Moteur recherch, docs numériques et papier

Bonjour à tous,

Je suis enseignant débutant, bientôt en vacances, et j'aimerais, avant de m'écrouler sous le nombre et le poids des documents nombreux que je m'apprête à accumuler au cours de ma carrière, trouver un moyen de classer et gérer.

J'aimerais trouver un moyen, de taper, par exemple "théâtre contexte écriture", et que le truc m'indique où je peux trouver, dans mes docs, qu'ils soient numériques ou papier tout ce qui correspond à ces critères.

Ex :
je cherche un exercice d'écriture qui permet de travailler sur la cohérence textuelle, dans le cadre du théâtre du 17ème siècle. je tape "écriture cohérence 17ème", il me sort une liste de docs, aussi bien papier que numériques :
- puzzle Fourberies de Scapin, à tel emplacement sur le disque dur
- texte à trous le malade imaginaire, dans le classeur théâtre, chapitre molière
- etc.

Ce n'est pas très clair à expliquer.

J'hésite entre un tableau, un .odt dans lequel j'utilise la fonction recherche, tout bêtement (ça risque vite de montrer ses limites), une page html à arborescence (mais ça va être fastidieux, puisque chaque doc peut entrer dans plusieurs catégories).

L'idéal est donc d'entrer, pour chaque document, une série de caractéristiques (lecture/écriture/puzzle/texte à trous/ contexte / thème/ où se trouve-t-il...), sans les classer a priori, pour ne pas restreindre l'efficacité du moteur.
Probablement du php ou sql ? Mais je n'y connais rien.

Donc, si l'un(e) de vous connaît un logiciel clés en mains, ou une manière simple (pourquoi pas avec un tuto) de faire ça, ce serait fantastique.

Je poursuis mes recherches de mon côté, mais tout ce que je trouve pour l'instant s'intéresse aux docs numériques, et quand on cherche pour les docs papier, on me parle de suite de numérisation. c'est inenvisageable...

Merci à vous pour la lecture de ce message,
à bientôt j'espère.


PS, et pas des moindres, on peut dire que je n'y connais RIEN en programmation (mais je veux bien apprendre, si ça ne prend pas trop de temps...)