[exchange]Limitation des règles à 32ko [Fermé]

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Salut tous,

Mon soucis est le suivant:
Sur un serveur Exchange, les règles de messagerie (tri,etc...) sont limitées à 32ko.
Mes users ont besoin de créer plusieurs centaines de règles, et donc la limite explose.
La grosse majorité de ces règles sont des règles "client seulement", voire la totalité.

Existe-t'il un moyen de ne pas transmettre ces règles sur le serveur, et donc de ne pas exploser cette limite?

Pour info, j'ai vu ceci:

http://www.forum-microsoft.org/ftopic76774.html
https://www.mapilab.com/exchange/rules/
http://faq.outlook.free.fr/articles.php

La plupart du temps la réponse est "padbol" :(

Merci d'avance

12 réponses


III – LES CONTOURNEMENTS POSSIBLES

III . 1 – Contournements proposés par Microsoft .

Il existe plusieurs méthodes indiquées par Microsoft pour remédier au problème de limitation de taille des règles et de la taille du fichier ‘.pst’ :

· La première méthode consiste à renommer le Fichier d'extension « Pst » afin de gagné quelques octets et ensuite de raccourcir le nom du chemin d'accès à ce fichier comme par exemple le mettre directement dans le disque local.
· La deuxième méthode est de désactiver les règles qui n'ont pas besoin d'être actives pour le moment ou encore de supprimer les règles qui ont été créés pour un problème ou une période précise et qui n'a pu lieu d'être sauvegardées.
· La troisième méthode repose sur fait de donner des noms plus courts à ces règles pour qu'elles prennent le moins de place possible
· La dernière méthode consiste à combiner des règles semblables pour encore une fois réduire la taille des règles.
· Le logiciel Outlook comprend un logiciel de programmation qui permet de créer des macros afin de créer ces propres règles. Ces macros peuvent – être exécutées automatiquement mais elles sont difficiles et longues à mettre en place. Pour développer de telles macros, il faut avoir une très bonne connaissance du logiciel de programmation et connaître les différentes commandes permettant l’exécution de règles par macro automatique.

Une autre méthode consiste à migrer d’Outlook 2003 vers Outlook 2007 afin de passer d'une taille maximale de 32Ko à 256ko.

Nous voyons qu'avec ces différentes méthodes, le problème de la limitation de taille des règles se reposera lorsque la limitation aura encore une fois atteint la taille maximale autorisée.
III . 2 – Autre contournement possible


Une autre méthode possible serait de créer un outil permettant l'envoi de courriels directement dans le dossier de destination de ce type d'erreurs ou encore de ne pas envoyer tel ou tel type de message d'erreurs.
IV – CHOIX DES METHODES RETENUES

Les méthodes qui ont été retenues, sont les méthodes les plus simples à réaliser et les moins coûteuses.

Ma tâche consistait à regrouper toutes les règles qui pouvaient-être mises ensembles, de plus nous avons renommé les règles avec un nom plus court. Cela a permis de gagner une petite quantité de place mais efficace seulement sur un très court terme.

Il fallait trouver un outil permettant de trier l’envoi de mails et qui prendrait ainsi directement en compte l'organisation de la boîte de messagerie.

IV . 1 – Mise en place de l’outil.

L’outil utilisé est un petit utilitaire EventLogMonitor inclus dans la version de Windows XP. Cet utilitaire répertorie les différents événements qui peuvent intervenir sur le matériel informatique.

Pour utiliser cet utilitaire il est impératif d’utiliser un fichier script qui permet de lancer l’exécution d’un programme. Dans ce script nous avons utilisé une commande qui est installutil. Cette commande permet l’installation d’utilitaire.

Pour l’utiliser dans le script, il a fallu tout d’abord informé le chemin d’accés de l’utilitaire à installer pour ensuite utiliser la commande précédente suivit de « –i » et du nom de l’utilitaire.

