Etablir un planning annuel pour des élèves . Fermé

Question

Bonjour à tous,

Je vous explique la situation qui est pour moi un vrai casse tête.
Je propose des activités  sportives toutes l année à  des élèves. Ils ont choisi chacun 4 activites sportives parmi une dizaine que je dois  répartir sur 4 periodes.
Je peux les repartir comme je le désire avec des contraintes d espace: par exemple, pas de football sur les 2 premieres periodes car il fait trop chaud.
J arrive à constituer des groupes d âges avec un nombre interessant d élèves  mais le souci, c est que certains se retrouvent avec 2 activites sur la meme periode... Ce qui est impossible.
Je n utilise qu Excell et j ai passé 8h devant mon ordi pr gerer 175 eleves.
Donc j aimerais savoir si vous avez une solution pour une organisation optimale.
bien sur, je suis conscient que je vais devoir demander a certains de changet d activite.
Merci infiniment de votre aide.

Raymond PENTIER · Answer

Tu as juste oublié de joindre ton fichier !

Raymond PENTIER · Answer

Ah ! je viens de constater que c'est ta toute première discussion, depuis que tu es inscrit ! Alors bienvenue parmi nous.
Mais forcément, tu ne connais donc pas encore notre fonctionnement ... 
Pour une situation comme la tienne, nous n'allons pas nous lancer dans des heures de recherches et d'essais, tout comme toi, pour qu'ensuite tu dises "Oui, mais il fallait aussi ceci, et il ne fallait pas cela, et il aurait fallu prévoir telle particularité ..." ce qui nous obligerait à tout recommencer.
Alors envoie le fichier Excel que tu as commencé à élaborer ; il nous servira de support.
1) Tu vas dans https://www.cjoint.com/ 2) Tu cliques sur [Parcourir] pour sélectionner ton fichier 3) Tu descends en bas de la page pour cliquer sur [Créer le lien Cjoint] 4) Au bout de quelques secondes la deuxième page s'affiche, avec le lien en bleu souligné ; tu le sélectionnes et tu fais "Copier"5) Tu reviens dans ta discussion sur CCM, et dans ton message de réponse tu fais "Coller". On ne sait même pas si tu travailles sur une version antérieure à 2007 (en xls) ou plus récente (en xlsx) ... Ni si tu es sur PC ou sur Mac !

Cordialement. 
C'est bien, la retraite ! Surtout aux Antilles ... :-) 
Raymond (INSA, AFPA, CF/R)

Raymond PENTIER · Answer

Bonjour.
je viens de passer plus d'une demi-heure à essayer de comprendre les fichiers, sans trop de succès :
1° fichier "Listing de départ" : Est-ce que la feuille GENERAL est fabriquée à partir des 12 autres, ou l'inverse ?
- Pour utiliser la fonction TRI (d'ailleurs FILTRE serait bien plus pratique) il faut que l'orthographe des mots soit toujours la même. 
 Or en H6 on a "BATMINTON" et en H7 "BADMINTON" ! De même, colonne G, on a 14 fois "BASKET BALL" puis 2 fois "BASKETBALL" aux lignes 54 & 55. 
Pour Excel ce sont des mots différents et les tris ou filtres les traitent séparément ...
 - J'ai été surpris de constater que dans aucun de tes nombreux tableaux tu n'as activé les boutons permettant d'effectuer facilement ces tris/filtres : pourquoi ?
- Et pourquoi ces lignes jaunes vides dans tes tableaux ? Elles stoppent les recherches de tri et de filtre ... Il ne faut jamais mettre des lignes ou des colonnes entièrement vides dans un tableau ! Alors il faut saisir quelque chose en B21, B36 etc de la feuille ART et pareil dans toutes les autres feuilles.

Raymond PENTIER · Answer

Pour éviter les erreurs de saisie comme BATMINTON et BASKETBALL, d'autant plus fréquentes qu'il y a un grand nombre de fois à renseigner l'activité, il y a la solution simple de faire du copier-coller.
Mais il y a mieux -> 
En L5:L16 tu saisis les 12 disciplines proposées, et tu définis le nom ACTIV pour cette plage ; tu t'en serviras pour insérer des listes déroulantes de cellules  https://www.commentcamarche.net/applis-sites/bureautique/549-creer-des-listes-deroulantes-dans-excel/ -> voir J15:J21 en jaune dans https://www.cjoint.com/c/EDnrxvumvOE

C'est bien, la retraite ! Surtout aux Antilles ... :-) 
Raymond (INSA, AFPA, CF/R)

