Cherche un logiciel GED [Résolu/Fermé]

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 guimondo -
Bonjour ,


Je suis à la recherche d'un logiciel GED avec un bon rapport qualité prix.

Sur internet j'ai trouvé le logiciel "Docker" :

ca à l'air tres bien mais j'aimerai avoir l'avis d'utilisateurs

En effet, un logiciel GED m'est demandé par mon responsable mais je ne suis pas informaticien dans l'entreprise. Je fais donc beaucoup de recherche sur internet.

J'ai lu que l'interet principal est de pouvoir gerer complétement des dossiers d'un service (ou d'une entreprise) sous forme numérique.

Quels sont les autres intérets ?
Quelles sont les questions a se poser avant de cibler le logiciel GED qui correspond le plus à notre besoin ? (les questions qui faut donc que je pose à mon responsable ?..)

Merci d'avance pour vos precieux conseils !!

95 réponses

Bonjour,

Pour répondre à David (19), soulryo (20) et reprendre ce que disait William (13), une interface d'accès web n'est pas rédhibitoire pour une GED. Cela peut s'avérer assez utile pour simplifier la consultation sans avoir à installer de petits clients sur chaque poste.
Néanmoins, il faut voir le taux de consultation. Pour une utilisation légère (consultation de quelques documents par jour), c'est très bien... les temps d'accès étant compensés par la facilité de déploiement et de maintenance.

Mais, pour un accès plus fréquent au référentiel documentaire et des ajouts réguliers, une interface web devient plus lourde par rapport à des solutions comme M-Files (voir l'argumentaire de William) ou FileHold qui permet à la fois l'import de masse et l'accès depuis des outils tel que MS Office (d'autres solutions le font également, mais je ne vais pas me lancer dans un état de l'art).
Dans ces cas la, le gain en terme d'accès et d'accès d'utilisation est vraiment important.

Pour finir, un élément important du choix pour une GED, reste après les fonctionnalités (simplicité d'accès, gestion de métadonnées, import, numérisation, recherche full-text, workflow, maintenance, déploiement, intégration à l'OS, etc.) son coût de revient total, ou plutôt le rapport qualité/fonctionnalité/prix :
- M-Files : licence un utilisateur nommé et un utilisateur simultané (https://www.m-files.com/fr
- FileHold : installation comprise pour 3 utilisateurs nommés et 1 simultané (https://www.distributique.com/nouveaux-produits/lire-filehold-07-18868.html
- Maarch : téléchargement libre si vous avez les compétences en interne pour installer et configurer, (http://www.maarch.org/index.php?page=white_paper)

Donc, voilà... ne pas oublier de tout bien prendre en compte lors d'un choix de GED ;)
28
Merci

Quelques mots de remerciements seront grandement appréciés. Ajouter un commentaire

CCM 60511 internautes nous ont dit merci ce mois-ci

Bonjour, je vous conseil un bon logiciel, je dis ca car il est utilisé depuis quelque temps dans la société dans laquelle je travaille, il est plutot simple à utiliser, plutôt convivial et surtout très complet ! Je crois que le site de la boite qui fait ca est http://www.mco.fr
Il y a aussi RanchBE qui est un GED destiné des bureaux d'étude utilisant les outils de CAO (architecture, mécanique, infographie 3D, assainissement, charpente métallique, BTP... etc). il est open source est possède plein d'outil de gestion utile et simple d'utilisation. de plus en ce moment ils vous installe l'application gratuitement en échange de retour sur leur GED
Bonjour, si vous recherchez une GED OPEN SOURCE efficace je vous conseille fortement MAARCH...

technologie : PHP 5 / Mysql

http://www.maarch.org/

ya même une démo en ligne : http://82.225.198.181/

fonctionnalités princiaple de la GED MAARCH :
- indexation fichier scanné ou électronique
- recherche FULL TEXT
- vidéocodage
- release pour Ascent Capture
- DVD d'archivage autonome
- archivage gros volume
- gestion des courriers entrant
- annotation sur les documents

nb : MAARCH est sous license GPL...donc totalement OPEN
Bonjour,

Totalement d'accord avec les interventions de Rémi (26 et 31).
J'ajouterais que la GED sert essentiellement à retrouver ses documents et... rapidement.

