¿Cómo organizar documentos a distancia?

Cuando un control remoto implica varias fotos, videos, manuales y documentos técnicos, puede resultar difícil localizar rápidamente la información correspondiente a cada material y detectar posibles incoherencias.

Por ello, busco un método simple y eficaz para organizar este tipo de documentos a distancia.

Aquí algunas ideas:
1. Crear una carpeta por unidad con el modelo, el número de serie y la fecha del control.
2. Usar nombres de archivo coherentes, por ejemplo: serie_tabla_borde.jpg o serie_arranque_frío.mp4.
3. Separar los archivos originales de las versiones anotadas o comprimidas.
4. Conservar una tabla resumen con el nombre del archivo, la fecha, el contenido y los puntos a confirmar.
5. Evitar dispersar los archivos entre varias aplicaciones de mensajería.
6. Archivar los documentos validados antes de tomar cualquier decisión.

Para los archivos importantes, también se puede utilizar una huella digital para verificar que no hayan sido modificados.

¿Qué método o qué herramientas utilizan para organizar de forma eficaz sus documentos cuando un control debe realizarse completamente a distancia?