Réduire la taille d'un fichier Excel format xml [Résolu]

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 LinDouch42 -
Bonjour,

Après avoir créer un fichier excel, avec beaucoup de copier/coller, des vba/macros, beaucoup de formule, mon fichier est parfait pour l'exploiter mais le seul pb, la taille, qui ralenti l'enregistrement et l'annulation d'une action (parfois même en plantant le fichier).
Existe-t-il une action pour réduire la taille du fichier (8722 ko) sans défaire ce qui a dedans?

Merci



Configuration: Windows / Chrome 86.0.4240.198

7 réponses

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16 novembre 2020
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Bonjour,

Tu peux sélectionner toutes les lignes vides après la dernière utilisée et les supprimer puis faire de même pour les colonnes.
Vérifies aussi qu'il n'y a pas une multitude de mFC inutiles dans la feuille
Bonjour,

J'ai suivi tes conseils et c'est encore pire. Mon fichier est a de 13960ko .

J'ai supprimé toutes les colonnes et toutes les lignes vides de chaque feuilles, puis je les ai masqué. Sauf pour deux feuilles, dans lesquelles, à chaque fois que j'ai voulu faire la manip, un message me disant que ca va prendre du temps pour effectuer la manip,; quand je clique OK, le fichier ne répond plus.

Une autre idée?
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16 novembre 2020
1 521 > LinDouch42
Tout d'abord, masquer les lignes est inutile.
« Sauf pour deux feuilles, dans lesquelles, à chaque fois que j'ai voulu faire la manip, un message me disant que ca va prendre du temps ...» : c'est donc là le problème ...
Plusieurs hypothèses :
- des formules ou des MFC ou des validations reproduites jusqu'en bas de page.
- ces feuilles sont corrompues
Tu peux regarder où se trouve la dernière cellule utilisée en tapant ctrl + Fin

Tu peux essayer d'enregistrer le fichier au format xlsb
Merci Patrice

https://www.cjoint.com/c/JKouDNbPiuj

"Tout d'abord, masquer les lignes est inutile."
C'est pour une meilleure ergonomie pour les utilisateurs mais aussi pour ne pas acceder à des cellules qui déterminent des formules
"des formules ou des MFC ou des validations reproduites jusqu'en bas de page."
pas MFC mais des validations de données pour creer des liste (sources dans d'autre feuilles) et des formules reproduites en nombre
"- ces feuilles sont corrompues"
Comment savoir?
"Tu peux essayer d'enregistrer le fichier au format xlsb"
Est ce que cela conservera mes macros? quels sont les impacts ? Car je veux pouvoir utiliser le fichier tel quel

Dans le fichier joint, j'ai créer une copie des deux feuilles posant soucis. A votre avis, est-ce qu'une ou des bva pourraient régler le pb?
Je reste à votre écoute pour tout conseil.

Merci
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16 novembre 2020
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Le fichier xlsb conserve les macros, tu peux ensuite fermer, ré-ouvrir et enregistrer en xlsm.

Tes 2 pages sont corrompues : la fin de la plage utilisée (crtl + Fin) se trouve sur la dernière ligne de la feuille, sans raison apparente. Ça explique la taille anormale du fichier.
D'autre par elles contiennent de très nombreuses liaison externes vers un fichier similaire, est-ce normal ?

Si xlsb ne résous pas le pb, on peut essayer de les récupérer par macro mais il faut le fichier entier (à cause des liaisons interfeuilles)

Cordialement
Patrice

Personne ne peut détenir tout le savoir, c'est pour ça qu'on le partage.
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18 novembre 2020
14 605 > LinDouch42
Ben ... tu n'as plus que le quart de ta taille de départ ! C'est appréciable, non ?
>
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18 novembre 2020

Carrément :-) ;-).

Ca va beaucoup plus vite et ca plante moins. Après j'attends la réponse de Patrice, car si je peux encore l'améliorer, c'est que du plus.
Mais pour ma connaissance, qu'est ce qui est susceptible de corrompre un fichier, cela vient d'ou?

Cdt
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18 novembre 2020
14 605 > LinDouch42
Il y a hélas de multiples raisons ...
Certaines sont d'ordre "hard", c'est-à-dire provenant du matériel (ordinateur) ou du logiciel (système d'exploitation ou logiciel de bureautique) ou d'ordre "soft", c'est-à-dire causées par le créateur ou l'utilisateur du fichier, qui a effectué des raisonnements erronés, ou écrit des formules non conformes, ou créé des macros défectueuses.
Le plus souvent, ce sont des virus qui traînent dans l'ordinateur, ou des fichiers-système qui subissent un défaut.
Dans la pratique, ce sont des insertions hasardeuses d'éléments non vérifiés (à l'occasion d'un téléchargement ou d'une copie) qui amènent une perturbation dans le fichier (ou pire, dans le logiciel) !
>
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18 novembre 2020

Merci pour ces précisions Raymond.

Pour info, j'ai enregistré de nouveau sous un autre nom pour faire des essais et des modification supplémentaire (concluant) et en enregistrant j'ai eu la bonne surprise de voir que le fichier est descendu à 1353ko.

Merci beaucoup pour ton aide dans ce dossier.
A+
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18 novembre 2020
14 605 > LinDouch42
1353 Ko, c'est seulement 15,5% de 8722 Ko ! Un sacré progrès ...
Tu vois qu'on peut souvent faire d'importants gains de taille de fichier, en optimisant formules, mise en page et mise en forme, et surtout en gérant le nombre de cellules impactées (y compris par des formats).
Amicalement.
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18 novembre 2020
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Tu as 1002 colonnes et 613 lignes avec 4775 cellules renseignées ; c'est déjà beaucoup !
Si tu dois gérer 1000 factures avec 600 articles, il vaut mieux choisir autre chose qu'Excel ou Calc ...
Merci Raymond, j'ai suivi ton conseille et réduis mes colonnes et mes lignes ;-)

Cdt
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16 novembre 2020
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Re,

« Le fichier est tomber à 2672 ko. Est-ce encore trop? »
Difficile de répondre sans voir le fichier.
Il me semble que la façon de stocker les informations des factures est inutilement dévoreuse d'espace.
Pourquoi ne pas stocker que les informations nécessaires (référence et quantité >0) ?
Bonjour,

C'est à dire? et comment faire ?

Merci
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16 novembre 2020
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Sans savoir à quoi sert ce fichier, il est impossible de répondre précisément ...
Mais c'est le concept qui me parait aberrant.

Il faudrait travailler comme dans une base de données avec des tables et dans chaque table :
- un champ (colonne) par information à stocker, pas de champ inutile
- une ligne par enregistrement (par facture)

Selon le cas, Excel n'est peut-être pas le bon logiciel : ce n'est pas un gestionnaire de base de données. Cependant depuis qu'il intègre Power Query il peut s'en rapprocher.
>
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16 novembre 2020

Merci

Ce fichier est un outil de facturation.

Cdt