A la différence des répertoires (ou dossiers) sous Windows qui sont statiques et qui accentuent la difficulté de retrouver un document et, cela est d'autant plus vrai que chacun utilise sa propre 'logique' de classement, souvent, dans son son propre répertoire alloué par le Service informatique. La collaboration sur des documents partagés n'en est pas facilité.

Typiquement, un utilisateur travaille sur des docs (word ou excel) et les transmet, une fois fini, par mail pour vérification à un autre utilisateur. Si, entre-temps il a réalisé des modifications sur ces docs, les docs envoyés ne sont plus à jour. Avec le risque que le destinataire, ne consulte en retard ces docs, avec le risque qu'il les transmette lui aussi à quelqu'un d'autre, etc. La bonne information, le bon document au bon moment risque de ne pas être respecté. C'est un cas d'exemple mais il y en a des milliers.

L'avantage donc d'une GED est d'homogeneïser ET l'organisation (le classement) et le collaboratif avec de gros avantages de sécurité :
- Les droits d'accès sont définis sur le doc en fonction de son 'état' (édité, publié, en traitement (dans un workflow), etc.)

Retrouver les docs facilement parce que la logique de classement est celle de l'entreprise, et ce, de façon "unifiée", c'est un sérieux avantage. Certes, cela implique une réflexion globale en amont de la mise en place d'une GED mais qui, au final, permet de gagner beaucoup de temps ET de l'argent.

L'aspect financier est important dans la mesure où, si l'on quantifie la 'valeur' des documents et de leur perte, les sécuriser dans un système 'protégé' améliore la pérenité de l'entreprise. Ainsi que le temps de perdu EN MOINS à trouver et traiter un document.

Sans compter la traçabilité, l'historique d'un doc, ses relations avec d'autres documents...

Ghostboy (qui lui utilise M-Files :)
Bonjour à tous,


Ce que je demandais au logiciel :
- freeware, mais avec une communauté vivante,
- pouvant passer sans problème au travers du reverse proxy de mon centre informatique personnel (oui, je sais, ça fait un peu fêlé, mais tant pis !)
- une indexation full-text
- la reconnaissance, au minimum, des formats : PDF, Microsoft Office, Open Office, TXT, RTF.
- un système d'authentification qui permette de gérer les accès simplement

J'ai testé les softs ou systèmes de GED suivants. Je vous donne mon avis. Si vous souhaitez plus d'informations, je suis dispo pour continuer la conversation :
- MAARCH : bon, mais c'est plus de l'archivage que de la GED véritablement
- Google Desktop : la connexion internet est obligatoire ... je n'ai pas tracé pour savoir pourquoi et ce qui était susceptible d'être récupéré par Google.
- IBM Omnifind : Développé avec Yahoo. Nettement meilleur qle Google Desktop, mais il ne fait pas l'indexation automatiquement. Il faut la lancer (ou mettre un peu les mains dans le cambouis). Pas de système d'authentification. Cela dit, il est idéal pour s'y retrouver dans un pc perso.
- Freedom ECM : Sûrement un très bon soft si on se fie aux commentaires, mais beaucoup plus complet (et compliqué) que ce que je voulais (une simple GED). Mais cela vaut la peine de s'y pencher.
- Nuxeo : Bon, mais il ne passait pas mon reverse proxy

Pour finir, j'ai choisi Knowledge Tree dans sa version Community qui me satisfait en totalité. Il me reste à le rendre un peu plus performant (c'est sans doute la difficulté). Pour le reste, c'est du tout bon. Je l'ai monté sur un serveur Linux Open Suse 10.3 sous VMware (j'ai eu des soucis avec d'autres distribs et je n'ai pas eu le temps de chercher). L'installation est extrêmement simple, puisque la distribution embarque apache et mysql.
Attention : il existe une version "appliance" pré-installée, mais ce n'est pas la dernière version du produit et il y a de grosses différences.

