suivi de stock externe Résolu/Fermé

Question

Bonsoir à tous,

J'ai besoin de créer pour un client un document (Excel) qui permet de gérer les stocks de ses clients.
Il n'y a que trois articles (pour le moment) à gérer mais il est nécessaire de savoir à quel moment les envoyer aux différents clients en fonction de leur besoin. Ce sont des articles "vides" que mon client envoie à ses clients, lesquels les utilisent au fur et à mesure et les renvoient "pleins" à mon client. Il faut donc leur envoyer des nouveaux articles "vides" avant qu'ils ne soient en rupture.
J'espère être claire...
Sinon, n'hésitez pas à m'interroger !
Merci d'avance

Raymond PENTIER · Answer

Alors, honnêtement, c'est raté pour la clarté !

Raymond PENTIER · Answer

Mais bienvenue au nouveau membre inscrit.

Si tu n'es pas habituée à ce forum, sache que nous ne faisons pas leur travail à la place des demandeurs. Mais nous les aidons volontiers.
Alors construis tes tableaux, saisis quelques données et envoie-nous ton fichier, avec toutes les explications utiles. On te donnera notre avis et on te fournira des conseils.
Pour envoyer la pièce, va dans https://www.cjoint.com/ pour créer le lien, que tu reviendras coller ici.

Je suis persuadé que tu seras satisfaite de notre concours.

Chantcelest · Answer

Merci Raymond pour ton message. En effet, n'étant pas habituée à ce forum, j'ai besoin d'être éclairée.

Mon problème est que justement, je ne vois pas comment construire mon tableau ! Et j'aimerais savoir s'il existe un moyen sur Excel pour arriver au résultat souhaité.
J'essaye d'être plus claire par l'exemple suivant :

Nous avons en stock :
50 flacons GRANDS
50 flacons MOYENS
50 flacons PETITS
Nos clients utilisent ces flacons pour y mettre des prélèvements qui nous sont envoyés pour analyse.
Nous avons envoyé le 10.10.14  des kits de 2 flacons (vides) de chaque format à différents clients.
Le client X nous a renvoyé 2 GRANDS flacons et 1 MOYEN pleins le 16.10.14
Le client Y nous a renvoyé 1 GRAND flacon et 2 PETITS flacons pleins le 23.10.14
Nous devons donc envoyer immédiatement 2 GRANDS flacons vides au client X et 2 PETITS flacons vides au client Y.
Et ainsi de suite pour une cinquantaine de clients.
C'est à dire que nous avons besoin de savoir instantanément à quels clients il faut envoyer des flacons vides et également visualiser aisément l'historique des mouvements pour les différents clients.

Pouvez-vous me dire si cela est possible et le cas échéant, me donner quelques conseils ? Merci beaucoup par avance.

Je vous envoie tout de même le document qui m'a été remis, qui correspond à la situation actuelle, et qui est absolument inexploitable !
Les lettre majuscules GGMMPP signifient Grand, Moyen, Petit
Les autres codes (13DO16 par exemple) correspondent aux flacons pleins reçus en retour d'un client.

https://www.cjoint.com/?DKcuqACJJIF

Raymond PENTIER · Answer

Salut à toi.

1) Ton explication est infiniment plus explicite que le première fois ...
2) Oui, à première vue je ne vois pas ce qui empêcherait de trouver une solution Excel.
3) Tu travailles sur PC ou sur Mac ? 
4) Quelle est ta version de Microsoft Office : 2007, 2010, 2013 ?
5) Quel niveau estimes-tu avoir en Excel : Nulle, débutante, moyenne, forte, experte ?

Par ailleurs j'ai jeté un premier coup d'oeil document qu'on t'a confié : Il va falloir le repenser entièrement ! Il est inexploitable en l'état.
* La chose la plus évidente est que dans une cellule on inscrit soit une date, soit un évènement, mais pas les deux ensemble ...
* La deuxième évidence est qu'il n'y a aucune rigueur dans la saisie des informations :
en ligne 2, on ne sait pas en quelle année on se trouve (C2) ... si le grand flacon est envoyé au client ou renvoyé par celui-ci (D2) ... on ne sait pas si le code 13EP19 signifie que ce qui a été retourné c'est un grand, deux grands, un petit ou deux petits flacons (G4) ... 
* Il est parfois difficile d'interpréter les données :
-- en ligne 15 on doit comprendre que 4 flacons ont été remis le 15/10/2012 mais qu'aucun n'est jamais revenu ?
-- les clients en lignes 30, 46, 54, 63, 81 et 82 vous bloquent inutilement des flacons qu'ils n'utilisent pas ?
-- les clients en ligne 77 et 83 envoient un prélèvement alors qu'aucun flacon ne leur a été fourni ? et on a négligé de leur renvoyer des flacons vides ?

Il faudra un tableau mieux renseigné pour qu'on puisse s'en servir dans l'élaboration d'un fichier efficace ; d'accord ?
 
C'est bien, la retraite ! Surtout aux Antilles ... :-) 
Raymond (INSA, AFPA, CF/R)

Chantcelest · Answer

Bonjour Raymond et merci beaucoup pour le temps que tu as pris à analyser ma demande.

Je travaille sur PC, Pack Office 2013. Pour mon niveau, je dirais moyen / fort (en dehors des macros que je n'ai pas eu l'occasion d'utiliser du tout).

