Fusion de document/ Imprimer different diplomes avec conditions

Résolu/Fermé
biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016 - 11 avril 2015 à 10:28
biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016 - 12 avril 2015 à 10:31
Bonjour à tous,

ext-ce que quelqu'un peut m'aidez svp à réaliser ce qui suit:

j'ai un fichier excel avec des noms d'étudiants et dans une autre colonne le niveau atteint (1,2,...,6)

sachant que tout les diplomes sont dans un seul fichier word (niveau 1, .., niveau 6)

j'aimerais donc imprimer pour chaque étudiant le bon diplome avec son nom

nom 1 => niveau 2 ça imprimera la 2nde page
nom 2 => niveau 3 ça imprimera la 3ieme page
nom 3 => niveau 1 ça imprimera la 1ere page
nom 4 => niveau 2 ça imprimera la 2nde page
etc...

merci pour votre aide

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4 réponses

m@rina Messages postés 20386 Date d'inscription mardi 12 juin 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 18 juin 2024 11 296
11 avril 2015 à 16:44
Bonjour,

J'ai une solution qui doit bien fonctionner, mais à condition que tes diplômes soient un peu plus rigoureux dans leur mise en page.
Tu as beaucoup de zones de texte qui sont flottantes et ça va poser problème.

Donc, fais déjà cet essai, et tu corrigeras après :

1) dans ton doc de diplômes, tu vas créer un signet pour chaque diplôme : tu sélectionnes tout le diplômes en prenant bien images et texte, puis Insertion => Signet. Tu donnes par exemple comme noms Niv1, Niv2, etc.
2) Toujours dans ton doc diplômes, tu insères à côté de la mention "Nom et Prénom", le champ {MERGEFIELD Students_names}. Tu le tapes à la main, sachant que les { } se créent avec Ctrl+F9. Tu copies colles 5 fois, càd dans chaque diplôme.
Tu fais pareil pour tout ce qui est variable : la date par exemple.
Tu enregistres.

2) Tu crées un nouveau document qui sera le document de publipostage avec le même format que le document diplômes.
Tu commences le publipostage en choisissant ton fichier Excel.

Ensuite tu insères un champ IF. Le plus simple : Onglet Publipostage => Règles => Si... Alors... Sinon.
Pour Si, tu choisis Level et tu tapes 1
Pour Alors : tu tapes n'importe quoi, "toto" par exemple
pour Sinon : tu ne mets rien
OK

Tu affiches les champs avec Alt+ F9, ce qui te donne :
{IF {Mergefield Level} =1 "toto" ""}
Ensuite tu vas insérer un diplôme de la façons suivante :
Onglet Insertion, groupe Texte => Objet => Texte d'un fichier.
Tu choisis ton fichier de diplômes, puis tu cliques sur Page et tu choisis le premier signet : Niv1 selon mon exemple.
Dans la liste déroulante Insérer, tu choisis "Insérer comme lien".
Tu as donc obtenu un lien vers le premier signet de ton document diplôme.
Tu coupes et tu colles à la place de "toto", sans supprimer les guillemets.

Ensuite tu copies cette ligne de code 5 fois, et dans chaque ligne, tu modifies les niveaux. Si Level = 2, niv2... Si Level = 3, niv3...

Voilà c'est fini, tu peux faire un aperçu du résultat.

Maintenant, j'ai bien peur que tes diplômes se décalent et il faudra retravailler ce fichier.

m@rina

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m@rina Messages postés 20386 Date d'inscription mardi 12 juin 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 18 juin 2024 11 296
Modifié par m@rina le 11/04/2015 à 14:13
Bonjour biagjibs

Si j'ai bien compris, tu as, d'une part, ta base Excel, et d'autre part, un seul document Word, composé d'autant de pages qu'il y a de diplômes (donc 6).

Néanmoins, pour t'aider, il faudrait avoir d'autres infos :
Comment sont faits ces diplômes ? Sont-ils tous identiques hormis des petites infos comme le niveau, etc. ou bien sont-ils tous très différents (couleurs, textes, etc.) ?
Sous quel format sont-ils faits ? Sont-ce des images ? un mélange image/texte ?

Ensuite, comment doivent au final être tes diplômes ? Je suppose qu'ils doivent comporter le nom de l'étudiant. Et c'est tout ?