Bon courage pour vos recherches et bonnes vacances à ceux qui ne les ont pas encore prises !!
Bonjour,

Vous connaissez M-Files, vraie GED et pas chère ?

A+

William
William, je ne connais pas le logiciel dont tu parles mais l'entreprise dans laquelle je travaille s'est équipée avec une GED open source facile à utiliser et à un prix abordable : Evido (www.evido-ged.com).
William, je ne connais pas le logiciel dont tu parles mais l'entreprise dans laquelle je travaille s'est équipée avec une GED open source facile à utiliser et à un prix abordable : Evido (www.evido-ged.com).
> Nath
Juste pour vous donner l'adresse d'une GED excellente, avec un rapport qualité prix imprésionnant... En plus c'est en ligne !
https://www.docdoku.com/
Tcho.
______________

Slt,

je suis aussi à la recherche d'une GED, pour notre société. il est vrai que je me suis arrêté sur M-files. Pas contre je ne sais pas comment faire pour indexer les mots dans un PDF que l'on scan sur notre scanner(et oui on scan sur un scanner c'est OUF). pourrais-tu me dire comment faire.

Je voulais savoir ou se situ ta société pour, si cela est possible faire une visite et voir votre fonctionnement.

Kengai

________________
Bonjour à tous,

bien qu'étant un pro-open-source, en ce qui concerne la GED, j'y met un bémol. A l'instar de Sharepoint qui dit pouvoir faire de la GED (tout ça parce qu'il y a une gestion de version). On est ici dans de la gestion de fichier ! non ?

Une solution open-source via une interface web, pour de la gestion de fichiers, excusez-moi pourle parti pris, mais je trouve cela rédhibitoire.

Pour une utilisation légère peut-etre, acces aux documents 1 à 10 fois par mois.
Mais pour une utilisation plus lourde (journalière) de plusieurs docs... A mon avis, la souplesse d'un progiciel se fait sentir.

Et ce n'est pas forcément la solution la moins chère : une entreprise qui souhaite une GED, et, pour diminuer les coûts, elle s'oriente vers une solution open source. Néanmoins leur service info n'est équipé que de serveur Windows et n'a pas de connaissance particulière en Linux/Apache/MySQL (MySQL qui nécessite tout de même de savoir faire des backup et des actions de maintenance/nettoyage).

Que vont-ils faire ? embaucher un tech linux ?
Mettre le gars de l'info sur le coup ?
passer par une société de presta ?
Bref, pas sûr que ca revienne moins cher, sans compter l'étude organisationnelle de la Gestion de documents en question en amont de l'installation de la GED.

Perso, j'ai opté pour un progiciel comme M-Files parce ULTRA-SIMPLE, facile d'installation, de configuration, etc. Un truc qui peut paraitre anodin mais qui ne l'est pas pas : m-files utilise le login/pass windows = on a pas à retaper son login/pass, ce qui à la longue peut être saoulant. il fait ses sauvegarde, restaurer une base de document défectueuse par celle de la veille est un jeu d'enfant. Je doute que si MySQL fait des sienne (plus acces aux docs) je doute que, au service info, ils ne se tapent pas une bonne grosse flippe ;)

Aujourd'hui, je l'utilise à titre perso pour mes photos, mes courriers, mes vidéos (c'est lourd ça les vidéos :D) et toutes mes factures.
Quand je reçois une facture genre GAZ, je scan, je précise que c'est GAZ ce qui me donne un masque de saisie spécifique et, automatiquement, le pdf est envoyé dans ma GED, classé, indexé plein-texte et directement accessible par l'explorateur windows. je peux même notifié ma femme par email quand le pdf est arrivé (pour l'approuver par exemple ? mouarf !)

Ok j'ai payé, mais bon, je regrette pas. en route pour la D E M A T E R I A L I S A T I O N :))))
A+
William
En reponse a la 1ere question, j'ai moi meme fait plusieurs recherches, voici un site qui archive un ensemble de plus ou moins GED :
http://www.cms-quebec.com

Apres chaque produit a ses points + et -.