Par la même occasion un autre fichier script à été créé afin de désinstaller l’utilitaire. Le procédé est le même, le seul changement dans la commande est le « -i » qui devient « -u ».

Après avoir créer ces fichiers, ils ont été copiés directement dans un dossier placé dans le répertoire ‘C :’ du disque, puis dans ce dossier ont été créé des fichiers de configuration.

Lors de l’installation plusieurs fichiers sont créés. Ils serviront lors de l’execution de l’utilitaire.

IV . 2 – Fonctionnement du programme

Après avoir été installé, l’utilitaire enregistre tous les messages d’erreur, de mise en garde ou autre dans un dossier. Grâce à un fichier de configuration, il nous est possible de mettre en place des déclencheurs.

Pour être plus clair, les déclencheurs vont-être des événements qui provoqueront l’exécution d’une tâche selon des critères que nous avons programmés préalablement dans le fichier de configuration.


Par exemple si l’utilitaire lit un message généré par la machine et que ce message comporte un mot dans l’objet comme « Warning » ou encore « Error » : il vérifie alors dans sa configuration s’il doit effectuer une tâche en rapport avec un de ces mots dans l’objet. Si tel est le cas il vérifie la deuxième condition qui est inscrite dans le fichier de configuration, et ainsi de suite jusqu'à ce qu’il trouve une règle qui valide l’ensemble des conditions et arrête d’en traiter d’autres.


IV . 3 – Configuration du programme

Comme nous l’avons vu précédemment, il est possible de modifier le fichier de configuration afin que certaines tâches soient effectuées lors de la génération des messages d’alertes.


IV . 3 . a – Fichier de configuration

Le fichier de configuration est un fichier au format XML. C’est un langage qui permet de définir un jeu de règles et de contraintes. Ce fichier permet d’élaborer une liste de tâche à effectuer lors d’un événement précis.

Le fichier de configuration est édité à l’aide d’un éditeur de texte qui dans notre cas est le logiciel Notepad ++. Pour créer une tâche lors de la réception d’une alerte, il nous faut élaborer un déclencheur a l’aide de l’éditeur de texte dans le fichier de configuration.

Dans un premier temps, nous indiquons quelles sont les conditions prises en compte pour l’exécution de ces tâches c’est à dire : s’il s’agit d’une alerte de type erreur, si c’est un message de mise en garde ou encore un message de bug. Nous renseignons la source et le code de l’événement. Bien sûr il est possible de renseigner les champs comme la source, d’une façon moins précise car d’autres messages peuvent être générés par une source différente mais avec les mêmes « symptômes».

Ensuite après avoir effectué cette étape, nous pouvons pour être plus précis et indiquer dans une condition quels sont les mots qui doivent être contenus dans le corps du courrier électronique pour que l’utilitaire continue d’effectuer la règle.

Pour finir, nous indiquons la tâche à effectuer lors de la génération du message comme envoyer le rapport correspondant à l’erreur dans la boîte de réception Alertes_système ou supprimer ce message pour ne pas encombrer la boîte de réception et dans le cas de l’envoi, il nous faut renseigner une dernière condition qui est le nom du dossier destinataire.


V – AVANTAGES ET INCONVENIENTS DE LA METHODE

Les avantages de la méthode :

· Traite le message directement dès sa génération.

· Empêche l’envoi intempestif de message dans la boîte de réception.

· Limite le nombre de règles d’Outlook.

· Gain de temps lors de la réception du courrier et de l’ouverture d’Outlook.

· Filtrage de message d’une meilleure qualité car d’une meilleure précision que dans le logiciel Outlook.

· Taille du fichier limité à la taille du disque dur donc permet d’intégrer une très grande quantité de règles.

· Supprime les messages du journal qui ne sont pas indispensable et donc libère de la place.

· Permet de réagir directement sur un problème grâce à l’automatisation de la tâche.

· Déploiement facile sur tous les postes une fois le dossier de l’utilitaire complet et les règles élaborées.


