Problème de vérification d'une comptabilité
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Tessel75
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Modifié le 5 avril 2022 à 16:14
brucine Messages postés 17693 Date d'inscription lundi 22 février 2021 Statut Membre Dernière intervention 16 novembre 2024 - 6 avril 2022 à 10:38
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brucine
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5 avril 2022 à 16:39
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Bonjour,
Je ne vois pas trop de manière de repérer les différences entre 2 fichiers Excel si les données ne sont pas placées exactement au même endroit.
Peut-être essayer avec WinMerge après conversion au format CSV:
https://winmerge.org/?lang=fr
Mais je reste persuadé que la meilleure méthode est manuelle. En principe, la comptabilité des syndics obéit au Plan Comptable Général, et il faut donc commencer par organiser son fichier personnel à l'identique pour mieux repérer totaux par classe et intrus.
En dehors des omissions ou doublons éventuels, les écritures peuvent provenir de factures non parvenues, de régularisations de l'exercice précédent.., ou sembler redondantes parce que figurant autant de fois qu'il y a de charges différentes à calculer dessus: charges générales, charges spécifiques à tel bâtiment...
Je ne vois pas trop de manière de repérer les différences entre 2 fichiers Excel si les données ne sont pas placées exactement au même endroit.
Peut-être essayer avec WinMerge après conversion au format CSV:
https://winmerge.org/?lang=fr
Mais je reste persuadé que la meilleure méthode est manuelle. En principe, la comptabilité des syndics obéit au Plan Comptable Général, et il faut donc commencer par organiser son fichier personnel à l'identique pour mieux repérer totaux par classe et intrus.
En dehors des omissions ou doublons éventuels, les écritures peuvent provenir de factures non parvenues, de régularisations de l'exercice précédent.., ou sembler redondantes parce que figurant autant de fois qu'il y a de charges différentes à calculer dessus: charges générales, charges spécifiques à tel bâtiment...
Raymond PENTIER
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15 novembre 2024
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5 avril 2022 à 16:59
5 avril 2022 à 16:59
Bonjour Tessel.
Si tu n'y arrives pas même en ayant les tableaux sous les yeux, tu dois bien comprendre que nous, sans aucun document, nous ne pouvons guère t'aider, à part de balancer des idées théoriques pas forcément utilisables dans tes tableaux !
Alors si tes données sont trop confidentielles pour être publiées, fabrique un fichier avec des montants imaginaires, mais en respectant la structure de tes deux tableaux ; et envoie ce fichier avec CJoint.com ...
Si tu n'y arrives pas même en ayant les tableaux sous les yeux, tu dois bien comprendre que nous, sans aucun document, nous ne pouvons guère t'aider, à part de balancer des idées théoriques pas forcément utilisables dans tes tableaux !
Alors si tes données sont trop confidentielles pour être publiées, fabrique un fichier avec des montants imaginaires, mais en respectant la structure de tes deux tableaux ; et envoie ce fichier avec CJoint.com ...
Bonjour à tous deux,
Merci pour vos réponses respectives.
Je vais vous envoyer un extrait. Je vous demande juste un peu de temps pour le préparer.
A tout de suite.
Merci pour vos réponses respectives.
Je vais vous envoyer un extrait. Je vous demande juste un peu de temps pour le préparer.
A tout de suite.
Merci de ta réponse, et bravo pour la vitesse avec laquelle tu as pu analyser l'entremêlement de toutes les données.
1) Effectivement je me suis trompé entre la colonne P et la colonne Q, mais tu as pu corriger de toi-même. Ce n'était qu'une coquille.
2) Pour ce qui est de l'ensemble, bien sûr que c'est une usine à gaz, et c'est bien à cause de cela que je suis en bisbille avec mon syndic; parce qu'on plutôt l'impression que tout est fait pour qu'une chatte n'y retrouve pas ses petits, et que les copropriétaires ne comprennent rien à ses comptes. Et c'est aussi, bien pour cela que j'ai tenu à construire ce tableau, pour, d'une part, avoir un suivi d'année en année des dépenses par grandes fonctions et d'autre part de les avoir aussi en détails.
3) Pour ce qui est de l'erreur que tu remarques, en fait il n'y a pas d'erreur sur ce poste, parce que la ligne 329 (poste n°61469 ) est déjà prise en compte à la ligne 323 (poste n°6146). De ce que tu signales, en comptabilité, l'habitude est plutôt que la somme des comptes et sous-comptes est placée au-dessus des sous-comptes et sous-sous-comptes de rang inférieur. Mais ce n'est là que des détails techniques et des habitudes qui n'interfèrent en rien sur le problème que j'ai rencontré.
