Publipostage Image Word et regroupement

Bonjour,

Le champ INCLUDEPICTURE peut poser un problème lorsqu'il essaie de charger une image avec une URL vide ou incorrecte, ce qui génère l'erreur "Erreur ! nom du fichier non spécifié". Il est possible d'utiliser un champ conditionnel IF pour éviter l'affichage de cette erreur, mais cela nécessite quelques ajustements pour ne pas perturber l'insertion de l'image.

Modifiez la structure du champ IF : Utilisez un champ IF qui vérifie si le lien vers l'image est vide ou non. Si le champ est vide, rien ne s'affiche, sinon l'image est insérée.

La structure du champ ressemblera à ceci :

{ IF { MERGEFIELD "LienImage" } = "" "" "{ INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD "LienImage" } \d }" }
 

Utilisez la combinaison des touches Alt + F9 pour basculer en mode "codes de champ" dans Word afin de pouvoir insérer manuellement ces champs, car les crochets { } ne peuvent pas être tapés directement. Ils doivent être insérés avec Ctrl + F9.

Une fois le publipostage terminé, vous devrez peut-être sélectionner tout le document (Ctrl + A) et appuyer sur F9 pour mettre à jour tous les champs et forcer l'affichage des images.

Merci Bruno

Mais non justement j'ai déjà essayé et ça ne marche pas. Quand j'utilise un champ IF comme indiqué la photo ne se met plus à jour dans le document fusionné en faisant F9

D'accord. Mais il existe peut-être une alternative avec l'ajout d'une image vide dans la base de données.

Si l'utilisation de macros n'est pas pratique pour toi, une autre solution consiste à ajouter un lien vers une image vide directement dans ta source de données (le fichier Excel). Ainsi, au lieu d'avoir des cellules vides dans le champ "LienImage", tu insères un lien vers une petite image transparente ou blanche que tu crées au préalable.

Par exemple, dans Excel, au lieu d'avoir des champs vides pour les personnes sans photo, tu peux remplacer les cellules vides par une URL vers une image blanche (comme C:\chemin\vers\image_vide.jpg).

Cette approche garantit que le champ INCLUDEPICTURE ne tombera jamais sur une URL vide, ce qui évite l'erreur sans nécessiter de champs IF supplémentaires.

As-tu essayé l'utilisation d'un champ IF sans casser le lien de l'image.

Insertion des champs :

Utilise toujours cette structure de champ IF, mais sans directement encapsuler le INCLUDEPICTURE dans l'IF :

{ INCLUDEPICTURE { IF { MERGEFIELD "LienImage" } = "" "C:\\chemin\\vers\\image_vide.jpg" { MERGEFIELD "LienImage" } } \d }
 

Je vais essayer ta réponse mais précision en fait ce ne sont pas des champs vides dans ma base de données j'ai systématiquement un lien c'est dans la planche d'étiquettes quand il n'y a plus de données c'est le champ includepicture qui affiche erreur dans les étiquettes vides restantes sur la page

Personnellement, je n'aurais pas utilisé INCLUDEPICTURE qui est souvent capricieux, surtout lorsqu'il est combiné avec des conditions dans un publipostage.

Un script VBA est plus fiable et permet de contrôler le comportement des images de manière plus fine. 

Par contre, il faut préparer votre fichier Excel avant. Assurez-vous que dans votre fichier Excel, vous avez une colonne avec les URL des images, et que vous avez d'autres colonnes avec les informations nécessaires pour le publipostage.

Dans l'éditeur VBA, allez sur Insertion > Module pour créer un nouveau module.

Insérez le code suivant :

Sub InsertImages()
    Dim doc As Document
    Dim r As Range
    Dim imgPath As String
    Dim i As Integer
    Dim dataField As String
    Dim imageCell As Range
    
    ' Initialisation du document actif
    Set doc = ActiveDocument
    
    ' Parcourt tous les enregistrements du publipostage
    For i = 1 To doc.MailMerge.DataSource.RecordCount
        ' Aller à l'enregistrement en cours
        doc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = i
        
        ' Obtenir le lien de l'image depuis la source de données
        imgPath = doc.MailMerge.DataSource.DataFields("LienImage").Value
        
        ' Vérifier si le lien de l'image n'est pas vide
        If imgPath <> "" Then
            ' Sélectionner le champ ou la cellule où l'image doit être insérée
            Set r = doc.MailMerge.DataSource.DataFields("PositionImage")
            
            ' Supprimer le texte actuel si nécessaire
            r.Text = ""
            
            ' Insérer l'image dans la cellule ou à l'endroit spécifié
            doc.InlineShapes.AddPicture FileName:=imgPath, LinkToFile:=False, SaveWithDocument:=True, Range:=r
        End If
    Next i
End Sub

 Modifiez le code pour correspondre à vos besoins

LienImage fait référence à la colonne dans votre fichier Excel contenant les liens des images.

PositionImage représente l'endroit dans le document où vous souhaitez insérer l'image. Vous devrez peut-être adapter cette partie en fonction de la structure de votre document Word.

