EXCEL Résolu/Fermé

Question

Bonjour,
je dois gérer la liste des adhérents de mon association et j'ai constitué une base de renseignements sur Excel. (80 adhérents environ)
J'ai copié cette base sur une autre feuille et j'ai trié par exemple ceux qui sont inscrits à telle activité, ceux qui se sont inscrit au buffet.....j'ai renommé cette feuille.....
Mais quand une modification est faite dans la base, comment faire pour qu'elle soit répercutée automatiquement  sur l'autre (ou les autres feuilles ? j'ai lu les discussions dans les différents forums sur le net et j'ai essayé de faire l'application sans grand succès... Quelqu'un pourrait-il m'expliquer de façon simple comment procéder ?
Un grand merci à ceux qui sans se moquer de mon ignorance voudront bien être simples et clairs dans leurs explications.
Manana

Vaucluse · Answer

Bonjour
ça ne devrait pas être trop difficile, mais les solutions dépendent:
d'une part de l'organisation de vos donnée
d'autre part des types de modifications que vous souhaitez appliquer 
Donc, si possible, mettez un modèle de votre fichier avec quelques explications, (en bidonnant les informations qu'il contient si nécessaire) sur:
https://www.cjoint.com/
et revenez ici coller le lien donné par le site
A vous lire
crdlmnt

manana22 · Answer

Merci de m'aider voici le lien :https://www.cjoint.com/?3ADq0zRj2G4
j'ai fait une base de données adhérents que je veux utiliser ensuite. Par exemple, pour savoir ceux qui vont être présents au buffet et savoir ce que chacun apportera j'ai recopié la base sur une autre feuille en collage spécial. Et si entretemps j'inscris trois nouveaux adhérents sur la base, vont-ils apparaitre automatiquement sur la liste pour le buffet ? Comment faire ?  D'autre part, je n'ai pas besoin de toutes les colonnes comment les masquer ?
Merci pour votre aide

Vaucluse · Answer

Votre fichier en retour, avec des explications dans un commentaire sur la feuille "présents au buffet"
 https://www.cjoint.com/c/EADrRYY9gLD

en complément:

pour masquer des colonnes dans une feuille: sélectionner la ou les colonnes dans la barre des noms de colonne et clic droit "masquer"
pour les ré-afficher, sélectionner les colonnes de part et d'autre et clic droit "afficher"

si vous avez des infos en trop dans la feuille présents au buffet", vous pouvez supprimer les colonnes en trop, les autres ne seront pas modifiées.

conseil: 
éviter les cellules fusionnées comme celle où est affiché le total, elle risque de perturber un jour ou l'autre les formules

Si vous voulez éviter les affichages 0 lorsque les formule ne renvoient rien:
Logo Microsoft en haut à gauche ou icone fichier selon l'age d'Excel
"Options excel" en bas / "Options avancées" à gauche, et en bas de la liste décocher "afficher un 0 dans les cellules de valeur nulle"

et revenez si besoin d'autre chose

crdlmnt

manana22 · Answer

Un grand merci pour vos conseils. je vais travailler maintenant et si besoin je vous solliciterai à nouveau

manana22 · Answer

Bonjour Vaucluse, je reviens vers vous après avoir travaillé sur votre document.
Je reprends vos conseils et je note mes interrogations.

FEUILLE « Présents au buffet »
Cette feuille renvoie les informations de « base de données » selon le nom choisi dans la colonne A.
La colonne A comporte un système de validation par menu déroulant qui affiche les noms et prénoms de la colonne Z.  
Cette liste se met à jour automatiquement selon les évolutions de base de données. 
Je n'ai pas su utiliser le menu déroulant de façon automatique pour prendre les renseignements de la base de données : A partir du menu déroulant, j'ai pris les noms un par un pour les mettre dans la colonne A de « présents au buffet »  sans doute y avait-il une façon plus simple de procéder ? 

Les autres colonnes jusqu'à  K incluse, renvoient les informations correspondantes de « base de données ».
Dans la « base de données » j'ai ajouté en colonne N la fonction occupée par certains dans l'association (président par exemple) mais je ne vois pas apparaitre ce renseignement dans les autres feuilles.