4) Maintenant, pour ce qui est du budget. C'est parce que je suis aussi au Conseil Syndical, et que j'accepte de moins en moins les prévisions de budget du syndic que je m'acharne avec ce tableau pour parvenir à une présentation que je pourrai faire valider par les autres participants au CS, et ainsi l'imposer au syndic qui nous fait avaler tout ce qu'il veut.
Encore merci pour la peine que tu te donnes.
1) Effectivement je me suis trompé entre la colonne P et la colonne Q, mais tu as pu corriger de toi-même. Ce n'était qu'une coquille.
2) Pour ce qui est de l'ensemble, bien sûr que c'est une usine à gaz, et c'est bien à cause de cela que je suis en bisbille avec mon syndic; parce qu'on plutôt l'impression que tout est fait pour qu'une chatte n'y retrouve pas ses petits, et que les copropriétaires ne comprennent rien à ses comptes. Et c'est aussi, bien pour cela que j'ai tenu à construire ce tableau, pour, d'une part, avoir un suivi d'année en année des dépenses par grandes fonctions et d'autre part de les avoir aussi en détails.
3) Pour ce qui est de l'erreur que tu remarques, en fait il n'y a pas d'erreur sur ce poste, parce que la ligne 329 (poste n°61469 ) est déjà prise en compte à la ligne 323 (poste n°6146). De ce que tu signales, en comptabilité, l'habitude est plutôt que la somme des comptes et sous-comptes est placée au-dessus des sous-comptes et sous-sous-comptes de rang inférieur. Mais ce n'est là que des détails techniques et des habitudes qui n'interfèrent en rien sur le problème que j'ai rencontré.
4) Maintenant, pour ce qui est du budget. C'est parce que je suis aussi au Conseil Syndical, et que j'accepte de moins en moins les prévisions de budget du syndic que je m'acharne avec ce tableau pour parvenir à une présentation que je pourrai faire valider par les autres participants au CS, et ainsi l'imposer au syndic qui nous fait avaler tout ce qu'il veut.
Encore merci pour la peine que tu te donnes.
brucine
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5 avril 2022 à 23:18
5 avril 2022 à 23:18
Une nouvelle copropriétaire nous a fait un drame à la récente AG parce que nous n'avions pas mis en concurrence le syndic; de notre côté, plus grand-chose à gratter mais, juridiquement, elle a raison: rien n'interdit de le virer si le conseil syndical démontre à l'AG que tel est autre projet est pus avantageux ou ses interlocuteurs plus fiables.
Il vous appartient, en tant que conseil syndical, d'essayer de limiter les frais inutiles (ce qui ne veut pas dire qu'il ne faut pas anticiper) en optimisant les fournisseurs (nous avons l'année dernière migré vers un contrat ascenseurs à moitié prix) et, sous réserve évidemment de l'AG et hors travaux urgents, le syndic n'a le droit que de se taire.
Si certains syndics sont très directifs dans ce choix, rien n'interdit au conseil syndical de s'adresser aux prestataires de son choix et qui feront tenir leurs devis au syndic s'ils ne veulent pas le faire directement.
Le budget prévisionnel, on a même le droit, dans une certaine limite (celle que les comptes de copro restent créditeurs) de rester en-dessous, cela n'a pour conséquence qu'une régularisation en N+1: c'est donc moins la prévision qui en est proposée qui est à mettre en cause si elle est en phase avec les dépenses que le fait de pouvoir le diminuer en renégociant ce qui peut l'être et en priant qu'il n'y ait pas trop de travaux imprévus.
Pour revenir à nos moutons, c'est indigeste, ton affaire (y compris pour toi, la preuve...); j'ai la tête dans le sac, ce soir, je verrai ça plus avant demain.
Il vous appartient, en tant que conseil syndical, d'essayer de limiter les frais inutiles (ce qui ne veut pas dire qu'il ne faut pas anticiper) en optimisant les fournisseurs (nous avons l'année dernière migré vers un contrat ascenseurs à moitié prix) et, sous réserve évidemment de l'AG et hors travaux urgents, le syndic n'a le droit que de se taire.
Si certains syndics sont très directifs dans ce choix, rien n'interdit au conseil syndical de s'adresser aux prestataires de son choix et qui feront tenir leurs devis au syndic s'ils ne veulent pas le faire directement.