Je suis absolument d'accord avec toi sur le document actuel ! J'avais commencé à le "nettoyer" et à réfléchir à l'élaboration d'un fichier simple et exploitable... et c'est là que je suis restée coincée.
Jusqu'à ce jour, la taille des flacons reçus de la part des clients n'était pas renseignée. Le principe était de renvoyer un kit (2 flacons vides de chaque format) après réception de 3 envois du même client, quelque soit le format renvoyé par le client. Il est donc possible que le client stocke toute une série de flacons dont il n'a pas l'usage. Cela signifie que TOUT est à repenser.

D'après toi, dois-je continuer de nettoyer le document d'origine ou plutôt élaborer un fichier efficace (avec ton aide) en y intégrant les données en ma possession au fur et à mesure ?
Merciiiii !

Chantcelest · Answer

Voici le document nettoyé : https://www.cjoint.com/?DKdmj1CDemq

Merci encore !

Raymond PENTIER · Answer

Très bien ! On y voit beaucoup plus clair, comme ça ... 

Une "vraie" base de données (sur Excel ou Access) comporte une "clé primaire" en première colonne, c'est à dire des références sans doublon, pour permettre l'utilisation ultérieure des fonctions RECHERCHEV, INDEX etc. ain.si que les tris et les filtres.
Mais dans ton cas, cette "clé primaire" ne sera pas indispensable, car je te propose d'employer (ou de découvrir) le Tableau Croisé Dynamique, qui devrait répondre parfaitement à ta demande.  

Qu'en dis-tu ?

Raymond PENTIER · Answer

Voici le genre de résultat qu'on peut obtenir : https://www.cjoint.com/?DKdrVPIJldg

* Tu verras tout de suite comment les saisies de données fantaisistes se répercutent sur les résultats du TCD : cellules vides (E4), saisie de "?" (E2, E6, C18, D18, E107 etc.) ...
* Tu verras aussi que les saisies multiples dans une même cellule ne sont pas reconnues comme étant distinctes (D5, D24, D25, D114 etc.) ...
* Certaines anomalies vont aussi te sauter aux yeux :
- lignes 7, 8, 10, 16 et 84, il y a une date de retour mais rien n'est retourné ! 
- à l'inverse à la ligne 5 on n'a pas la date de retour des flacons ; 
- en lignes 4 et 8 il manque la date d'envoi des flacons vides ; 
- et en F128 il y a une saisie incongrue ...

Chantcelest · Answer

Merci Raymond mais ça ne répond pas vraiment à mes attentes...

Dans le cas présent, lorsqu'il y a une action (retour ou envoi) :

1. je saisi les informations dans la BDD existante,
2. je trie la BDD en fonction des noms,
3. j'applique des sous-totaux à chaque changement de nom

et j'obtiens le nombre de retours et le nombre d'envois par client avec les dates correspondantes.

Le TCD ne m'apporte pas réellement de bénéfice par rapport à cela.

Cependant, ni l'une ni l'autre de ces solutions ne me satisfait vraiment.
J'aurais aimé trouver une possibilité "plus simple" ou "plus instantanée" de savoir quand et à qui il faut envoyer des flacons vides. Un système qui, dès la saisie d'un retour, déclenche une alerte lorsqu'un envoi de flacons vides est nécessaire.

Tu vois ce que je veux dire ? As-tu une idée ?
Merci !

Raymond PENTIER · Answer

D'accord avec toi pour dire que le TCD ne répondra pas mieux à ton attente.

Par contre j'ai trouvé comment utiliser tes sous-totaux pour créer une alerte :
1 Insérer une colonne en C pour calculer le stock et placer l'alerte. Saisir "stock" en C1.
2 Insérer une colonne en E pour noter le nombre de flacons pleins retournés : ce serait 2 en E5, 3 en E59, 5 en E144 ; mais je ne sais pas s'il faut compter 1 ou 3 en E28, et si ça fait 2 ou 6 en E29 ...
3 En C2 saisir =SOMME(G2:I2)-E2 à recopier jusqu'en bas.
4 Sélectionner la colonne C, et y créer cette règle de Mise en forme conditionnelle : > deuxième type de règle "Appliquer une MF uniquement aux cellules qui contiennent" / Valeur de la cellule / inférieure à / 5, avec le format Police / Gras / Rouge.
5 Lancer un tri sur A, puis un Sous-total : 
* à chaque changement de Nom
* utiliser la fonction Somme
* ajouter un S/T à stock
* cliquer sur le carré [2] dans la partie gauche de la feuille.

C'est fini ! 
On peut lire à tout instant, pour chacun des 85 clients, le stock de flacons qu'il lui reste ; si ce stock est inférieur à 5, il s'affiche en rouge : il est temps de réapprovisionner ...
Et voici le résultat : https://www.cjoint.com/c/DKga3D5OcZn (les cellules colorées en rouge sont celles qui posent encore problème et dont il faut corriger le contenu en col D:G).

Tu vois que tu n'étais pas loin du but !

Chantcelest · Answer

Bonjour Raymond,

ça paraît intéressant... 
Je n'ai pas encore eu le temps de m'y plonger mais je vais essayer de faire ça ce week-end. Te tiens au courant.

Merci beaucoup !
Bonne journée

chantcelest · Answer

Bonsoir Raymond,

Cette fois, ça y est, j'ai testé !
Ca n'est pas extraordinaire mais c'est pas mal et je pense que ça fera l'affaire :)

Merci beaucoup pour ton aide.
A bientôt peut-être

Bon week-end

Suivi de stock externe

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