Bonjour,
Je travaille actuellement dans une mairie. Nous avons chaque jour un gros volume de courriers à traiter et nous ne nous en sortons plus. Suite à cela, l'administration s'est réunie et nous avons décidé de se tourner vers une GED comme le font actuellement la plupart des collectivités.
Quelqu'un aurait-il un logiciel à nous conseiller ?
Pour les administrations ou les collectivités qui en font déjà l'usage qu'utilisez vous ?
Merci par avance pour vos conseils et votre aide,
Cordialement.
j'ai eu l'occasion d'essayer celui ci qui était simple a utiliser, et pratique.
http://www.dokmee.net/Francais/index.html?gclid=CKPxzZGupp4CFQ6Z2AodBWLYlQ
il faut également un scanner pour le courrier papier.
moi je bosse dans une mutuelle et on a choisi la solution VDOC avec DIMO Gestion.
ils sont plutôt pro et assez spécialisé dans la gestion des courriers entrants.
si besoin tu peux les appeler de ma part (Brice Duder).
leur site est plutôt bien fichu : http://www.dimo-dematerialisation.com/solutions/numerisation
Je bosse pour une boîte qui fourni une prestation d'hébergement de documents classés (une GED en ligne quoi...!), et nous avons notamment en clients plusieurs mairies qui semblent satisfaites.
Elles fonctionnement toute grosso modo sur le même principe :
- les courriers sont numérisés le matin par les secrétaires sur un scanner de bureau ou un photocopieur
- elles indexent ensuite le courrier de manière relativement basique : date du courrier, objet du courrier, réf. du courrier + un ou deux classements spécifiques à chaque mairie
- les courriers sont ensuite "distribués" numériquement par le secrétariat du maire
- chaque destinataire les consulte ensuite numériquement à son rythme, du bureau ou de la maison,
- les versions papiers sont archivées "bêtement" : par date d'arrivée (au cas où il y a besoin de retrouver le document, il est retrouvé sous forme numérique, et si la version papier est nécessaire, il suffit de regarder a quelle date le document numérique a été classé pour retrouver ensuite la version papier)
Le service en question est proposé sur https://www.zeendoc.com/, mais vous trouverez certainement d'autres services en ligne du même type.
Je te conseille d'aller sur le site de mco.fr, il propose des packs logiciels intéressants qui pourraient correspondre à ce que tu recherches.
Vas sur http://www.mco.fr/Offre-secteur-activites.html (il y a un logiciel destiné, entre autre, aux mairies et aux collectivités.)
En espérant t'avoir aidée,
SK
Bonjour SK,
ca me fais rire de voir mco.fr car la société dans laquelle je bosse vient de s'en équiper (logiciel ZenSolutions). Pour l'instant, j'avoue que ca a fait du changement ! et même un gros boost en terme de productivité !
Difficile de s'imaginer l'impact de ce genre de logiciel dans une orga mais une fois équipé, c'est le jour et la nuit au niveau gain de temps et tracabilité. A conseiller vivement. (j'avoue pour le coup ca fait de la propagande mais dans ce cas c'est pour la bonne cause :)
J'ai cherché pendant longtemps un logiciel de GED spécialisé pour différents secteurs d'activités. Moi-même je travaille dans une mairie, je me suis renseignée auprès d'autres mairies et j'ai trouvé une solution intéressante chez entropics. ( http://www.entropics.fr)
Je travaille pour un des leaders du secteur (la société Digitech).
Nous développons et commercialisons une GED Courrier (et GRC) en mode "web" qui permet de :
- numériser les courriers entrant (avec lecture plein-texte ABBY pour les recherches)
- récupérer automatiquement les courriels des adresses de contacts de la collectivité
- distribuer les courriers via un workflow (automatique ou manuel)
- Faire des diffusions pour info, des demandes de contribution
- Produire les AR et les réponses grâce à des modèles de fusion respectant la charte de la collectivité
- Envoyer les courriers sortants dans des workflows de signature.
Nous pouvons nous interfacer avec des parapheurs électroniques, Business Object, des portails de téléservices (notamment pour la GRC), être consultés par des webservices, etc...
Nous proposons aussi des interfaces simplifiées pour les managers et des applications mobiles et tablettes.
Le tout est consultable sur http://www.digitech.fr/digitech/cms/7145/a-i-r-s-courrier.dhtml
Après, nous passons la plupart du temps par des réponses à appels d'offre. C'est ce que font la plupart des collectivités pour ce genre de mise en place.