Les inconvénients de la méthode :

· La configuration est longue à mettre en œuvre, elle nécessite beaucoup de temps

· Plus la précision est grande pour la règle établie, plus la configuration sera longue à mettre en place.

· Les règles avec des conditions très précises seront plus longues à analyser

· Si aucun déclencheur n’a été mis en place pour un message précis et si ce message ne rentre pas dans une catégorie déjà configurée alors le message n’est pas traité.

· Mise à jour à faire manuellement si de nouveaux messages n’ont jamais été générés auparavant afin de recevoir une notification sur cette alerte.


VI – CONCLUSION

Durant mon stage dans cette société, j’ai réalisé qu’il était impératif d’être informé sur le traffic et l’état du réseau, afin d’éviter tout problème.La messagerie Microsoft Outlook fusionnée avec la version Microsoft Exchange est un très bon outil qui permet d’avoir un accès direct à l’information sans pour autant être obligé d’être connecter directement au matériel.


Outlook nous offre beaucoup de possibilité pour la gestion des messages comme pour l’organisation des différents dossiers contenus dans le compte de messagerie. Il permet une bonne gestion des messages grâce à la possibilité de mise en place des règles et de filtres mais le logiciel atteint vite sa limite de taille.


Il est important de remédier au plus vite aux limites des logiciels présents au sein de l’entreprise, sans pour autant changer la stratégie mise en œuvre auparavant par la société.


Il était impératif délaborer un ensemble de solutions qui permettaient une certaine perenité pour ne pas être occupé quotidiennement à régler ces problèmes


Les moyens utilisés pour remédier au problème doivent être les plus rapides à mettre en œuvre et ne doivent pas déranger le bon fonctionnement du trafique sur le réseau ou très peu s’il n’y a pas d’autre moyen.


De plus, il est préférable de mettre en place les stratégies les moins coûteuses ce qui ne veut pas dire les moins efficaces.
5
Merci

Quelques mots de remerciements seront grandement appréciés. Ajouter un commentaire

CCM 60511 internautes nous ont dit merci ce mois-ci

Une solution simple, mettre toutes les regles que l'ont souhaite sans les activer (case non coché) puis créer le script vba suivant :

Il lancera chaque régle l'une après l'autre :), le plus simple et de lier la macro à un bouton dans l'interface.

Sub RunAllInboxRules()
Dim st As Outlook.Store
Dim myRules As Outlook.Rules
Dim rl As Outlook.Rule
Dim count As Integer
Dim ruleList As String
'On Error Resume Next

' get default store (where rules live)
Set st = Application.Session.DefaultStore
' get rules
Set myRules = st.GetRules

' iterate all the rules
For Each rl In myRules
' determine if it's an Inbox rule
If rl.RuleType = olRuleReceive Then
' if so, run it
rl.Execute ShowProgress:=True
count = count + 1
ruleList = ruleList & vbCrLf & rl.Name
End If
Next

' tell the user what you did
ruleList = "These rules were executed against the Inbox: " & vbCrLf & ruleList
MsgBox ruleList, vbInformation, "Macro: RunAllInboxRules"

Set rl = Nothing
Set st = Nothing
Set myRules = Nothing
End Sub

--- > Le code provient : http://www.outlookcode.com/codedetail.aspx?id=1266

Bon courage à tous :)

Laurent
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Salut Laurent
Pas mal aussi comme méthode, mais cela ne fonctionne pas avec Outlook 2003, seulement 2007 (cf les commentaires à la suite de ton lien)
>
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Bonjour,

je voulais juste savoir si cela n'est applicable qu'en local.

Car je viens de faire le test mais je ne trouve aucun .pst sur mon poste (ils doivent certainement se trouver sur le serveur exchange ?)

Merci pour votre aide.
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22 juin 2009

Bonsoir Laurent

le script que tu as mis est absolument parfait.
je ne suis pas expert en macro du tout et très peu de temps pour apprendre tout cela. j'ai testé sur mon ordi au bureau qui a 2007 et c'est exactement parfait et cela a fonctionné...une fois malheureusement.