Raymond PENTIER · Answer

Pour regrouper les élèves par classe, je suis un peu embarrassé : dans la colonne C les "GRADES" commencent par un chiffre de 1 à 9. Je suppose qu'il y a donc 9 niveaux de classe ... sauf qu'il y a dans le tas 4 élèves avec le code "KG 2" ! De quoi s'agit-il ?
 Quand je fais un tri sur la colonne B, je constate que c'est l'élève 47 qui trône en tête de liste au lieu de l'élève 45 ! C'est tout simplement parce que son nom commence par un espace ... "  ALSTON SAMUEL" est différent de "ALSTON SAMUEL"
 Quand je fais un tri sur la colonne C, je vois que l'élève 65 est dans la classe "5 A 2" alors que les élèves 36 et 85 sont dans la classe "5 A2", ce qui n'est pas pareil !
 Enfin je ne sais pas où trouver l'âge des élèves pour le classement que tu avais souhaité ...
 --
C'est bien, la retraite ! Surtout aux Antilles ... :-) 
Raymond (INSA, AFPA, CF/R)

Raymond PENTIER · Answer

J'ai bien compris, et c'est tout-à-fait naturel, que tu veuilles automatiser le plus possible ton fichier.
Mais aucun travail d'analyse et d'organisation d'une base de données ne peut démarrer si celle-ci n'est pas saine et exempte de fautes de saisie.
C'est pourquoi j'ai commencé par lancer cette chasse aux erreurs.
Tu corriges donc ton fichier et tu le renvoies.
... tu y verras d'ailleurs plus clair toi-même ...
Cordialement.

Raymond PENTIER · Answer

Bonjour granpamini24 .
C'est très aimable de m'envoyer plein de remerciements, mais nous n'avancerons pas si tu ne tiens pas compte de ce que je te dis ... 
Je t'ai recommandé de corriger les erreurs de saisie, parmi lesquelles "5 A2" pour un élève et "5 A 2" pour un autre (SREYA MURALIDHARAN) ; de même l'espace au début du nom " ALSTON SAMUEL", ce que tu n'as pas fait.
Aussi comme j'ai besoin de la liste triée (et sans doublons) des élèves pour créer une liste déroulante de cellules, cette erreur saute aux yeux !
Enfin, au lieu d'envoyer ton fichier corrigé, tu m'as envoyé un tout nouveau fichier, que je dois recommencer à essayer de comprendre, sans pour autant avoir eu l'opportunité de progresser sur tes premières demandes ...

vieuxmonsieur · Answer

http://cjoint.com/?EDuaJhXI09R

Raymond PENTIER · Answer

Très bien !
- J'ai plaisir à constater (comme ce fut le cas pour toi, je présume) que tu disposes maintenant d'un outil de travail fiable, d'un tableau presque sans erreur. Seule la cellule G179 a échappé à ta vigilance, avec un espace entre FOOT et BALL.
En dehors de cet oubli, et de même que ta liste d'élèves est triée, il est bon de trier aussi la plage "Activités" en L5:L20.
- Comme nous aurons besoin de faire des recherches, autant tout de suite définir aussi un nom pour la grande plage B5:J204, par exemple "Matrice", et pour la plage B5:B204, par exemple "Name".
- Et juste pour une question d'esthétique, je te suggère de remplacer dans ton tableau certains traits pleins par des pointillés, pour supprimer l'effet "barreaux de prison" qui me démoralise ... Pour une meilleure lisibilité de ta base de données, tu peux également te placer en C5 et faire Affichage/Fenêtre/Figer les volets/Figer les volets !
On peut aussi dès maintenant définir la zone d'impression en sélec-tionnant les cellules A2:J179.
- Nous allons voir maintenant comment obtenir les listes par activité, sans créer de nouvelle feuille :
1) Faire Affichage/Affichages classeur/Personnalisé/Ajouter/ et saisir le nom "Affichage complet".
2) En G4 utiliser le bouton de Tri/Filtre ; cliquer sur "Sélectionner tout" pour tout désactiver et cliquer sur ART : seuls les 18 élèves concernés sont affichés ; tu peux masquer les colonnes H à J, si tu veux. Faire Affichage/Affichages classeur/Personnalisé/Ajouter/ et saisir le nom "L-Act1-ART"
3) Faire Affichage/Affichages classeur/Personnalisé/ puis choisir le nom "Affichage complet" et cliquer sur le bouton [Afficher] : On retrouve le tableau initial !
4) Recommencer les procédures 2) et 3) pour les 3 colonnes H, I, J, avec les noms "L-Act2-ART", "L-Act3-ART" et "L-Act4-ART".
5) Faire de même pour les 14 autres activités. Ainsi cette unique feuille te permet d'afficher (et d'imprimer) les 60 groupes (ou sous-listes). C'est un peu long, mais moins que la méthode manuelle que tu as utilisée, et surtout beaucoup plus fiable, puisque si tu mets à jour ta base, les 60 groupes sont automatiquement rectifiés ! Et toutes les autres feuilles deviennent superflues !
--- Dans le fichier joint, je n'ai fait que la manip du point 2 ... 
https://www.cjoint.com/c/EDudPrHmjew

JvDo · Answer

bonjour à tous,

certains BASKETBALL et SWIMMING ont un espace en fin de texte.

cordialement

granpamini24 · Answer

Merci Raymond pour ta reponse et ce tuto en direct.
Je vais juste prendre le temps de bien le lire et le comprendre.

Si j ai d autres questions, je reviens vers toi.

Etablir un planning annuel pour des élèves .

11 réponses

Discussions similaires