Aide à la conception d'une application sous Access 2003

Bonjour,
Je travail dans une association humanitaire qui vient en aide aux SDF. Douches - Laveries - Travailleurs sociaux et domiciliation afin qu'ils aient une adresse administrative pour leurs démarches. Cette domiciliation est agrée par la préfecture de police nous ne pouvons domicilier que 1200 SDF.
Le problème est pour la distribution du courrier qui prend du temps dans la recherche car cela fait du volume.
Quelqu'un pourrait il me guider dans la conception d'une application sous Access 2003 afin de permettre d'enregistrer le courrier arrivé, le retrait, la réexpédition. Connaitre les jours ou Mr X est venu retirer son courrier, combien de lettres il avait. Quand sa domiciliation doit être renouvelée. Effacer Mr X de la liste s'il n'est plus domicilié dans notre structure et pour quelle raison
Si Mr X se présente et demande s'il a du courrier, en saisissant son nom savoir si oui ou non il a des lettres.
Merci beaucoup pour l'aide que l'on pourra m'apporter