Automatisation d'une tâche d'affectation de créneaux [Résolu]

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Bonjour,

Je travaille dans une association en charge d'une boutique dont j'assure la logistique. Chaque semaine je dois m'assurer que des membres tiennent la caisse aux horaires d'ouverture. Pour cela je dois prendre les disponibilités ( sur toute la semaine ) de chaque membre et affecter, à chaque créneau de la semaine deux personnes pour assurer le service. Pour cela j'utilise Doodle, un site qui me permet de créer un événement ( staff boutique semaine x ) avec plusieurs choix de dates et de créneau et je partage le lien aux membres de mon association pour qu'ils cochent tous les créneaux ou ils sont disponibles. Je reçois les résultats et une fois que je les ai tous, je répartis manuellement les membres en fonction de leur disponibilités. Je publie ensuite un post facebook sur le groupe de mon association pour indiquer la répartition des créneaux.
Problème : C'est long et fastidieux. Existe-t-il un moyen d'automatiser cette tâche ? Je connais assez mal Doodle et malgré mes petites recherches je n'ai pas trouvé de fonctions qui pourraient ressembler à une affectation automatique. Sinon existe-t-il un outil similaire qui affecterait pour chaque créneau horaire, des participants en fonction de disponibilités à partir d'un sondage auquel ils auraient préalablement répondu ?
Dans l'idéal, serait-il également possible de générer un texte type avec l'affectation des différents créneaux ?

Je suis certain que des personnes ont déjà été confronté à ce problème avant moi et ont trouvé un moyen de l'automatiser ! Cela me ferait gagner énormément de temps dans mon travail.

Merci d'avance ;)

Ps : On peut exporter le tableau des réponses avec les disponibilités sur excel

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Si tu es sous Windows et que tu mets les disponibilités dans le fichier: "dispos.txt" telles que définies dans le msg précédent et telles quelles y sont actuellement (en respectant les espaces); ce soft qui restera 14 jours chez l'hébergeur, te fera les affectations-->: https://www.mediafire.com/file/aefjmm760pb6vfx/Affectation.zip/file

Note: Tu peux remplacer le mot "participant" par des noms propres, mais il faut conserver l'espace et le chiffre (sinon il faut modifier le soft).
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24 février 2020

Merci beaucoup de vos efforts ce soft à l'air très utile et je le garde au cas ou le principe pourrait m'être utile plus tard !
J'ai fait des recherche sur d'autres forums, en particulier spécialisés excel et je suis tombé sur un fichier excel qui générait un planning en fonction de disponibilités à l'aide d'une macro. Je me suis simplement arrangé pour rentrer mes créneaux maintenant je n'ai qu'à copier les résultats de mon sondage directement, remplacer les OK par des x et le planning est généré automatiquement. Cela me convient tout à fait ! Je vous joins le lien du forum et du topic en question pour les éventuels curieux et je marque celui-ci comme résolu.

https://forum.excel-pratique.com/viewtopic.php?forum_uri=applications&t=52363&start=

Merci beaucoup @carol103 :)
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27 juillet 2020
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Et si un créneaux ne trouve pas de disponibles, il se passe quoi ?
Les créneaux sont-ils fixes ?
Tous les disponibles ont-ils le même niveau d'affectation ou y a t-il des grades ?
Peux-tu montrer un exemple du format de disponibilité, ex: Nom; jour; 00h00 à 00h00 ?
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Il faut aussi savoir s tu veux gérer des heures rondes, des demie heures ou des minutes; le nombre de disponibles...ect.
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24 février 2020

Les créneaux sont toujours les mêmes : Trois par jour, de 11h15 à 13h puis de 13h à 14h45 puis de 14h45 à 16h30 du Lundi au Vendredi. Si un créneau ne trouve pas de disponible on s'arrange comme on peut au pire on laisse une personne toute seule sur un créneau mais de manière générale cela n'arrive jamais.
Admettons dans un premier temps que tous les disponibles ont le même niveau d'affectation. Si cela marche c'est déjà bien. Vraiment vraiment dans l'idéal, au début de l'année on essaie de faire travailler ensemble un première année et un deuxième année pour que l'un forme l'autre donc il faudrait associer deux membres à deux grades différents. Si c'est possible c'est super sinon tant pis.
Je ne comprend pas très bien la question sur les heures rondes mais je ne pense pas que cela soit utile puisque les créneaux sont fixes aux heures que je vous ai données.
Je vous joins une capture d'écran du document excel en question.



