Cherche idée pour résoudre tableau complexe

Bonjour,

je voudrai faire des fiches avec le nom de la commune, le maire, téléphone...
Puis en dessous avoir un tableau qui me renseigne suivant la commune sur les différents sujets que traitent mon entreprise (nb de permis en cours,type de document d'urbanisme,voirie...)
Chose importante, ce document doit être remplissable par chacun à l'aide de fonction simple genre menu déroulant!

pour info , on travaille avec open office.

je ne sais vraiment pas par quel bout commencer, ni avec quel logiciel? (dois-je tout faire sur calc ou dois-je utiliser les bases de données(que je ne maitrise pas du tout)).

merci d'avance pour votre aide.