Dans l'open source Maarch, CPS courrier sont des logiciels qui ont une perenite, ils peuvent etre conciderés comme des produits sûr et fiable. Car c'est cela aussi, un suivi sur un logiciel, une communaute doit compter beaucoup dans le choix d'un open source.

J'ai aussi une autre piste :
Scenari
avec ces membres actifs :
https://scenari.org
tres sympathique...
Il est vrai qu'il faut avoir une vu d'ensemble des solutions du marché et choisir celle qui est la plus adaptée à sa structure. Concernant le budget, je dirais qu'une GED/ECM propriétaire commence à être disponible avec une budget de 100 K€ ( Documentum http://www.documentum.com/ ou Opentext https://www.opentext.com/ par exemple pour les plus connus). Pour les solutions Open Source ( et oui ça ne veut pas dire gratuit:) C'est très varié tant les intégrateurs sont divers et varies ( freedom http://www.frdom.org ou Alfresco https://www.alfresco.com/ toujours pour les plus connus).
Effectivement, il faut bien garder en tête ce que l’on va demander à sa future GED au moment du choix (indexation, intégration des documents, statistiques, diffusion, création des documents, gestion de projet, etc.). Mais ne présenter que Documentum en solution propriétaire face à des solutions libres, c’est peut-être un peu réducteur.

En effet, 100K€ pour un projet Documentum, c’est un bon départ de prix. Mais là, on est tout de même sur une solution dimensionnée pour plusieurs centaines d’utilisateurs, des volumes de documents importants et des fonctionnalités bien customisés (donc, des développements et de la configuration spécifiques). De plus, ce n’est pas obligatoirement adapté pour tout le monde. A-t’on vraiment besoin d’une limousine (http://www.best-atlanta-limousine-service.com/image-files/atlanta-limousine-service-1.jpg ;)) pour aller chercher le pain à la boulangerie et déposer les enfants à l’école ?
Il ne faut pas oublier qu’il existe aussi d’autres solutions propriétaires qui sont loin d’atteindre ce niveau de prix. Inutile de le balayer trop vite ;)
Pour ne citer que celles déjà citées, on retrouvera :
- M-Files à 3760€ pour 5 utilisateurs dont 3 concurrents (pour 100K€, on peut avoir plus de 500 utilisateurs !)
- FileHold Express à 2970€ pour 5 utilisateurs également

Pour finir, concernant les solutions libres, il est vrai qu’elles ne coûtent rien de plus que le temps que l'on va y consacrer. Elles peuvent s’avérer vraiment avantageuses et très flexibles. Malheureusement, toutes les sociétés n’ont pas obligatoirement le temps et/ou les compétences pour mettre se type d’outil en place. Dans ce cas, on devra faire intervenir une société spécialisée. Pour une solution open source tel que Maarch, il faudra compter en 20 et 80K€ (http://www.maarch.org/index.php?page=white_paper)
> Remi
Bonjour,

Je viens de lire ce qu'a écrit Rémi :
M-Files à 3760€ pour 5 utilisateurs dont 3 concurrents (pour 100K€, on peut avoir plus de 500 utilisateurs !)
- FileHold Express à 2970€ pour 5 utilisateurs également


M-Files 5 utilisateurs (2 nominatifs + 3 flottantes (concurrentes)) sont à 2'575 €...

Je souhaitais juste rectifier l'erreur.

