Problème base de données

Bonjour la compagnie,

J'ai un petit souci avec une base de données. Je ne trouve pas la solution à mon problème sur internet alors je me permets de vous le demander ici.

Voici mon petit problème:

J'ai 3 fichiers excel. Le fichier X et Y sont des fichiers de suivi enregistrés en tant que modèle, car nous devons remplir pour chaque tâche un nouveau fichier.
Le fichier Z est une base de données toute simple avec un seul tableau à trois colonnes. L'email, le nom et prénom et son site de production.
Dans les fichiers X / Y, je renseigne l'adresse e-mail du demandeur. Plus bas, je dois renseigner le code douanier malheureusement, la pluspart du temps, je n'ai pas cette information. Par conséquent, je mets un "-" dans la case.

Un peu plus bas, j'ai plusieurs cellules qui sont remplies automatiquement avec les données précédente. Bien évidemment, si je mets "-" alors c'est celui-ci qui va apparaître.

Mon idée, qui marchait lorsque la base de données était sur la même feuille excel, était la suivante:

=SI(Données!C14<>"-";CONCATENER("Code des douanes : ";Données!C14);CONCATENER("Code des douanes : ";"Please see with ";RECHERCHEV('Demandeurs'!C1:E65;3)"Purchasing"))

En gros, je concaténais "Code des douanes :" avec soit
1: le numéro reçu
2: "Please see with .... [le site de production qui est rechercher par l'adresse email ] et "purchasing".

Le souci est vu que j'ai deux fichiers qui utilisent ça (X et Y) ma base de données est un fichier excel à part.

La formule donne donc ceci:
=SI(Données!C14<>"-";CONCATENER("Code des douanes : ";Données!C14);CONCATENER("Code des douanes : ";"Please see with ";RECHERCHEV(Données!B2;Demandeur.xlsx!Nom#Données;3);" Purchasing"))


Les soucis sont les suivants:

1) Il me demande en permanence si je veux mettre à jour ou non à chaque fois que j'ouvre les modèles pour les modifier ou les créations à partir du modèle. ( pas très dérangeant )
2) Je dois avoir obligatoirement mon fichier "Z" ouvert sinon la formule devient "#ref" (très dérangeant)

Avez-vous une idée?

J'espère que mes explications ont été assez claires et compréhensibles.

Je vous remercie d'avance de votre aide et vous souhaite une agréable journée.