Renseigner des données sur excel via une facture

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15 janvier 2021
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Bonjour,

Je souhaiterais automatiser le renseignement de certaines informations de facture/bons de livraisons vers un fichier excel.

Nous avons des factures/bons de livraison format papier physique et je souhaiterais récupérer les informations suivantes : date de livraison, montant et numéro de commande afin dans les avoir dans un tableau excel.

Cela est-il possible ? J'avais vu que l'on pouvait mettre toutes les factures au format pdf puis via un logiciel récupérer toutes les informations mais cela ne permet pas de gagner du temps. Auriez vous une idée de comment faire ?

Merci,

Cordialement,

3 réponses

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15 janvier 2021
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Bonjour,

Pour les matériels comme pour les logiciels, les prix et les performances peuvent varier fortement. Une rapide recherche sur le net :
Des logiciels OCR :
- https://www.01net.com/telecharger/windows/Multimedia/scanner_ocr/
- https://www.futura-sciences.com/tech/questions-reponses/outils-pdf-logiciels-ocr-sont-meilleurs-11568/

Des scanners de toutes sortes avec OCR : https://www.amazon.fr/b?node=487647031&ref=sr_nr_n_1

Ceci dit, il faut se poser la question de l'investissement en argent et en temps par rapport au bénéfice obtenu.
Le mieux serait que vos fournisseurs apposent un code barre ou un QRCode intégrant un certain nombre de données normalisées. Mais là on quitte le monde réel.

Concrètement, ça risque d'être compliqué à réaliser : je suppose que les factures ne sont pas normalisées d'un fournisseur à l'autre ; que les données à récupérer sont sans doute disposées dans des zones différentes ; pas toujours au même endroit ne serait-ce par exemple que le montant total en fonction de la longueur du document.

En outre si vous cherchez à automatiser l'opération c'est à cause du nombre de papiers à traiter donc un scanner à main ne va pas forcément vous faire gagner du temps !
Avec certains scanner à plat, on peut numériser par lots ce qui évite la manipulation.

Si le fournisseur vous envoyait une version numérique (PDF texte) le gain temps de temps serait considérable puisque vous n'auriez même pas la ROC à réaliser puisque Word par exemple sait ouvrir les pdf.

Bref supposons qu'on arrive à extraire proprement le texte de vos documents (OCR), on peut concevoir un programme qui va chercher des mots clés dans le doc : date de livraison, montant et numéro de commande, pour peu qu'ils soient toujours formatés de la même façon, ce qui doit être le cas pour un fournisseur donné. Il faudrait alors traiter par type de facture/bons (par fourbisseur) puis faire l'import dans Excel.
Théoriquement c'est faisable avec des macros (Word, Excel) ou d'autres langages. En pratique, il faudrait avoir des données réelles pour s'y pencher.
Merci énormément pour votre réponse avec ces précieuses informations,
Je pense effectivement trier tout d abord les factures par fournisseurs (ce qui est déjà fait actuellement) puis toutes les scanner (nos scanner numérisé rapidement les feuilles) après je pense qu’il faudrait juste faire une extraction de donnés différente en fonction des feuilles des fournisseurs. Ce type de macros existerait elle déjà ? Merci encore pour votre superbe réponse
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15 janvier 2021
59 > vinz
De rien :-)

La ou les macros seront spécifiques à vos documents : il faudra nécessairement en adapter voire partir de zéro.
Une fois vos factures numérisées et traitées par OCR, le mieux serait de revenir ici et de mettre à disposition des modèles rendus anonymes, avec des données fictives mais au format de celles à traiter : vous trouverez bien des âmes charitables pour proposer une solution correspondant à votre "cahier des charges".

L'habitude est d'utiliser les service cjoint.com pour héberger les données puis incorporer un lien ici. Mais un autre de votre choix conviendra aussi bien.
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15 janvier 2021
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Bonjour,
A part numériser (scanner le document), je ne vois pas comment faire pour ne pas ressaisir les données.
Il existe de petits scanners à main qui associés avec un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR ou ROC) permettraient sans doute de récupérer uniquement la zone qui vous intéresse. Le résultat de la reconnaissance pouvant être exporté directement dans un fichier de tableur.
Il existe aussi des OCR pour smartphone.
Je n'ai pas de référence précise en tête mais vous trouverez cela facilement sur le net.
Bonjour, tout d'abord merci pour votre réponse.
C'est ce qu'il me semblait, il faut obligatoirement numériser le document. Je pense que c'est ce que je vais essayer, auriez vous le nom de quelques logiciel pouvant effectuer cette reconnaissance afin d effectuer des données précises et les envoyer vers un tableur ? Car je n'arrive pas à en trouver. Merci