Gestion de demandes d'autorisation avec access

Bonjour, et merci d'avance pour votre aide. Je travail dans le domaine portuaire comme gestionnaire des demandes d'accès au port, chaque employé de chaque entreprise a une durée limitée pour accéder au port (Max 1 mois renouvelable 3 fois jusqu'à leur obtention de leurs badges permanents-pour la durée du marché de leurs entreprises), je gère ces demandes avec excel actuellement, et deux éléments sont obligatoire pour donner l'accès, une demande d'accès avec les infos des employés voulant accéder au port et leurs casiers judiciaires(vides bien sûr), donc j'utilise les liens hypertextes pour attribuer un scan des deux pièces à chaque employé.
Le problème c'est que la base de données des demandes et des casier judiciaire devient trop grande pour excel, je viens de perdre tous les chemins des liens hypertextes des mois de Janvier et Février.
J'aimerai utiliser Access pour ce travail mais je ne sais pas quelles tables créer et combien?, comment intégrer les liens hypertextes pour chaque employé ? et quelles relations mettre entre chaque table?.
Excusez ma longue description, c'est un travail sensible et un peu compliqué, si quelqu'un pourrait m'aider, j'en serai très reconnaissant.
Merci