Cordialement.
Bonjour!
Si vous recherchez une solution de dématérialisation des documents " tout en un" et pour non informaticiens (c'était bien la demande non?)...voilà ce qu'il vous faut: DocumentStation éditée par Scanpoint Software! On installe la DocumentStation en 30 mins...et on n'a que 2 cables à brancher! On se retrouve avec un scanner recto/verso,un écran tactile, un logiciel de scan (avec ocr) , une GED complète , un espace intégré de stockage et encore d'autres choses! Le tout pour à partir de 189€/mois...Avoir une solution de dématérialisation des documents et un gestion des documents avec accès en réseau...c'est pas mal non? Vous pouvez voir à quoi ressemble cette DocumentStation ici : http://www.documalis.com/documentstation/
A+
Bonjour,
Excuse moi si je me trompe,
mais d'après ce que je viens de voir sur le site, ce produit est complètement orienté Microsoft et MS Office. Ce qui veut dire que toutes les petites sociétés qui ont choisies, avec raison la suite Opensource OpenOffice (parce qu'elle ne coûte pas 2000€ par poste) ne peuvent rien faire pour gérer l'archivage de leur bureautique. Donc inutile de venir faire de la pub, ici les gens cherchent du conseil.
Bonjour à tous!
Juste un petit message pour vous informer que la DocumentStation que je vous ai présentée plus tôt vient de changer de nom! Elle s'appelle maintenant Scan2box (à prononcer "Scan to box"). Forcément qui dit changement de nom dit tout nouveau site web! Alors vous pourrez désormais trouver toutes les informations concernant la Scan2box sur http://www.scan2box.com !
A+
Scan
Bonjour,

Si vous le voulez bien , je répondrais pour M-Files v4.

@OriOnz750 : la réponse est oui mais il faut comprendre, au moins, deux niveaux d'indexation.

Le premier niveau, le moins cher puisqu'il ne nécessite qu'une méthodologie simple : la procédure de numérisation et d'OCR dépose la facture numérisée dans un dossier spécifique 'Factures", M-Files scanne automatiquement ce dossier et intègre ce qu'il trouve à la GED comme étant une Classe (un type) de document "Facture". M-Files indexe automatiquement un document OCRisé en plein-texte (sur son contenu).

On peut ensuite adopter un processus de traitement des factures scannées, c-a-d, qui ont besoin d'être classées avec plus de finesse (client, fournisseur, montants, etc.).

Ca se concrétise, à l'usage, par la présence d'un dossier (dit dynamique, c-a-d qu'il n'apparait que si des factures sont apparues) et un opérateur traitera chacune des factures en ajoutant les propriétés de classement utiles et passera le processus à "facture classée".

Le niveau deux. Plus cher puisqu'il nécessite des outils de LAD qui eux permettrons de "lire" le document et d'en extraire les données qui nous intéresse pour en remplir les propriétés de M-Files automatiquement. Ce sont des outils qui sont externes à M-Files et coutent plus cher. Une étude est dans ce cas obligatoire puisque certains documents ne sont pas adaptés à ce type de traitement.

M-Files propose, néanmois, une solution "entre-deux" mais qui nécessite l'utilisation d'un scanner HP avec le logiciel HP-DSS. c'est l'opérateur qui, au moment du scan, saisie les propriétés du documents, HP-DSS génère un xml associé au doc et M-Files absorbe, index, classe le document automatiquement.

Pour plus d'infos, contactez-nous : www.streamdesign.fr, nous sommes le distributeur d'M-Files pour la France et les pays francophone.

Cordialement,
William
www.streamdesign.fr
www.m-files.fr
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lundi 14 mai 2007
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22 novembre 2007
10
Merci pour vos réponses, cependant je vais reformuler ma question étant donné que nous ne voulons pas indéxer le document OCRisé mais bien l'original en PDF ou autre.

Donc, est il possible lors de la numérisation de récupérer une référence existante dans un endroit précis du document (a mon avis par OCR) et de par cette référence envoyer le document numérisé, PDF ou autre, à tel ou tel endroit. Sans aucune manipulation intermiédiaire d'un opérateur.
J'utilise dans ma boite le logiciel ZENSOLUTIONS éditée par MCO www.mco.fr

Produit relativement complet et surtout simple à administrer.

Bonne continuation dans votre recherche.

Hugo.
Bonjour,
Il existe une version lite d'une suite logicielle appelée ZenSolutions qui est tres complet pour un logiciel gratuit.

Pour avoir plus d'infos, se rendre sur leur site : https://www.entropics.fr/

Cordialement

++
Bonjour,

Tout d'abord bonne année à vous.