Le budget prévisionnel, on a même le droit, dans une certaine limite (celle que les comptes de copro restent créditeurs) de rester en-dessous, cela n'a pour conséquence qu'une régularisation en N+1: c'est donc moins la prévision qui en est proposée qui est à mettre en cause si elle est en phase avec les dépenses que le fait de pouvoir le diminuer en renégociant ce qui peut l'être et en priant qu'il n'y ait pas trop de travaux imprévus.
Pour revenir à nos moutons, c'est indigeste, ton affaire (y compris pour toi, la preuve...); j'ai la tête dans le sac, ce soir, je verrai ça plus avant demain.
Tessel75
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brucine
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16 novembre 2024
6 avril 2022 à 00:08
6 avril 2022 à 00:08
J'avais prévenu; le relevé des dépenses, qui est le seul document détaillé disponible, c'est la liste des courses , aucun ordre, aucune logique. Et encore dans l'extrait que je vous ai présenté il y a les N° des comptes de rattachement que j'ai pu reconstituer, parce que dans les derniers documents présentés, ceux-là n'étaient même pas mentionnés. Alors quand tu dis que mon affaire est "indigeste" , c'est encore un compliment.
Bonne nouvelle ! j'ai trouvé une 1ère erreur sur la ligne 234, Cpte 614 où la ligne 86 était reportée à tort au cpte n°61411 (N313) et aussi au cpte n°61511 (N352). Ce qui fait qu'il y avait un doublon.
Il est tard!
A demain, et je vous expliquerai plus facilement le genre de procédure que je souhaiterais mettre au point.
Il est tard!
A demain, et je vous expliquerai plus facilement le genre de procédure que je souhaiterais mettre au point.
brucine
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Tessel75
6 avril 2022 à 10:38
6 avril 2022 à 10:38
Bonjour,
Je n'aurai pas le temps ce matin.
La comptabilité syndic distingue comme il se doit le même prestataire en contrats annuels (614) et travaux supplémentaires (615), c'est une source de confusion parce que selon les prestations (et les erreurs du syndic) la ventilation entre les deux n'est pas toujours claire.
Mais dans ces conditions, c'est ton plan fait à partir de 65 qui débloque puisque, si contrat annuel il y a, il aurait du être détaillé de 68 à 76 comme cela est fait pour les comptes 615 à partir de 78: il faudrait d'une manière générale que ce premier tableau, hors la synthèse comptable standardisée entre 4 et 61, soit un miroir exact de celui qui part en 263 et ce qui facilite le contrôle.
Pour le reste, je serai probablement plus disponible dans l'après-midi ou en soirée, après bien sûr que tu m'auras expliqué où tu veux en venir: pas la peine de bosser pour rien, surtout sur un fichier de cette taille...
Je n'aurai pas le temps ce matin.
La comptabilité syndic distingue comme il se doit le même prestataire en contrats annuels (614) et travaux supplémentaires (615), c'est une source de confusion parce que selon les prestations (et les erreurs du syndic) la ventilation entre les deux n'est pas toujours claire.
Mais dans ces conditions, c'est ton plan fait à partir de 65 qui débloque puisque, si contrat annuel il y a, il aurait du être détaillé de 68 à 76 comme cela est fait pour les comptes 615 à partir de 78: il faudrait d'une manière générale que ce premier tableau, hors la synthèse comptable standardisée entre 4 et 61, soit un miroir exact de celui qui part en 263 et ce qui facilite le contrôle.
Pour le reste, je serai probablement plus disponible dans l'après-midi ou en soirée, après bien sûr que tu m'auras expliqué où tu veux en venir: pas la peine de bosser pour rien, surtout sur un fichier de cette taille...
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Posez votre question
Je vous présente le tableau. Je vous le détaille le mieux possible.
--- > Entre les lignes 65 & 220 les données brutes des opérations; ce que j'appelle "la liste des courses ".
--- > Entre les lignes 4 & 31, le tableau de regroupement des dépenses par compte comme le spécifie la loi; mais je considère cette disposition trop grossière, et qu'elle ne permet pas de surveiller les dépenses.
--- > Entre les lignes 263 & 520 , La ventilation des dépenses selon un plan comptable détaillé que j'ai élaboré par moi-même. Je ne vous explique pas comment fonctionne les boutons de regroupement des lignes, vous êtes chacun bien plus compétent que moi quant à l'utilisation de Excel.
--- > Enfin, entre les lignes 225 & 256 , un tableau annexe qui me permet de vérifier que mes reports sont corrects et que les sommes des blocs de dépenses sur chacun des tableaux 1 , 2 & 3
Les années sont indiquées en haut de colonne. Les colonnes qui nous intéressent maintenant sont les colonnes en gris, entre les lignes 226 & 256 qui ne mesurent pas la variation, mais les écarts entre les différents tableaux. Les formules des plages I-226/I-256 vous indiqueront le processus de comparaison.
