Simplifier et automatiser decompte heures mensuel Fermé

Question

Bonjour à toutes et tous,
Je ne vais pas pleurer mais autant vous dire que je suis désespéré!
Voici en quelques lignes mes questions et/ou besoins pour trouver des solutions les plus simples et automatisées possibles sur la création et la gestion d'un décompte horaire avec Excel (fichier annexe, le modèle source 2014 non verrouillé). C'est un fichier que j'ai hérité et les calculs se font sur une base en 100 minutes et pas en 60. 

PARTICULARITES DU MOIS DE JANVIER :
a) La cellule en haut à droite NOM et PRENOM n'est pas verrouillée pour permettre à chaque employé de la remplir et ensuite les autres 11 mois se remplissent automatiquement
b) La cellule « Solde du mois précédent », idem pour permettre à chacun le report du solde des heures de décembre de l'année d'avant
c) Toutes les cellules avec des formules et les infos du cadre du tableau sont verrouillées pour éviter les erreurs - i.e. les collaborateurs remplissent seulement les heures et la rubrique « Remarques personnelles »  
d) Chacun des 12 onglet est verrouillé à la main via la méthode « Protéger la feuille »  

En annexe, également le tableau avec les heures que les employés doivent réaliser chaque mois au minimum (ce qui permet de savoir si le solde mensuel est + ou -) pour chaque type de pourcentage de travail. 

Ainsi, chaque année, pour chaque type de décompte ( 8 en tout ! ATTENTION car un décompte à 75% est calculé sur 42h/sem alors que les 7 autres sont à 40h/sem, i.e. le 100%, 75%, 60%, 50%, 42,5%, 30% et 20% ; cf. fichier annexe « TB RH BASE CALCUL HEURES(ppersonnes) ») et pour chacun des 12 onglets des mois je dois :

1) Remettre à jour manuellement la structure : N° sem, jour et date + structure globale pour vérifier les formules des sommes selon les changements introduits 
2) Remettre à jour manuellement le quota des heures minimales à faire (cf. dans le TB « Min à faire par mois » ; données du fichier annexe « TB RH BASE CALCUL HEURES(ppersonnes) ») 
3) M'amuser à ensuite protéger en verrouillant à la main chacune des 12 feuilles des mois (onglets)

Je ne suis pas expert d'Excel mais du peu que j'ai vu sur les vidéos et sur votre forum qu'il existe plein de solutions plus simples et surtout pour automatiser toutes ces étapes et ces manipulations. D'où mes besoins en résumé  :

* Comment éviter de devoir à chaque année remettre à jour manuellement le fichier car les colonnes « N° sem », « Jour » et « Date » changent ainsi que les formules des sommes ?
* Comment éviter de devoir remplir à la main les cellules des quotas d'heures minimales à faire (cf. dans le TB « Min à faire par mois ») ?   
* Comment éviter de devoir verrouiller à la main chacun des 12 onglets ?


CONCLUSION : j'aurai donc besoin d'un expert qui puisse répondre à ces questions MAIS SURTOUT créer un modèle source à partir duquel la mise à jour et la création des modèles de décomptes (8 actuellement mais il devrait impliquer la possibilité d'en dériver d'autres car ces % changent assez souvent) soient dérivées de manière automatique. 

Au niveau des besoins fondamentaux qui doivent figurer dans le décomptes il doit y avoir pour chaque mois :
* Le mois, le N° sem (si possible mais pas essentiel), la date et le jour 
* NOM et PRENOM du collaborateur
* Le mois
* Le total des heures réellement travaillés ainsi que celui des heures minimales à faire 
* Le report du solde des heures du mois précédent.
* La possibilité de savoir le solde (en heures) des heures à la fin du mois par rapport à quota minimum à faire (i.e. heures supplémentaires ou en -).

Je reste en tout cas à votre totale disposition pour plus d'infos mais svp j'éspère que vous soyez en mesure de créer un fichier qui soit le plus automatisé que possible (même si elle implique un autre type de décompte Excel)!!!
En vous remerciant infiniment d'ores et déjà, 
Jog75

P.S. : je peux vous envoyer les 2 fichiers par mail sur demande

Raymond PENTIER · Accepted Answer

Bonjour, et bienvenue au nouveau membre.

Il y a une petite confusion : Nous sommes une communauté d'intervenants bénévoles pratiquant le dépannage, l'entraide et les conseils que peuvent se donner, sans garantie de qualité, les simples usagers que nous sommes.

Là, tu nous soumets un cahier des charges pour monter un mini programme professionnel, dont les erreurs et les bugs pourraient entrainer de graves conséquences dans l'entreprise qui t'emploie et qui t'a confié ce travail !