En fait, pourrais tu nous fournir le document avec les modèles types ?
https://www.cjoint.com/

m@rina

Je suis insensible au venin de vipère, à la tisane empoisonnée et aux agressions écrites. Je cherche pour vous les solutions les plus simples en évitant d'étaler la confiture.
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 15:42
Salut m@arina,

merci, en effet tu as trés bien compris la situation.

Voici les liens pour le fichier Word et la data base:

https://www.cjoint.com/c/EDlp1GKMnpn
https://www.cjoint.com/c/EDlp0OGyYNi

j'ai simplifié les diplomes par souci de simplicité et la data base contient des données aléatoires

merci encore pour ton aide
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 16:41
j'étais entrain de réfléchir: Alternativement est-ce possible d'inserer le cadre de chaque diplome avec conditions sur le niveau obtenue...mais le hic je crois, c'est comment avoir le cadre positioné à l'arriere du text et bien centré..?
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 18:54
merci beaucoup pour ton assitance.

Ta méthode marche mais il y'a un petit soucis: il y'a 5 pages blanches entre chaque diplome qui a un nom d'etudiant. J'ai essayé de faire un filtre sur les niveau..j'obtiens tout les niveau 1 en premier etc... mais il y'a des pages blanches entre chaque. est-ce qu'il y'aurait un moyen de sauter ces pages blanches?

merci beaucoup
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m@rina Messages postés 20386 Date d'inscription mardi 12 juin 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 18 juin 2024 11 296
11 avril 2015 à 19:34
Il n'y a aucune raison que tu aies des pages blanches.
Affiche bien les caractères non imprimables du document de publipostage (Ctrl+Maj+8). tu ne dois voir que tes champs IF les uns derrière les autres. Pas de saut de page, même pas de retours paragraphe.

J'ai testé avec tes exemples, et ça marche très bien... Juste, comme je t'ai dit, il y a quelques zones de texte mal placées.

m@rina
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 20:24
Merci,
c'est vrai j'avais mis les IF dans chaque page...d'ou les 5 pages blanches entre chaques
puis j'ai essayer les IF les uns aprés les autres ça marche beaucoup mieux (pas de probleme de décallage non plus) mais ça crée tout de meme une (seule)page blanche entre tout les diplomes (avec un filtre (ordre croissant) sur Level)
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 21:12
est-ce que le problem est au niveau de la mise en forme du texte dans chaque diplome, pourtant je suis entrain de faire les test sans zones de textes flottantes..??
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m@rina Messages postés 20386 Date d'inscription mardi 12 juin 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 18 juin 2024 11 296
11 avril 2015 à 21:52
Voilà ce que je te conseille pour ne pas avoir à tout refaire : il faut que tu utilises les zones de dessin. Ces zones de dessin sont un vrai bonheur à utiliser ; dommage qu'on les oublie souvent :

Tu insères une zone de dessin sans habillage (parce que tu as vu que ce sont les objets flottants qui mettent le bazar). Et à l'intérieur de la zone de dessin, tu fais ce que tu veux, à savoir tu copies images et textes, et tu les disposes comme tu le souhaites.
Tu fais cela pour chacun des diplômes.
Pour créer les signets, tu ne sélectionnes que la zone de dessin. Et tu n'ajoutes pas de paragraphes supplémentaires entre deux zones, juste un retour paragraphe normal pour séparer.

Pour insérer une zone de dessin : Insertion => Forme => Nouvelle forme de dessin.

m@rina
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biagjibs Messages postés 53 Date d'inscription mardi 18 novembre 2008 Statut Membre Dernière intervention 12 février 2016
11 avril 2015 à 22:22
merci beaucoup...
mes test étaient fait sur la mise en forme normale
j'ai essayé les zones de textes flottantes juste pour le premier diplome et du coup je n'ai plus de pages blanches entre les diplomes de niveau 1 et les autres il y'a un petit decalage à chaque fois...donc je crois que je vais plutot utiliser les zones flottantes..

merci encore pour ton aide...
Peut-etre une derniere question: dans le but de faciliter la tache a mes collegues..j'aimerais éventuellement pouvoir rajouter une colonne Print Status et rajouter une condition dans le document de fusion (si dans excel, cette Colonne contient P ne pas imprimer) ou encore si cette colonne est vide alors imprimer)

est-ce possible? quel serai la syntaxe de la condition?
j'ai trouvé une piste ici: https://support.microsoft.com/en-us/help/211363/how-to-specify-multiple-conditions-with-a-nested-if-field-in-word
mais je suis un peu confu pour l'appliquer à mon cas
surtout par le =1 à la fin
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