Maintenant je travaille sur la colonne N, la préparation du budget 2023. Comme vous pourrez le constater les cellules P234 & P235 montrent un écart pour les comptes 614 & 615. Et c'est à que se trouve le problème que je partage. Je n'arrive pas à trouver le report défaillant entre les tableaux "4*31" et 263*520 d'un côté et 65*220 de l'autre.
Je vous remercie infiniment pour votre aide.
https://cjoint.com/c/LDfrZUqNpmp
--- > Entre les lignes 65 & 220 les données brutes des opérations; ce que j'appelle "la liste des courses ".
--- > Entre les lignes 4 & 31, le tableau de regroupement des dépenses par compte comme le spécifie la loi; mais je considère cette disposition trop grossière, et qu'elle ne permet pas de surveiller les dépenses.
--- > Entre les lignes 263 & 520 , La ventilation des dépenses selon un plan comptable détaillé que j'ai élaboré par moi-même. Je ne vous explique pas comment fonctionne les boutons de regroupement des lignes, vous êtes chacun bien plus compétent que moi quant à l'utilisation de Excel.
--- > Enfin, entre les lignes 225 & 256 , un tableau annexe qui me permet de vérifier que mes reports sont corrects et que les sommes des blocs de dépenses sur chacun des tableaux 1 , 2 & 3
Les années sont indiquées en haut de colonne. Les colonnes qui nous intéressent maintenant sont les colonnes en gris, entre les lignes 226 & 256 qui ne mesurent pas la variation, mais les écarts entre les différents tableaux. Les formules des plages I-226/I-256 vous indiqueront le processus de comparaison.
Maintenant je travaille sur la colonne N, la préparation du budget 2023. Comme vous pourrez le constater les cellules P234 & P235 montrent un écart pour les comptes 614 & 615. Et c'est à que se trouve le problème que je partage. Je n'arrive pas à trouver le report défaillant entre les tableaux "4*31" et 263*520 d'un côté et 65*220 de l'autre.
Je vous remercie infiniment pour votre aide.
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brucine
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5 avril 2022 à 21:41
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C'est une usine à gaz, ton truc: tu vas t'exposer à ce genre d'erreurs tant que tu mettras les différentes données "en ligne" plutôt que de faire une feuille différente qui fait appel aux autres: si tu veux garder tes 3 tableaux différents (2 suffiraient probablement), pourquoi ne pas en faire 3 feuilles dont une appelle la synthèse en sous-totaux des autres?
A première vue (mais le temps de vérifier tout ça...) au moins le sous-total des comptes 614 en N311 n'est pas fidèle puisqu'il ne tient pas compte de N329, d'où la différence de 1500 non pas en P234 mais Q234.
A cet égard, chacun le sien, mais il est sans doute plus habituel et facile à vérifier de placer individuellement chaque sous-total de charges 61x comme somme des sous-totaux 61xy placés au-dessus.
Plus globalement, réitérer ce qui est réalisé dans les différents tableaux n'alourdit-il pas inutilement le fichier?
Ce qui nous importe est le prévisionnel (ça, on n'y peut rien, il est voté en AG), les travaux ou charges réalisées, mais aussi la mise en évidence des appels de charges qui ne vont pas forcément et suite à des erreurs du syndic coïncider (j'ai eu le cas dans ma copro où je m'occupe du conseil syndical) à la division des prévisions correspondantes par 4, provoquant de ce fait des régularisations en plus ou en moins en N+1.
A première vue (mais le temps de vérifier tout ça...) au moins le sous-total des comptes 614 en N311 n'est pas fidèle puisqu'il ne tient pas compte de N329, d'où la différence de 1500 non pas en P234 mais Q234.
A cet égard, chacun le sien, mais il est sans doute plus habituel et facile à vérifier de placer individuellement chaque sous-total de charges 61x comme somme des sous-totaux 61xy placés au-dessus.
Plus globalement, réitérer ce qui est réalisé dans les différents tableaux n'alourdit-il pas inutilement le fichier?
Ce qui nous importe est le prévisionnel (ça, on n'y peut rien, il est voté en AG), les travaux ou charges réalisées, mais aussi la mise en évidence des appels de charges qui ne vont pas forcément et suite à des erreurs du syndic coïncider (j'ai eu le cas dans ma copro où je m'occupe du conseil syndical) à la division des prévisions correspondantes par 4, provoquant de ce fait des régularisations en plus ou en moins en N+1.