Quelle Ged utiliser ? Résolu/Fermé

Question

Bonjour,
Salut à tous,
Justement je suis à la recherche d'un logiciel de Ged:
Nous gérons une masse énorme de documents papier (env. 80.000) que nous aimerions dématérialiser. Ce sont des docs format A4 de 1 à 5 pages en moyenne; mais souvent de 20 voire 30 pages. Une grande partie de ces docs est abimée car vieille de 50 ans. Nous cherchons un logiciel solide et performant pour scanner ces docs; puis pour les exploiter en ged.
Qu'est ce que vous me conseiller ?
Les solutions propriétaires sont-elles plus sures que les Open source?

Canyon · Accepted Answer

Merci Steel,
Mais à ton avis,avec :
   - un budget de 15000 à 20000 Euros, 
   - 5 opérateurs pour scanner et indexer
   - une période de 6 mois maxi
Qu'est ce que tu me conseille ?

steelspirit · Answer

Bonjour,

C'est marrant je viens de traiter un sujet similaire tout à l'heure : 
http://www.commentcamarche.net/forum/affich 4647291 logiciel de base de donnees#0

Il y a deux parties à distinguer :
1) Le scan des documents papier dans un format électronique
2) La mise à disposition en ligne de ces documents

Je ne sais pas si un logiciel tout en un existe mais pour répondre aux deux points ci-dessous il existe :
1) Les logiciels de scan qui sont des logiciels dit OCR, il en existe des gratuits et des payants (voir logiciel OCR dans google et wikipedia)
2) Les logiciels GED ou CMS (pour Content Management System) ou encore appelé outils collaboratifs, là encore il en existe des gratuits et des payants :
-> open source : https://www.alfresco.com/fr/
-> payant : http://software.emc.com/microsites/eRoom/

On ne va pas relancer le fameux débat solutions propriétaires versus open source. Ce n'est pas une question de sureté, je dirai même que l'Open source est plus sûre car le code est ouvert et tout le monde peut voir ce qui se fait, je dirais plutot que ça dépend du budgets, du temps, des ressources informatiques que tu as etc ....

L'avantage avec l'Open Source c'est que c'est gratuit et donc tu peux tester (a condition que tu sois à l'aise avec l'informatique notemment avec les installations servers)

Steel

steelspirit · Answer

J'ai besoin de plus d'info concernant la partie GED :
1) Qui a accès au documents ? tout le monde ? y a t'il des groupes d'utilisateurs qui auront accès a tel ou tel documents ? Peux t'on y accéder depuis l'extérieur de la société ?
2) Au niveau informatique : As tu un serveur de disponible ? As tu un service informatique qui pourra t'aider ou un informaticien ? As tu déja un site intranet et/ou internet pour héberger tes documents ?

Concernant les opérateurs un petit calcul s'impose :
il y a 80 000 documents papiers à scannés par 5 opérateurs. On va dire qu'il y a en moeynne 10 pages par document à scanner ça fait en tout 800 000 pages à scannées soit 160 000 pages par opérateur. La question est de savoir combien de pages peut traiter un opérateur par jour, cela dépend du logiciel OCR et de la qualité du résultat souhaité. Allez on va dire qu'un opérateur fait 20 pages par heure (160 pages par jour) c'est déja un grand débit ! il faudra 1000 jours de travail !!! Sans compter le temps pour les former au logiciel.

ça devient compliqué hein :-)

Canyon · Answer

1) Qui a accès au documents ? tout le monde ? y a t'il des groupes d'utilisateurs qui auront accès a tel ou tel documents ? Peux t'on y accéder depuis l'extérieur de la société ? 
- Les docs sont en fait : 
      1- des textes confidentiels (taille:45.000) dont seuls des utilisateurs autorisés auront accès.
          En réalité, ces textes-là ne sont pas destinés à la diffusion. Seul l'aspect archivage numérique nous intéresse. 
      2- des textes diffusables (taille:45.000) avec des niveaux de privilège d'accès à définir par nous. 
          L'accès à ces docs diffusables depuis l'extérieur est prévue dans un second temps.

2) Au niveau informatique : As tu un serveur de disponible ? As tu un service informatique qui pourra t'aider ou un informaticien ? As tu déja un site intranet et/ou internet pour héberger tes documents ? 
Nous avons 4 serveurs HP PROLIANT de disponible pour cette opération. L'informaticien c'est votre serviteur. Nous n'avons pas encore d'intranet. Et pour l'internet nous n'avons pas notre propre serveur web mais utilisons une connexion chez une société par radio modem.

3) Concernant les opérateurs un petit calcul s'impose : 
J'ai déjà fait les calculs sur ces travaux: sur 80.000 docs à traiter sur 6 mois: 80.000 / 6mois = 13.333/mois   -->  3.333/semaine
En travaillant 6jrs/sem -->  555/jr donc 111 docs/opérateur/jour. Soit en moyenne 1000pages/opérateur/jour.
Pour la formation des opérateurs, tout le monde est motivé. Une semaine devrait suffire si on trouve le bon logiciel.

steelspirit · Answer

OK, vu l'importance et le volume du projet j'opterai pour une des solutions de la société EMC (anciennement documentum) : 
https://www.delltechnologies.com/fr-fr/index.htm

Ils sont les leader mondiaux de la GED.

Ils ont notamment un produit qui s'appel eRoom qui est un portail intranet, qui gère les documents électronique, les groupes utilisateurs et qui contient des fonctions style moteur de recherche etc ...

L'avantage c'est qu'ils vont bien te conseiller à la fois sur la partie scan des documents et sur les choix important à faire. Ils s'adapteront bien à tes besoins.
L'inconvénient c'est que l'addition risque d'être salée ...

Je pense que ça coûte rien de les contacter pour qu'il vienne te faire une présentation. ça te permettra d'avoir un regard extérieur et tu pourras poser toutes les questions nécessaires :-) ce qui te permettra après de réfléchir aussi à d'autre solutions.

Bonne chance pour ton projet fort interressant !

Steel

Canyon · Answer

Merci pour ton temps et tes conseils.
Je vais voir avec EMC.
See you soon Steel.

steelspirit · Answer

Oups j'oubliai, tu peux aussi contacter des prestataires de services spécialisés GED qui te proposerons des solutions adaptées :

la liste ici :

http://www.maarch.org/index.php?page=mod_fr&smenu=sm5

Quelle Ged utiliser ?

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