Oui, tu as effectivement besoin d'un EXPERT pour te créer un modèle source.
Mais il faut le rechercher dans un cabinet d'études bureautiques, lui passer commande et te préparer à recevoir sa facture ...
 
De toutes façons, ce fichier semble devoir subir tellement de modifications et d'automatisations qu'il vaudrait mieux repartir de zéro, en fixant les nouvelles règles de calcul et les nouvelles modalités d'utilisation.

Toutefois, ceci n'est que mon avis personnel ; il n'est pas impossible qu'un autre que moi se lance dans l'aventure ; alors ne désespère pas ...

Cordialement.

Caroline103 · Answer

Bonjour Raymond,
Cette partie ne me parait pas très claire:
""Ainsi, chaque année, pour chaque type de décompte ( 8 en tout ! ATTENTION car un décompte à 75% est calculé sur 42h/sem alors que les 7 autres sont à 40h/sem, i.e. le 100%, 75%, 60%, 50%, 42,5%, 30% et 20% ;""

cf. fichier annexe « TB RH BASE CALCUL HEURES(ppersonnes)

Héberge tes 2 fichiers, et mets un lien; qu'on voit de quoi il retourne.
Ton bazar me semble se prêter plus à un programme spécifique qu'à un tableur (avis personnel)

Jog75 · Answer

Bonsoir, 
je suis vraiment et sincèrement désolé et à lecture de vos réactions je comprends tout à fait! En effet, je suis tellement à la recherche d'une solution que je n'ai pas pris le temps de bien lire les différents messages et de mieux comprendre la philosophie de votre site. Le message est effectivement formulé comme si je cherche un expert qui puisse "faire à ma place" et je m'en excuse. 

Mon empressement est du principalement au fait que je trouve hyper abrutissant de me retrouver à faire autant de manipulations manuelles alors que nous sommes en 2013 et que Excel - à condition de le connaître bcp mieux que moi - permet sûrement de trouver des solutions pour automatiser le tout ou au moins le simplifier. 

Au niveau professionnel j'espère pouvoir avoir de l'aide et j'ai formulé une demande dans ce sens mais ce n'est pas du tout sûr qu'elle puisse aboutir (en tout cas pas sous forme de mandat pour un bureau d'étude informatique et pour un programme de gestion). Je pense qu'au mieux je pourrai être mis en lien avec une personne qui maîtrise Excel mieux que moi. Je me prépare donc à devoir continuer à me débrouiller seul et, dans ce sens, je trouve super important que je puisse apprendre à mieux maîtriser l'utilisation et la création de ce genre de fichiers Excel. Ce programme, en effet, est omniprésent dans mon quotidien car je l'utilise également pour plein d'autres tâches. Au niveau informatique, en effet, nous n'avons aucun logiciel spécifique de gestion et même les programmes open source sont interdits. J'ai Microsoft Office avec One Note. 

Je travaille dans le social et, comme l'a expliqué Raymond, le bénévolat, l'entraide, les conseils et le développement du pouvoir d'agir qui vous motivent me parlent énormément.

Pour ce qui est des "erreurs et les bugs qui pourraient entrainer de graves conséquences dans l'entreprise qui t'emploie et qui t'a confié ce travail !" dont parle Raymond, en fait, ceci ne leur pose pas de problèmes puisque la hiérarchie utilise le modèle de décompte horaire en question. La volonté de l'améliorer vient de moi.

   
Pour citer Raymond : "De toutes façons, ce fichier semble devoir subir tellement de modifications et d'automatisations qu'il vaudrait mieux repartir de zéro, en fixant les nouvelles règles de calcul et les nouvelles modalités d'utilisation". En fait, mais c'est mon humble avis, il n'est peut-être pas si mauvais mais j'aimerai bien avoir le vôtre pour savoir si effectivement il vaudrait mieux que je recommence tout à zéro avec un nouveau. En tout cas après tant de manipulations manuelles je vois exactement ce dont j'aurai besoin pour simplifier sa gestion mais je n'ai pas les connaissances pour le faire sans conseils. 

Je reformule donc ma demande d'aide : si c'est moi qui va essayer de l'améliorer ou d'en créer un nouveau est-ce que quelqu'un aurait le temps de me donner des conseils et des astuces ? 

En vous remerciant, mes meilleures salutations,

Caroline103 · Answer

Jog à dit: "les programmes open source sont interdits"

Je crois que tout est dit.
Mais remarque que si ils préfèrent un soft bien "fermé", avec une belle backdoor,  une belle facture et un bon contrat de maintenance; on peut s'arranger.

