Questions Sur Access 2007Fermé

Question

Bonjour a tous,  

Tout d'abord pardonnez mon ignorance si ce sujet est posté dans la mauvaise section :) 

Et puis j'ai un soucis auquel je n'arrive pas a trouver de réponse concises, voilà j'aimerais bien développer une base de données dans Access 2007 qui m'aidera j'espère a mieux gérer les statistiques d'activités médicales ! 
J'ai beau tester les Templates dispo dans Access aucune ne va dans le sens que je veut, a part peut être celle de la gestion de projet et encore, certains de ces paramètres seulement qui me plaisent vraiment et qui ressemble a se que je veut faire ! 

Pour faire court, je dois faire la consolidation des activités médicales de 19 Structures, chacune a part bien sure avec des Bilans Trimestriels, Semestriels et Annuels. j'ai construit des tableaux dans Excel pour m'aider, mais l'effet de répétition me fait perdre beaucoup de temps et d'intégrité des données ! 

Pour faire encore plus court, j'ai un Fichier Excel ou j'ai dessiné plusieurs tableaux qui doivent êtres répétés 19 fois pour les structures, et 12 fois pour les mois de l'année :/  

https://www.casimages.com/f.php?f=130428082233151225.xls

Je sais, C'est de la pire folie :/ 


Configuration: Windows 7 / Firefox 20.0

blux · Accepted Answer

Salut,

c'est tout à fait possible.

Tu dois, pour cela, te faire un modèle de données, c'est-à-dire analyser ton besoin en deux étapes :

- quelles sont les données dont je dispose en entrée ?
- quels sont les résultats que je souhaite obtenir et quelles sont les méthodes (calculs...) que je vais utiliser pour cela.

Tu peux regarder un peu ici la méthode Merise, bien qu'elle semble un peu trop complexe pour ton cas, qui, si j'en crois ton énoncé, n'est qu'une suite de calculs sur une série de données.

Tinco · Answer

Bonsoir et Merci Beaucoup Pour ta réponse :)

En effet, j'ai pensé a un moment donné a la méthode merise, mais n'étant pas une lumière en programmation ni en développement d'application, je me suis dit que peut être Access serait le juste milieux !

Le probleme majeur qui me bloque, c'est surtout le fait d'avoir beaucoup de données entrantes avec beaucoup de paramètres chacune ! je vous donne un exemple : Une structure doit me faire parvenir un état des consultation médicales par tranches d'age et par sexe le tout par mois, pour que je puisse en extraire le Bilan Trimestriel, Semestriel et Annuel - Tout en gardant accès aux données mensuel qui peuvent êtres demandés a n'importe quel moment ! j'espère que j'ai été clair dans mon exemple :p

Enfin Bref, pour une meilleur vu de se que je veut faire reportez vous au Fichier Excel que j'ai joint dans mon message principal :/

Tessel75 · Answer

Bonsoir, 
Une réponse en complément de celle de Blux, et pas à la place.

Une base Access parait des plus justifiées pour ton projet, mais tu dois savoir que ce ne peut être qu'une tâche complexe et de longue haleine qui ne pourra pas aboutir en 2  temps 3 mouvements ni en 8 jours.

Aussi avant de partir tête baissée dans le mur, mieux vaut que tu saches un peu comment tout ça fonctionne et se construit. 
De quoi t'occuper le soir à potasser .... 

http://www.commentcamarche.net/contents/merise/concintro.php3#q=merise&cur=1&url=%2F 

http://www.commentcamarche.net/contents/merise/mcd.php3#q=merise&cur=2&url=%2F 

http://www.commentcamarche.net/contents/merise/mld.php3 

http://www.commentcamarche.net/contents/merise/mp.php3#q=merise&cur=3&url=%2F 

Bon courage.

antipolis a · Answer

Bonjour.

Ce document n'est pas mal non plus : https://www.cjoint.com/?0DCwGiQBreW

Bonne soirée.

Tinco · Answer

Bonsoir Tessel :)

Merci pour les liens que tu a fourni, j'espère que ça va aider plus d'un......Je sais se que c'est la méthode merise, et je pense que le mieux est de m'y plongé un petit moment pour revoir la complexité du projet sous d'autres angles !