Impossible de reproduire à nouveau le script. que des messages d'erreurs. je ne comprends pas et je ne sais pas du tout comment faire pour y remédier.

Est-il possible que tu m'aides en faisant un netviewer car je suis vraiment dans le tracas. j'ai passé deux heures à essayer de comprendre. A remettre les règles en bon état pour que cela fonctionne. j'ai affecté des couleurs ce qui est vraiment top pour bien gérer tous les mails mais j'avais besoin exactement de ce type de programme qui puisse à la fin de la journée classer les mails que j'avais lus....et maintenant je repars de 0 mais en ayant vu que cela fonctionnait.
Je suis allé sur les liens anglais mais trop dur pour moi pour tout comprendre car là ils sont experts.

Peux-tu m'aider ? Mille mercis d'avance.
Zigzagbis
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salut Castor
pour l'instant j'ai pas meiux que ce que tu as trouvé mais je pose la question à notre SI car on vient de passer à Exchange 2003
et toi, tu es sous quelle version d'Exchange ?
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C'est du 2003 aussi
Sous 2007 la limitation peux être montée à 256ko, ca resterait light mais avec 2/3 astuces ca serait plus gérable (en jouant sur les noms des regles, des pst, etc...)
Pour le moment je regarde du coté de vbscript, voir siy'aurait pas moyen de tricher un peu
Mais c'est pas gagné...
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Bon ca progresse un poil...
J'ai trouvé le moyen de faire du tri en vb, mais c'est pas interressant, ca implique que chaque personne dévelope son propre script... Je vous laisse imaginer la cata!!!

Y'a t-il un moyen de faire exécuter des règles de tri via un script?
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salut Castor
j'ai avec mon SI pas d'autre moyen connu pour augmenter la limite des 32 Ko autre que celui (payant) que tu as déjà trouvé

bon courage
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Bon on reprend (troisieme perte du post)
Je disais:
Avec Outlook 2003, pas de solution propre
Avec Outlook 2007, il existe un objet Outlook.rules (et plein d'autres) permettant de créer/supprimer/executer des regles via des macros VBA
Donc il faut
1/ créer tes règles sans les activer pour ne pas qu'elle se copient sur le serveur
2/ créer un script qui exécute ces règles à l'arrivée des messages

Je vais y travailler, quand ca sera a peu près propre j'essairai de le poster ici
Merci, cela m'interesse aussi !! car pas moyen d'augmenter cette sacrée limite de 32Ko ...

Et je prepare aussi des regles pour le travail, mais cela ne fonctionne pas en totalité..

Si tu as une solution d'execution de regles par un scritp en VB, je suis preneur.

Cordialement

Vincent
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J'ai développé un petit truc, je le poserai ici quand j'aurai 5 minutes
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(j'ai supprimé le post ou tu mettais ton mail... Pas prudent ca :p )


Bon ça mérite un peu d'améliorations, notamment dans la gestion des erreurs


Public WithEvents myOlItems As Outlook.Items

Public Sub Application_Startup()
    Set myOlItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub myOlItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    On Error Resume Next
    
    '---------------------------------
    ' CHANGE THE FOLLOWING SETTINGS
    '---------------------------------
    Excel_Workbook = "rules.xls"
    
    Root_Folder_Name = "D:\Mail\"
    Log_File_Name = "rules.log"

    '---------------------------------
    ' DO NOT CHANGE THE FOLLOWING CODE
    '---------------------------------
    Excel_Workbook = Root_Folder_Name & Excel_Workbook

    Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set myNameSpace = myOlApp.GetNamespace("MAPI")
    Set myOrigFolder = myNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    
    Set myXlApp = CreateObject("Excel.Application")
    Set myWorkBook = myXlApp.Workbooks.Open(Excel_Workbook)
    
    Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    
    If TypeName(Item) = "MailItem" Then
        intRow = 2
        Do Until myXlApp.Cells(intRow, 1).Value = "" And myXlApp.Cells(intRow, 2).Value = ""
        ' Parsing règle
            If Not myXlApp.Cells(intRow, 1).Value = "" Then
            ' Address not null
                If StrConv(Item.SenderEmailAddress, vbLowerCase) = StrConv(myXlApp.Cells(intRow, 1).Value, vbLowerCase) Then
                    If Not myXlApp.Cells(intRow, 3).Value = "" Then
                    ' Archive not null
                        If Not moveMail(myDestArbo, myXlApp, intRow, myNameSpace, Item) Then MsgBox "Mail not moved to folder (line " & intRow & " in Rules File)", vbCritical, "Castor Sorting Script"
                        Exit Do
                    End If
                End If
                If InStr(1, StrConv(Item.SenderName, vbLowerCase), StrConv(myXlApp.Cells(intRow, 1).Value, vbLowerCase), vbTextCompare) Then
                    If Not myXlApp.Cells(intRow, 3).Value = "" Then
                    ' Archive not null
                        If Not moveMail(myDestArbo, myXlApp, intRow, myNameSpace, Item) Then MsgBox "Mail not moved to folder (line " & intRow & " in Rules File)", vbCritical, "Castor Sorting Script"
                        Exit Do
                    End If
                End If
            End If
            If Not myXlApp.Cells(intRow, 2).Value = "" Then
            'Object not null
                If InStr(1, Item.Subject, myXlApp.Cells(intRow, 2).Value, vbTextCompare) Then
                    If Not myXlApp.Cells(intRow, 3).Value = "" Then
                    ' Archive not null
                        If Not moveMail(myDestArbo, myXlApp, intRow, myNameSpace, Item) Then MsgBox "Mail not moved to folder (line " & intRow & " in Rules File)", vbCritical, "Castor Sorting Script"
                        Exit Do
                    End If
                End If
            End If
            intRow = intRow + 1
        Loop
    End If
    myXlApp.Quit
End Sub

Function moveMail(myArbo, myXlFile, myIntRow, nameSpace, myItem) As Boolean
    On Error Resume Next
    myBool = True
    
    Set myArbo = nameSpace.Folders(myXlFile.Cells(myIntRow, 3).Value)
    mySubArbo = Split(myXlFile.Cells(myIntRow, 4).Value, "\", -1, vbTextCompare)
    For Each Folder In mySubArbo
        Set myArbo = myArbo.Folders(Folder)
        
        If Err.Number Then
            MsgBox "Error : Folder " & Folder & " doesn't exist", vbCritical, "Castor Sorting Script"
            myBool = False
            Exit For
        End If
    Next Folder
    If myBool Then
        myItem.move myArbo
    End If
    moveMail = myBool
End Function


Ça fonctionne avec un classeur excel (chez moi rules.xls, stocké dans d:\mail)
Première ligne: titre (non prise en compte
Colonne 1 : adresse mail ou nom
colonne 2 : objet
colonne 3 : Nom de l'archive PST pour le tri
colonne 4 : Chemin dans l'archive
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salut Messire Castor

peux-tu m'expliquer un peu plus la mise en place
un fichier excel et tu colles tout ça dans un module ?
tes règles portent uniquement sur l'expéditeur et/ou l'objet du message c'est ça ?

merci (faut dire que j'y connais point grand chose en prog)
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Tiens messire Usul :)

Donc en fait le code en question est du VBA, donc directement intégré à Outlook (il faut activer les macros)
Ça crée un fichier .otm que tu peux ensuite copier/coller à loisir dans les profils utilisateurs (ça passe dans les profils itinérants je pense)

Ensuite je colle un fichier Excel tout simple dans mon d:\mail (tu peux changer le path dans le code, sous la partie "CHANGE SETTINGS"