On s'étonne que les "cerveaux" se barrent ?

Raymond PENTIER · Answer

OK ! C'est plus clair, et plus rassurant.
Tu as listé "D'où mes besoins en résumé : 
* Comment éviter de devoir chaque année remettre à jour à la main le fichier car les colonnes «N° sem», «Jour» et «Date» changent ainsi que les formules des sommes ?
* Comment éviter de devoir remplir à la main les cellules des quotas d'heures minimales à faire (cf. dans le TB « Min à faire par mois ») ?
* Comment éviter de devoir verrouiller à la main chacun des 12 onglets ?" 
Q1 : Il nous faudrait tes formules, pour voir comment les aménager.
Q2 : idem ; et on attend d'avoir le TB pour comprendre.
Q3 : Pas possible (sauf peut-être en VBA).
D'une manière générale, chaque fois qu'on utilise le verbe "automatiser" cela suppose l'écriture d'une macro. Mais à aucun moment tu n'as précisé ton niveau en VBA ...
Si tu ne veux pas mettre tes fichiers à la disposition de tout le monde, choisis 2 ou 3 membres inscrits et adresse-leur un message privé. Ton inscription t'a apporté cette possibilité.

Jog75 · Answer

Bonsoir Raymond,
J'essaie de t'envoyer un mail en privé avec les 2 fichiers mais je ne vois pas comment faire pour les inclure en attach?

Jog75 · Answer

Merci Raymond pour tes premières remarques. Donc oui j'ai intégré tes suggestions pour la cellule A2 et B2. 

En effet un des gros problèmes est la mise à jour du "calendrier" (Semaine, Date et jour) donc les colonnes A, B et C. 

Si je comprends bien le VBA permettrait de programmer un sorte de masque de calendrier qui remplacerait A, B et C et qui permettrait une mise à jour automatique du calendrier chaque année dans le même fichier ? Ou c'est carrément autre chose et le VBA permet de créer un logiciel de décompte indépendant d'Excel?

D'ici une telle solution, je pourrais déjà simplifier en virant la colonne A (N sem.) et ne garder que B en mode "mercredi 1 janvier 14" et en supprimant C.

Pour le fait d'écrire les heures en décimale (i.e. sur 100) c'est donc bien de continuer comme ça ?

Pour ce qui est de ton 2ème message :

Jog, si j'ai bien compris, chaque employé reçoit une copie du fichier, inscrit son nom en P1, et chaque jour de travail il renseigne les colonnes D à O (et S, éventuellement) ? OUI TOUT A FAIT Et ton gros souci est de renseigner la cellule W37 ? OUI TOUT A FAIT

Alors il manque une info importante : Comment savoir si Mario fait 40 ou 42 h, et à quel pourcentage il est soumis ? On a besoin de ces deux indications, dans la feuille  01-14, pour aller chercher la bonne valeur dans le tableau rh base de calcul en consultant la colonne idoine. EN FAIT C'EST JUSTEMENT CE 2èEME TABLEAU ("TB RH BASE CALCUL..") QUI M'INDIQUE, EN COLONNE, POUR CHAQUE POURCENTAGE DE CONTRAT COMBIEN DE MINUTES IL DOIT TRAVAILLER POUR CHAQUE MOIS. 

Qu'as-tu prévu pour ça ? COMME ACTUELLEMENT JE REMPLI A LA MAIN la cellule "Minimum à faire par mois" (par ex. en JANVIER c'est la cellule vide W37) je pensais utiliser les liaisons entre classeurs pour lier le "TB RH BASE CALCUL.." à un fichier source de décompte afin d'automatiser au moins le remplissage de cette cellule pour chaque mois. 

Dans ce sens je m'aperçoit qu'un autre défaut du décompte est que les lignes des formules avec les totaux du mois (tout en bas) ne sont pas toujours à la même hauteur (des fois 33, des fois 36) ce qui complique les choses et rend impossible d'appliquer des opérations sur plusieurs onglets en même temps, je vais donc les mettre toutes sur les mêmes lignes indépendamment du nombre des jours du mois. 

Pour ce qui est du verrouillage, l'autre gros cauchemar, si j'ai bien compris il n y a pas de solutions ? Je suis obligé de toujours verrouiller à la main les 12 onglets pour les 7 type de décomptes différents (100%, 75%, 60%, 42,5%, 30%, 10%) = donc 91 fois à la main ? 


P:S: j'aimerais bien aussi être aux Antilles faire du kite

Simplifier et automatiser decompte heures mensuel

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