Dés le début de mon projet, l'unique obstacle fut et reste le "Trop de parametres" .....d'ailleurs depuis 2 semaines je n'arrive pas a créer une table qui pourrait contenir tous les paramétres pour une consultation médicale en 3 parties avec des critères d'ages et de sexes :/  .......il est important de souligner aussi que la méthode de calcul est assez classique en faite, juste des additions et des totaux ...rien de bien pharamineux !
Merci encore a vous deux :)

Tessel75 · Answer

Re-...
Merci pour la confiance que tu nous fait, à Blux, Antipolis et mm^m.
Pour bien connaitre professionnellement le fonctionnement des hôpitaux, le vrai danger ne me parait pas le nombre de paramètres, il y a des moyens de les maitriser facilement à condition de bien savoir où on va, d'où l'intérêt de Mérise, mais plutôt le flux des données, la quantité à saisir, cela à moins de les avoir déjà synthétiser en amont. C'est surtout cela que tu dois avoir en tête, éviter d'être enseveli sous la masse à saisir; pour le reste, des tables et des formulaires bien conçus au départ doivent permettre d'éviter de se perdre.
Bonne suite.

antipolis a · Answer

"J'ai oublié hier de vous dire que le tableau n'est pas modifiable, c'est a dire que je dois travailler avec comme il est représenté dans le Fichier Excel en haut ! "
C'est ça, faites avec ce que l'on veut bien vous donner, et dém**dez vous.
J'ai connu cela.

Donc, chaque structure vous "balance" son papier, et vous, vous devez empiler tout cela dans Excel.

Si ces tableaux mensuels sont réalisés avec Excel, peut-être pourraient-ils vous transmettre leurs fichiers.
Sinon, créer cet "outil de liaison".

De votre côté, créer un "classeur annuel", avec des "feuilles mensuelles", plus une "feuille de consolidation".

Ensuite, à l'aide de macros, il est facile d'automatiser la transcription des données fournies par chaque structure dans vos feuilles.

Et s'ils ne veulent pas vous fournir les données sous forme dématérialisée, vous n'avez plus, tous les mois, à vous taper la saisie d'environ 200 données.
J'ai connu cela aussi.

Là, on est vraiment pas dans une base de données.
Mais c'est le résultat qui compte.

Tinco · Answer

C'est ça, faites avec ce que l'on veut bien vous donner, et dém**dez vous.
J'ai connu cela. 

Voilà c'est tout a fait ça, on vous balance une demi tonne de paperasse et : "Je veut ça pour avant hier et que ça saute" ! :-/

Donc, chaque structure vous "balance" son papier, et vous, vous devez empiler tout cela dans Excel. 
Oui C'est la méthode la plus rapide que j'ai put faire pour gagner du temps et ne pas crouler sous la paperasse ! avant, j'ai songé a une sorte d'application qui stock les données et les sort avec des critères de Trimestriel ...etc ...mais ne pouvant pas coder ni developper j'ai pensé a Access ! 

Si ces tableaux mensuels sont réalisés avec Excel, peut-être pourraient-ils vous transmettre leurs fichiers.
Sinon, créer cet "outil de liaison". 
C'est moi qui a mit le support papier sur Excel, aucun effort de leurs part ...a part demander l'impossible !

De votre côté, créer un "classeur annuel", avec des "feuilles mensuelles", plus une "feuille de consolidation". Ensuite, à l'aide de macros, il est facile d'automatiser la transcription des données fournies par chaque structure dans vos feuilles. 
C'est ce que je fait en ce moment, bref la consolidation me prend entre 6 et 12 jours par moments ! :/

Bref, je suis cuit quoi ......mais merci quand même les gars, vous avez étés super :)

antipolis a · Answer

Plutôt que de vous envoyer l'édition papier, ne peuvent-ils pas vous transmettre le fichier Excel ?

Ensuite, à vous de jongler avec les macros.