Merci de vos réponses !
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27 juillet 2020
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Le tableau n'est pas très lisible (trop petit)
En fait il faudrait la liste complète des disponibilités si tu ne veux pas mettre des noms remplace les par des lettres (A1 pour 1er année; A2 pour 2nd année; B; C; D...ect
Ex de dispos:
A1 Mardi 11h00 à 12h00
B2 Jeudi 13h00 à 15h30
Il suffit de tout sélectionner/copier dans le tableau et de coller dans le bloc note pour l'avoir en ".txt"
Et tu la colle ici
La question subsidiaire: Es-tu sous Windows ?
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24 février 2020

Je ne suis pas sûr d'avoir compris le message. Je vous joint une photo mieux cadrée. Voila ce que j'obtiens en copiant le tableau sur bloc notes puis ici :

février 2020
lun. 17 mar. 18 mer. 19 jeu. 20 ven. 21
11:15 – 13:00 13:00 – 14:45 14:45 – 16:30 11:15 – 13:00 13:00 – 14:45 14:45 – 16:30 11:15 – 13:00 13:00 – 14:45 14:45 – 16:30 11:15 – 13:00 13:00 – 14:45 14:45 – 16:30 11:15 – 13:00 13:00 – 14:45 14:45 – 16:30
Participant 1 OK OK OK OK
Participant 2 OK OK OK OK
Participant 3 OK OK OK OK
Participant 4 OK OK OK OK OK OK
Participant 5 OK OK OK OK OK OK
Participant 6 OK OK OK OK OK
Participant 7 OK OK OK OK OK OK
Nombre 3 2 3 2 3 3 2 3 1 2 2 2 3 2 2

Cela n'a pas l'air très lisible et utilisable. Vous comprenez bien que plusieurs personnes marque plusieurs disponibilités. Ce que je cherche à faire est une fonction, ou n'importe quoi qui affecte à l'un des participants l'un des créneaux pour lequel il s'est déclaré disponible de manière à ce que tous les créneaux soit remplis. Je ne comprend pas très bien pourquoi vous voulez remplacer les noms par des lettres ...
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La première liste ce sont les créneaux (déjà communiqués)
Pour que le participant soit ok, il faut que sa disponibilité soit raccord avec un créneaux.
Alors soit:
1-: C'est toi qui communique les créneaux aux participants et ceux-ci se déclarent "ok".
2-: Soit les participants te communiquent leurs disponibilités et c'est à toi de dispatcher sur les créneaux
Je crois comprendre vue ta demande que tu es dans le cas N°2
Et donc, pour faire un soft qui dispatche il faut la liste des disponibilités (ou à minima un modèle)
Donc:
Untel dispo le Lundi de: **h** à: **h**
Un autre: ... de:... à: ....
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Dans le cas N°1 il faudrait nommer les créneaux:
Lundi créneaux 1 2 3
mardi créneaux 4 5 6
Mercredi ...7 8 9
Jeudi ...10 11 12
Vendredi ...13 14 15
Ainsi tes participants nommeraient les disponibilités, et selon ton tableau:
participant 1: 1 2 6 12
participant 2: 2 4 5 8
participant 3: 3 4 7 8
participant 4: 3 6 7 11 13 14
participant 5: 1 5 10 12 14 15
participant 6: 1 5 9 10 13
participant 7: 3 6 8 11 13 15
Il sera alors beaucoup plus facile de remplir les créneaux
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Comme j'ai "mangé" que tu voulais deux participants par créneaux, j'ai modifié le soft (je code pour le fun).
On peut prendre les deux premiers.
C'est là pour 14 jours-->: https://www.mediafire.com/file/ajijio22bympp92/Affectation.zip/file
Très bien que tu t'en soit sorti avec l'exel

En aparté: on constate une fois de plus que mettre les commentaires sous le message commenté n'a aucun sens.