classement Fermé

Question

bonjour tt le monde je travaille comme assistante personnel . 
mon pb c'est que j'ai fais juste une formation en informatique j'ai etudié le metier d assistante.
je vous ecris pour que vous m'aidez un peu surtout sur le classement.merci d'avance

Jimmyb3 · Answer

Bonjour Marianne
C'est un peu vague comme demande tu sais, que dois-tu gérer à ton niveau? N'y-a-t-il pas déjà de système en place? Il faut un problème concret à résoudre, tu devrais plutôt voir dans le forum bureautique pour cela

khayta · Answer

merci jymmi

voila la sociéte a debuté depuis 2005 et n'a jamais eu d'assistante 
donc tt les documents sont la éparpillé et pas classer
le bosse voudrait que je fasse des cours de classement 
j'ai tjrs pas trouvé de prof

Jimmyb3 · Answer

Bonjour, déjà, il faudrait que tu définisses des catégories dans lesquelles entreront les dossiers, ensuite il faudra les trier par année, puis il faudrait attribuer un numéro de dossier à chacun, par exemple pour les documents 2006: 2006-001, 2006-002, le deuxième nombre doit être au moins aussi long que le nombre total de documents par année. Quel que soit le nom d'un document, il faudra le renommer de manière à ce que ce que le nom du document commence par son numéro de dossier, par exemple: 2006-003_dossier dupont.doc, si plusieurs documents ont trait au même dossier, il faut ajouter une lettre, par exemple:
2006-003A_dossier dupont.doc, 2006-003B_lettre_a_dupont.doc etc.
ensuite il faut définir un lieu de stockage pour tous les dossiers, il en faut un par année, on créera donc autant de dossiers que d'années à archiver.
Là dessus, on ouvrira un fichier excel par exemple, on aura dans la première colonne, l'année, en seconde le numéro d'ordre de dossier, troisième, la catégorie (type d'intervention), le nom du ou des clients en 4ème colonne, le nom de la personne s'ayant chargée du dossier, et autant de colonne nécessaire pour renseigner au maximum le dossier.
Ne pas oublier de faire précéder la ligne d'une ligne d'en tête, numéro dossier, cathégorie, noms client, etc.
Note en passant mettre tous les renseignements en majuscules, c'est plus facile ensuite pour retrouver un nom, que ce soit de lieu, de clients ou autre.
Notes que tout ceci est à adapter à ta société. Si tu connais bien le maniement d'acess, il y a moyen de faire encore mieux, mais ceci est une solution simple est facile à mettre en oeuvre. Je reste à ta disposition pour t'aider, bien que je ne serai pas beaucoup là ces jours prochains.

Classement

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