Tessel75 · Answer

Bonsoir,
Pas d'accord! Excusez moi.
Un hôpital (ou une structure de soins) est une grosse machine impossible à faire bouger, sauf à être à la tête et encore. Donc il est inutile de se lamenter sur les documents qui n'arrivent pas comme on voudrait. Il faut prendre ce qu'on a, faire avec du moins mal qu'on peut, et la fermer pour le reste.
Ta réponse, Tinco, ne me surprend pas, elle était à prévoir. "le tableau n'est pas modfiable, c'est a dire que je dois travailler avec comme il est représenté dans le Fichier Excel en haut "
Alors, si tu as lu les documents qu'on t'a indiqué, Blux et moi, c'est à toi de décider au final si la transcription en Access de tes données vaut la peine de s'y atteler ou bien si une consolidation automatisée de Excel n'est pas préférable. Pour avoir fréquenté un peu le forum CCM-Excel, je suis sûr que trouvera plein de personnes très compétentes prêtes à t'aider, surtout pour les opérations les plus coriaces. Non pas que je cherche à te détourner, bien au contraire, mais surtout pour être pratique.
Il faudrait savoir aussi d'où sorte les données que les services t'envoient; si elles viennent d'un système informatisé au départ, ou bien si c'est la gomme, le crayon et la fiche-papier à tous les étages, parce qu'alors des raccourcis peuvent peut-être être envisagés ou non.
En attendant ta réponse, cordialement.

Tinco · Answer

Bonsoir Les Gars :D
Vous allez Rire a mort, j'ai fait un teste de se que je veut avoir, et ce que je veut avoir c'est ça !
Reste juste a comment dire a Access que les cases en bas vont contenir des Chiffres qu'il doit stocker dans une table Mensuel : Janvier - Fevrier ....etc :p

Je sais, je me gourre totalement de manière de faire :D

https://www.casimages.com/i/130430103445396317.jpg.html

https://www.casimages.com/i/130430103728764584.jpg.html

tessel75 · Answer

Bonsoir,
Ne te méprends surtout pas sur mes réponses précédentes. Il ne s'agit aucunement de te rejeter, pour cela il nous suffit, tous que nous sommes, de fermer nos machines et d'aller voir ailleurs. La seule question qui vaille est: comment d'aider?
Il faut que tu saches qu'Access et les bases de données en général sont des outils super-puissants quand ils sont bien utilisés, mais qui demandent une remise en perspective complète de la manière de concevoir les données et de les compiler. C'est ce que veut te dire Blux quand il te parle de "modèles de données". Et c'est la raison pour laquelle nous t'avons envoyé des topos sur Mérise, qui explique ça. C'est à dire les données compilées en table seront organisées de telle sorte qu'elles seront réduites au strict nécessaire justement pour faciliter autant la saisie que l'archivage. Mais évidemment tout ça doit être pensé le mieux possible pour que le travail quotidien par la suite soit le plus léger possible. La rançon est évidemment que la mise au point préparatoire demande un très gros travail d'élaboration et de construction des outils qui seront mis en oeuvre. Et c'est pour cela que j'ai été insistant à te demander si une autre solution ne pourrait pas te satisfaire.

Maintenant, pour voir comment tes feuilles de relevé se présentent, ou comment tu recopies tes données dans des fichiers Excel, le mieux serait que tu nous envoies comme tu l'avais fait hier un modèles de plusieurs de ces pages un peu remplies (mais anonymisées of course) via un fichier Excel de qq feuilles, pour qu'on se rendent compte et qu'on commence à réfléchir à une manière d'organiser tout cela.
A plus tard.

Tinco · Answer

Bonjour Again :D

Voilà j'ai modifié le fichier, prenant par exemple le cas des consultations, j'ai pris comme exemple le 1 Trimestre pour illustrer ce que je veut obtenir, ou plustot se que je suis en train d'endurer lollll