Ensuite allez sur Affichage > Macros > Afficher les macros, sélectionnez InsertImages, puis cliquez sur "Exécuter".

Avantages de cette méthode

Plus de flexibilité : Vous pouvez entièrement personnaliser où et comment les images sont insérées.

Meilleure gestion des erreurs : Si un lien est invalide ou manquant, la macro peut ignorer cette image sans provoquer d'erreur visible.

Pas de problème de mise à jour : Contrairement au champ INCLUDEPICTURE, qui nécessite souvent une mise à jour manuelle, la macro insère directement les images dans le document.

Super je vais essayer mais comment je spécifie l'endroit dans mon document word ?

j'avoue que là je suis perdue.

Mon but aurait été de remplir tous les champs via vba mais je suis un peu perdue... par exemple nom, prénom sachant que j'ai les colonnes dans mon fichier excel ainsi que la colonne "Photo" avec le lien URL de la photo

Merci infiniment pour votre aide

Bonjour,

Il faut utiliser les signets ou les champs de fusion (MergeField) pour spécifier l'emplacement où vous souhaitez insérer les images et les autres données.

Pour les images, vous pouvez utiliser un signet dans le document Word, et la macro utilisera ce signet pour insérer l'image à cet endroit.

Pour les autres données (nom, prénom, etc.), Word s'en occupera automatiquement via les champs de fusion standard.

Essayez plutôt avec cette macro modifiée :

Sub InsertImages()
    Dim doc As Document
    Dim imgPath As String
    Dim i As Integer
    Dim imageBookmark As Bookmark
    Dim mergeField As Field
    Dim nomField As Field, prenomField As Field
    
    ' Initialisation du document actif
    Set doc = ActiveDocument
    
    ' Lancer le publipostage, parcourir tous les enregistrements du publipostage
    For i = 1 To doc.MailMerge.DataSource.RecordCount
        ' Aller à l'enregistrement en cours
        doc.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = i
        
        ' Obtenir le lien de l'image depuis la source de données
        imgPath = doc.MailMerge.DataSource.DataFields("Photo").Value
        
        ' Vérifier si le lien de l'image n'est pas vide
        If imgPath <> "" Then
            ' Vérifier si le signet pour l'image existe (par exemple "ImagePlace")
            If doc.Bookmarks.Exists("ImagePlace") Then
                ' Insérer l'image au niveau du signet "ImagePlace"
                Set imageBookmark = doc.Bookmarks("ImagePlace")
                
                ' Supprimer le texte actuel du signet (s'il existe)
                imageBookmark.Range.Text = ""
                
                ' Insérer l'image dans la position spécifiée par le signet
                doc.InlineShapes.AddPicture FileName:=imgPath, LinkToFile:=False, SaveWithDocument:=True, _
                    Range:=imageBookmark.Range
            End If
        End If
        
        ' Mise à jour des champs comme "Nom" et "Prénom" via le publipostage classique
        For Each mergeField In doc.Fields
            If mergeField.Type = wdFieldMergeField Then
                If InStr(mergeField.Code.Text, "Nom") > 0 Then
                    mergeField.Result.Text = doc.MailMerge.DataSource.DataFields("Nom").Value
                ElseIf InStr(mergeField.Code.Text, "Prenom") > 0 Then
                    mergeField.Result.Text = doc.MailMerge.DataSource.DataFields("Prenom").Value
                End If
            End If
        Next mergeField
    Next i
End Sub

Signet pour l'image :

La macro utilise maintenant un signet (nommé "ImagePlace") pour spécifier où l'image doit être insérée dans le document Word. Vous devez ajouter ce signet manuellement dans votre document Word à l'endroit où vous voulez que l'image apparaisse.

Champs de fusion (MergeFields) :

Pour insérer des données comme le nom et le prénom, vous pouvez ajouter des champs de fusion standards (MergeField) dans votre document Word. La macro les parcourt et remplace les valeurs des champs de fusion correspondants avec les données de la source.

Obtenir les données d'Excel :

La macro accède à vos colonnes dans Excel en utilisant doc.MailMerge.DataSource.DataFields("Nom de la colonne"). Vous devez vous assurer que les noms des colonnes dans Excel correspondent exactement aux noms utilisés dans la macro.

Miantenant il faut configurer le document Word :

Insérer un signet pour l'image :

Allez dans votre document Word.
Placez le curseur là où vous voulez que l'image soit insérée.
Allez dans l'onglet Insertion > Signet, puis nommez-le "ImagePlace".

Ajouter les champs de fusion :

Dans Word, allez dans l'onglet Publipostage > Insérer un champ de fusion.
Insérez les champs Nom, Prenom et d'autres colonnes que vous avez dans votre fichier Excel.

Lorsque vous exécuterez la macro, elle parcourra chaque enregistrement du publipostage, insérera l'image à l'emplacement du signet "ImagePlace" et remplira les autres champs (comme le nom et le prénom) avec les données provenant d'Excel.

Cela vous permettra de personnaliser votre document avec des images et des données pour chaque enregistrement du publipostage.