voir Maarch Letterbox, une application de gestion de courriers en open source qui vaut bien celles en licences propriétaires.
Réponse 20 / 25
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svp c'est urgent qlq lences des mcd ,mpd de gestion courrier
actll je ss en stage de fin formation svp svp
mon adresse email c'est : Adresse mail supprimée Modération CCM
et merci d'avance
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moi aussi je n'ai rien compris de votre message, svp reformulez encore votre préoccupation!
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