Dans ce fichier
* première ligne=titre (juste informatif)
* une ligne=une règle (donc limité à 65535 règles)
* ordre prioritaire (première règle matchée l'emporte)
* une ligne vide stoppe le script
* la colonne "adresse" est prioritaire sur la colonne "objet"
* si la colonne "archive" est vide, la règle ne s'applique pas
* la colonne "archive" doit contenir le nom EXACT vu dans Outlook (par exemple mon fichier peux s'appeler "castor.pst" mais être vu comme "dossier perso castor" sous Outlook)
* Les règles sont lues après les règles Outlook "normales"
* Les règles s'appliquent à chaque fois qu'un mail arrive dans "inbox", que ça soit en popant, via Exchange ou avec un déplacement manuel
* Oui elles ne prennent en compte que l'expéditeur ou l'objet (ça couvre déjà 90% des cas :p du moins pour moi)
* Attention!! si l'expéditeur est dans l'infra Exchange, il faut mettre son nom et non son adresse mail (dans Exchange l'expéditeur est un objet AD avec un cn, etc...). Par contre si c'est un externe, ça dépend de comment il envoie (l'adresse mail marche toujours dans ce cas)
* Je n'ai pas testé le tri dans les dossiers "Exchange", uniquement dans une archive PST locale (mais ça doit marcher je pense)
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113 > nutshop
Bah nan désolé, c'est une macro que j'ai développé tout seul avec mes petits doigts :(
Donc tu ouvres outlook, tu fais "alt+f11" (de mémoire) ca ouvre un éditeur de macro, tu copicolles mon code (il n'est peut être pas exempt de bug...) tu actives les macros (sous 2007 je sais plus trop ou ca se trouve)
Tu crées un fichier Excel que tu mets dans d:\mail\rules.xls
Et tu remplis le fichier suivant mes explications ci-dessus
>
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11 mars 2015

Merci pour ta réponse rapide !
Bon, je vais juste te poser 4-5 questions.
Si ça te prend la tête dis le moi et j'arrête de suite !!!

1 - Le fichier .otm, je le sauvegarde où ?

2 - Tu parles des colonnes "adresse" et "objet", les deux doivent-elles être renseignées (je suppose que non) ?

3 - Dans la colonne "Archive", quelle est la syntaxe pour préciser le répertoire dans le dossier pst ?

4 - Quel intérêt d'une colonne archive vide si la règle ne s'applique pas ?

5 - Dans ton code, j'ai vu : Log_File_Name = "rules.log", doit-on créer ce fichier ?

Voilà, merci pour ta sympathie,
Nutshop
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11 mars 2015
113 > nutshop
Oulaaa faut que je m'y replonge :p
Alors...
1/ Le fichier .otm se crée tout seul quand tu passe par l'interfce de création de macro... Il est dans ton profil (de me mémoire sous app data/ms/outlook). C'est surtout utile pour déployer la macro sur plusieurs postes
2/ Non pas forcément. Une seule suffit. Si ls deux sont renseignées, adresse est prioritaire (de mémoire toujours)
3/ Archives correspond uniquement au "nom" de l'archive (le fichier pst), par exemple "dossier personnel". Le chemin dans l'archive (les sous-dossiers) sont dans la colonne 4 (que j'appelle "path") sous la forme "dossier/sousdossier/"
Le dossier doit exister sous peine de plantage de la macro ^^
4/ Aucun, c'est une protection anti-bug :) (je connais les users :p)
5/ Euh de mémoire toujours, le fichier ne sert a rien (le log n'est pas implémenté ^^).
>
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Bon, ben y doit y'avoir une incompatibilité soit avec outlook 2007 soit entre Excel 2003 et outlook 2007 parce que je n'arrive pas à faire fonctionner.
Bon c'est pas grave : merci du temps que tu as pris pour moi !
Bonne continuation,
Nutshop.
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11 mars 2015
113 > nutshop
Ca a été développé pour 2003, il peut y avoir des différences sous 2007
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merci mon gars ;-)