J'espère qu'il est assez claire :

https://www.casimages.com/f.php?f=130501011755222452.xls

Tessel75 · Answer

Bonjour et Bon 1er mai,
Je viens de regarder ton tableau. Mon avis est bien ce que je supposais.
D'abord, ton tableau est très bien fait et il n'y a pas grand chose à y changer, aussi je ne crois vraiment pas que Access t'apportera un gros avantage hormis la facilité de saisie par l'intermédiaire d'un formulaire, mais avec l'inconvénient de changer les habitudes des tes chefs et de ton entourage. Mais il est très possible de faire un formulaire avec Excel. 
Mon conseil est donc le suivant: Va voir sur CCM-Excel et pose leur ta question. Tu y sera très bien accueilli avec un projet aussi clair et bien structuré.
Demande:
1)  t'aider à élaborer un formulaire d'aide à la saisie des données
2)  pour chaque mois mettre les différentes structures sur la même feuille  avec consolidation en bas de tableau, soit 12 feuilles
3)  Récapitulatif trimestriel et annuel sous la même forme par sommation automatique
4)  Elaboration d'une macro pour établir une ventilation par structure selon le même modèle mais à raison une feuille par an par exemple, avec récapitulatif trimestriel intermédiaire.
Voila ce que je soumets à ta réflexion.
Merci de nous tenir au courant. Bonne suite.

Tinco · Answer

Bonjour Tessel, Merci et Bon 1 mai a vous tous :)

Et bien j'avais dans l'idée qu'Excel serait meilleur pour tout ça, c'est juste que n'étant pas une lumière en VBA ni tout autre programmation m'a poussé vers Access.....et effectivement, l'idée du formulaire est vraiment tentante a tous points de vues......Pour ce qui est des supérieurs ils n'en sauront rien puisque de toute façon se qui les intéresse le plus est obtention des rapport sur papier, avec des chiffres bien clairs lorsqu'ils les demandent :)
Se qui serait parfait, c'est comme je l'est signalé hier, ça serait d'avoir ça :
https://www.casimages.com/i/130430103445396317.jpg.html

https://www.casimages.com/i/130430103728764584.jpg.html
et qui stock les chiffres dans une table et l'aide d'une requete je filtre le trimestriel ou annuel puis le tout soit imprimé dans un rapport :)

Mais bon, je suppose qu'on ne peu pas tout avoir en une seule vie lolllll

Un Grand Merci a tout ceux qui ont participé a cette discussion enrichissante j'ai beaucoup apris en a peine 2 jours lollll....C'est magnifique, merci les gars :)

je vais de ce pas aller trainer dans la section Excel pour les narguer avec mes questions lollll

Bonne Journée a tous ;)

Tinco · Answer

Bonsoir les gars :D

Voilà, je voulais juste vous dire que j'ai fini par trouver se qu'il fallait faire pour lier les tables a un seul formulaire avec des quêtes qui donnent des résultats exactes après plusieurs tests lollll.....voilà, me manque plus qu'a trouver comment imprimer les rapports customizés :p

Qui fouine, fini par trouver lolll

https://www.casimages.com/i/130505092919428248.jpg.html

Merci quand même pour votre coup de pouce, ce fut génial :D

Tessel75 · Answer

Bonsoir,
Suis content pour toi si tu as trouvé ce que tu cherchais. J'ai suivi ta demande sur CCM-Excel en étant un peu contrit. Mais aussi, je n'avais pas grand chose de simple à te proposer vu le grand nombre des données à entrer. C'est là la principale difficulté.
Dans tous les cas, Bonne suite
Tessel.

Tinco · Answer

Salut a tous :)
Contrit, mais pourquoi ? :D......mon objectif premier, était de simplifier les choses a mes probables remplaçants puisque de toute manière je quitte bientot ce poste et dans la même lucarne, cela me permettait d'apprendre énormément de choses sur Access que je n'avait jamais eu le temps d'étudier, j'ai fini par trouver qu'Acces n'est rien autre qu'une version clonée et améliorée d'Excel avec des option quelques peu différentes c'est tout :)

J'ai oublié de mentionner ici que les cours de merise et toute la stratégie décrite par vos soins ma grandement permis d'y voir plus clair dans la conception des tables et la logique a suivre pour les lier, ce fut très simple de faire la suite en douceur lollll :D

Ah oui j'oubliais, je cherche maintenant a trouver une soft qui m'aidera a planifier les tours des gardes de nuits des médecins, j'ai essayé un soft qui s'appel GARDIAN, mais j'ai pas trop compris comment il marche celui là lolll

Un Big Merci a vous tous, vous pouvez considérer ce topic comme résolu :D

Questions Sur Access 2007

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