Insertion fiche automatique, publipostage... Fermé

Question

Bonjour à toute la communauté,
Je suis en train de créer un fichier sous Word dans lequel :
1/ je souhaite intégrer des pages à partir d’une liste de documents pré-établie
2/ je souhaite créer une fiche de renseignements à compléter. Ces renseignements seraient ensuite intégrés à différents endroits « automatiquement ».

Ci-dessous quelques précisions pour illustrer/expliquer mes problématiques et mes questions :
Sujet 1 :
J’ai un tableau dans ce fichier Word qui est directement créé sous Word (il ne s’agit pas d’un tableau créé sous Excel puis inséré)
Dans ce tableau j’ai une liste d’une cinquantaine de documents avec devant chaque document une case que l’on vient cocher pour indiquer si on est concernés ou non par cette fiche. Il ne s’agit pas d’une case à cocher, on vient renseigner une « X » manuellement.
Chaque document est un fichier Word qui tient sous 1 ou 2 pages ?
Ci-dessous mes questions :
Est-il possible d’indiquer sous Word (par macro je suppose ou toute autre manière, la plus simple et la plus efficace ayant ma préférence) d’intégrer les documents sélectionnés et de les intégrer au fichier à partir d’une page précise et en respectant un certain ordre ?
A cette fin, le passage par des cases à cocher est-il préférable ?
Autre possibilité, intégrer déjà toutes ces fiches sous Word, et lui indiquer (par un bouton d’action ou autre) de supprimer les fiches qui ne sont pas sélectionnées ? (lors de l’impression et/ou enresgitrement)
Sujet 2 :
Je pensais partir d’un fichier Excel avec différents champs que j’aurais indiqué sous Word (à la manière d'un publipostage). Est-ce la méthode que vous me recommanderiez ?
Je vous remercie par avance toutes et tous pour vos précieux conseils.

m@rina · Answer

Bonjour,

Plutôt que de travailler avec des documents externes, je te conseille d'utiliser les blocs de construction, beaucoup plus maniables.

Tu peux commencer avec des exemples que j'ai mis ici :
http://download.faqword.com/index.php/word-exemples/formulaires-controles
(exemples 07 et 09)

et
http://download.faqword.com/index.php/word-exemples/environnement
(exemple 03)

m@rina

Macrodeb · Answer

Merci pour ces documents que je vais regarder avec beaucoup d'attention.

Cependant, je me permets d'apporter une nuance à mon mail initial, il s'agit plutôt d'un fichier Word existant que je souhaite améliorer.

Cela doit-il changer mon approche ?

Macrodeb · Answer

Pour détailler mes propos et mes besoins quelques précisions s’imposent donc.

On peut dire que ce document Word se compose en 2 parties, une première partie plutôt administrative dans laquelle chaque utilisateur vient renseigner des informations à différents endroits.
Mon idée était donc de regrouper à un endroit ces différents champs à renseigner  (exemple la page 1 du document Word mais qui ne serait pas imprimée) ou alors un formulaire excel que l’on viendrait importer par publipostage. Cette 2e possibilité me semble moins adaptée car il faudrait que les utilisateurs maîtrisent la manipulation, à moins de l’automatiser avec une boîte de dialogue.

La 2e partie est une insertion de différentes fiches créées sous Word. Nous avons un tableau (toujours dans ce même document) dans lequel chaque utilisateur vient cocher manuellement (ce n’est pas une case à cocher, il tape une X) chaque fiche qu’il souhaite intégrer. Ensuite, il clique sur le lien hypertexte de chaque fiche souhaitée, pour ouvrir chaque fichier, et il intègre ces fiches au document par copier/coller. Je souhaiterais donc rendre cette opération moins fastidieuse en permettant d’intégrer ces fiches de manière automatique (en respectant la chronologie du tableau). Ou alors j’avais effectivement pensé à intégrer toutes ces fiches et à supprimer celles non sélectionnées mais je me doute que la démarche reste semblable.

Merci encore de me consacrer du temps à me guider.

Macrodeb · Answer

Bonjour,

Merci pour ces précieuses réponses, je vais avancer sur ce sujet et reviendrai sûrement vers la communauté pour la suite.

Avant toute chose, malheureusement lors de ma dernière sauvegarde, mon fichier Word a eu un comportement étrange. J'ai donc décidé de sauvegarder mon userform par précaution en l'exportant.

