Remplissage automatique des références

Bonjour,

J'ai une lettre modèle à trou. Quand nous avons besoin de cette lettre, nous complétons les trous avec, entre autre, nos références personnelles (nom, mail, téléphone, adresse). Nous somme une quarantaine à utiliser cette lettre type.
J'aurai voulu savoir s'il existait une méthode afin de ne plus avoir à remplir manuellement ces champs, comme une liste déroulante avec nos noms qui remplirai directement ces références ?
Dans le menu développeur, j'ai bien une liste déroulante, mais je ne sais pas trop comment lier les références.
J'ai essayé de chercher sur google mais je n'ai pas trouvé ce cas là. Je sais le faire sous Excel, mais sous Word je suis totalement bloqué...

Merci d'avance,
Cordialement.