Pour ma part, ma PME s'est tournée vers une solution de GED simple et performante (à bon rapport qualité prix, puisque depuis que nous l'utilisons nous n'avons eu aucun problème) qui assure la prise en charge de tes documents de A à Z( numérisation, stockage, diffusion, archivage).

La GED est une réponse évidente aux soucis d'organisation quotidien que ton entreprise rencontre. Notre GED intègre la gestion du courrier. Elle comprend différentes fonctionnalités : elle est compatible avec différents formats de documents, versionning, workflow, recherche full text etc.

En plus, l'interface est intuitive et il y a une rapide prise en main du logiciel...moi qui suis pas du tout informaticienne !

Je te laisse l'adresse du site https://www.entropics.fr/ Le site est complet et tu auras toutes les explications dont tu as besoin.

Cordialement
JosianeB
Hello, et bonne année à tous !

Bon alors.... hugo... thomas21.... josianeB01.... mco.... entropics.... ça sent le même gars derrière tout ça....!

il part en c.... ce fil ! :)

Tino
Bien vu Tino - plusieurs fils ont été pollués, pas très zen...
Bonne année à tous
il fait sa pub le hugo... thomas21.... josianeB01.... mco.... entropics....! je peu comprendre car je vais "faire la mienne" (mais il ne faut pas en abusé et triché!!)

Je travaille depuis peu pour la société PRODIVAL éditeur de la solution logicielle ProDoQ :(audit, non conformité, gestion doc et action). Je ne le connais pas vraiment mais je peux dire qu'il à l'air vraiment efficace car de grande pointure du marché l'utilise et donne de très bon retombé sur cet outil.

Allez voir sur son site cela peut vous aider:

http://www.prodoq.fr/

GC
Entropics font une GED qui a l'air de bien marcher en ce moment. J'en entends souvent parler dernièrement. A voir en tout cas... :) pour votre curiosité (http://www.entropics.fr)

a+ tlm
Entropics font une GED qui a l'air de bien marcher en ce moment. J'en entends souvent parler dernièrement. A voir en tout cas... :) pour votre curiosité (http://www.entropics.fr)

a+ tlm
bienvenue à gaston... 'Bienvenue gaston!!!' :s
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mercredi 10 novembre 2010
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29 novembre 2010

Bonjour,
Vous pourrez-vous rendre compte de la puissance des logiciels de GED en les testant. Par exemple novaxel propose une version non commerciale gratuite, plus d'info par là ( http://jmconsult.biz/novaxel.php )
Salut,

La GED doit aussi répondre à des obligations JURIDIQUES, sur la protections des données.
La nécéssité de SCANNERS particuliers avec chargeur et usage de code barre. Alourdi le système.

Une GED c'est ourd et cher, très cher.

200'000 Euros minima, sinon c'est du bricolage.

Bonne chance
"Une GED c'est ourd et cher, très cher.

200'000 Euros minima, sinon c'est du bricolage. "

Ok ! ce message date de 2005 mais même !

C'est faux et archi-faux !

Il y a des GED légères et accessibles aux TPE/PME et très fiables.

Evidemment si on y met Documentum pour une service de 5 personnes :D

A+

ici vous pouvez trouver un logiciel de ged workflow fonctionnant sous linux, les tarifs sont tres en dessous de 200 000 euros
http://www.iia.fr/iia_solutions_ged.html
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samedi 13 décembre 2003
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6 avril 2009
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pour ma part j'ai mis en place OWL (Open Source) dans ma structure:

http://owl.sourceforge.net/
je te propose de te rendre sur le site docdoku.com.

je connais bien ce logiciel si tu as besoin de + d'info demande moi
Tu as aussi la solution ISIfind qui vaut le coup dans les logiciels pro. C'est édité par cogestar.
www.cogestar.fr
Il y a aussi la GED libre écrite PHP/Postgresql Freedom :
-> http://www.coagul.org/article.php3?id_article=609
je ne comprend pas votre site
Dokmee de chez Office Gemini est une solution de GED pour les PME
http://www.dokmee.net/francais/