J'ai essayé ce jour de l'importer (fichier : UserForm1.frm) mais j'ai le message d'erreur suivant :
Ligne 0 :  Impossible de charger le fichier D:\xxxx\Mes Documents\xxxx\UserForm1.frm

Auriez-vous un conseil ?

Macrodeb · Answer

En complément de mon message de ce matin, j’apporte des réponses à tes questions suite à mes demandes.
1- je parle effectivement des Frame pour les outils cadres. Pour ma part je souhaitais les utiliser dans un but plutôt « esthétique » et « organisationnel » pour structurer ma première partie de UserForm avec des noms de rubriques. Peut-être existe-t-il un moyen plus adéquat ?
2- Pour l’aspect calendrier, je souhaitais juste proposer un outil « pratique »/ « ludique » de sélectionner une date plutôt que de la taper au clavier.
3- Le texte par défaut était juste un moyen de donner une indication plutôt que d’insérer un titre devant le champs « Intitulé » (c’est une nouvelle fois plutôt visuel).
4- Pour le tableau, je cherchais un moyen plus rapide d’intégrer un tableau qui est à renseigner systématiquement. Il s’étend sur 3 lignes et 13 colonnes. Il faut donc que j’insère 39 zones de texte sous cette forme ?

Une question toutefois au passage, je souhaite disposer d’un champ dans lequel les utilisateurs pourront sélectionner une personne en fonction d’une liste que j’aurai pré-établie. Je suppose qu’il faut que je parte du bouton d’action Zone de liste ou Zone de liste modifiable. Je ne souhaite pas que ce champ soit verrouillé et donc je veux laisser la possibilité aux utilisateurs de renseigner une autre personne en dehors de cette liste. La zone de liste modifiable est-elle donc la plus appropriée ?

Macrodeb · Answer

Bonjour à toute la communauté,

J’ai donc préparé mon UserForm en Contrôle Multipage et en y intégrant divers outils.

J’ai souhaité faire un test pour observer l’affichage en  intégrant la commande UserForm1.Show sous ThisDocument à l’ouverture du document Private Sub Dopcument_Open ()

Mais j’ai une fenêtre d’erreur qui s’affiche avec le message suivant : 
‘Erreur d’exécution ‘-2147220995 5800401fd)’ :
Le focus ne peut être déplacé sur le contrôle car celui-ci est invisible, non activé, ou d’un type n’acceptant pas le focus.

Je précise que mon fichier est enregistré en .docm. et que je suis sous Word 2010.

Je me pose également la possibilité de remplir ce UserForm en plusieurs fois ?
L’ordre de remplissage a-t-il son importance dans le cas d’un Contrôle Multipage ?

Merci d'avance à toutes et tous.

m@rina · Answer

Bonjour,

Difficile de te répondre sans voir le document avec le Userform. Il y a probablement un objet qui ne peut recevoir le focus... 
Si tu veux nous montrer le fichier, tu peux le mettre ici https://www.cjoint.com/ et nous donner le lien.

Sinon, pour le remplissage, l'ordre n'a pas d'importance basiquement... Après tout dépend de ton code.

m@rina

Macrodeb · Answer

Bonjour et Merci pour cette réponse.

C’est l’objet Microsoft Outlook Date Control (que j’avais ajouté à partir des contrôles supplémentaires) qui posait problème. Je suppose que tu me conseilles de m’en passer et de proposer aux utilisateurs de renseigner la date manuellement en indiquant éventuellement le format souhaité (jj/mm/aaaa).

Pour ma question sur la méthodologie de renseignements des données, je m’interrogeais sur la faisabilité de faire renseigner un UserForm par plusieurs utilisateurs ou alors de le renseigner en plusieurs temps.

Pour faire simple :
J’ai un utilisateur A qui commence à renseigner les données et qui valide ou non les infos avec un bouton OK pour les insérer au document.
J’ai un utilisateur B qui ouvre ensuite le fichier pour renseigner les données manquantes. Peut-on mettre en surbrillance ou avec un fond de couleur différent les champs à renseigner ? Ou alors les réponses qui ont été saisies peuvent-être conservées dans le UserForm ?

Je poursuis mes paramétrages et reviendrai à n'en point douter vers vous si des difficultés se présentent.

Merci encore.

Insertion fiche automatique, publipostage...

8 réponses

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