La colonne A de A2 à A80 est équipée d'une mise en forme conditionnelle qui affecte les cellules en orange si le même nom est affecté deux fois pour avertissement. 
Ce système ne nécessite aucun classement de la base de données.
OK j'ai compris

 La feuille « Présents au buffet » peut être copiée pour d'autres affectations. La liaison avec base de données est conservée.  Les deux feuilles sont équipées de formules jusqu'à la ligne 80. 
J'ai copié sur  une autre feuille « présents au buffet » par clic droit, copier et collage spécial. Est-ce ainsi qu'il faut procéder ? J'ai ensuite masqué les cellules qui ne me serviraient pas.


Si dans le futur d'autres personnes adhérent à l'association ?
Voici ce que j'ai fait :. J'ai ajouté les noms dans la base de données et j'ai trié par ordre alphabétique. Mais ces nouveaux adhérents ne figurent pas dans les autres feuilles. Il va encore falloir que je les intégrer un par un car je ne sais pas comment procéder

Encore merci de me consacrer votre temps

Vaucluse · Answer

Bonjour

Au vu de ce fichier complété,je pense que le sujet n'est plus tout à fait le même (ou alors j'avais mal compris, ce qui est fort possible)et que vous voulez maintenant remplir la feuille

"présent au buffet"

en fonction des informations de la feuille base de données en colonne N?

et probablement créer d'autres feuilles avec participant au voyage? avec les infos de la colonne O

Si c'est cela il faut un peu compliquer la chose, mais d'abord confirmer cette fois et répondre à ces questions:
__qu'est ce qui fait dans les colonnes N et O de base de données que le participant est affecté ou non?
__je vois de 0 et des 1 dans ces colonnes, est ce à dire que 0 est ne participe pas et 1 participe, ou alors y a t'il possibilité que cette valeur représentent plusieurs personnes pour la même ligne (des invités par ex?)?
__à quoi sert la colonne M qui contient la formule AUJOURDHUI() qui change tous les jours?
__ y aura t il encore d'autre option à traiter au delà de la colonne O

avec ces infos, je devrais pouvoir remplir automatiquement les feuilles voyage et repas, et autres si besoin

à vous lire
crdlmnt

manana22 · Answer

Merci pour votre réponse rapide...
A force de faire et refaire des tableaux, je ne vous ai pas envoyé le bon. Mais ce n'est pas grave. il faut effacer les titres et le contenu des colonnes M N et O dans la feuille base de données qui ne servent à rien .

 je vous explique en gros la finalité de ce travail, car je suis en train d'essayer de concevoir ces tableaux pour que par la suite ça soit plus facile à gérer.
- L'association organise des rencontres pour ses adhérents. J'ai donc besoin de noter qui sera présent,  qui apporte quoi pour un buffet par exemple. C'est pourquoi j'avais crée une feuille "présents au buffet" je ne sais pas si c'est cela qu'il fallait faire.
- En 2015 des familles anglaises seront reçues chez nos adhérents. j'aurai donc besoin de ma liste d'adhérents pour noter ceux qui peuvent recevoir une famille anglaise, le nombre de personnes qu'ils pourront recevoir,  affecter ces familles à une famille française  etc.
- Pour le voyage en Angleterre, toujours à partir de cette liste, j'aurai besoin de savoir qui participera (quelquefois les parents sont présents et pas les enfants ou inversement...) 
Faudra-t-il pour cela  créer deux autres feuilles "anglais 2015" et "Teignmouth 2016" ?
Il est important que toutes les feuilles soient liées à ce tableau "base de données" car des adhérents peuvent quitter l'association et d'autres adhérer... j'attends votre avis et vos précieux conseils

Vaucluse · Answer

Alors il y a deux façons de traiter le problème:

1° option
soit on créé une feuille  vierge qui comprendra de quoi alimenter la ,colonne des nom en A comme dans le modèle que je vous ai déjà soumis, et vous en faites à chaque activité une copie.
il faudra donc dans cette feuille utiliser menu déroulant pour affecter un par un les participants.
Le reste des information se plaçant automatiquement

2° option
on créé aussi une feuille vierge, mais dans la base de données, vous aurez à droite du tableau à créer une colonne pour chaque événement, colonne dans laquelle vous pourrez pointer les participants avec un X par exemple.
La feuille correspondante se remplira alors complètement et automatiquement
Dans ce cas, vous aurez soit la possibilité d'utiliser une seule feuille base qui évoluera selon l'événement, soit de créer une copie par événements.

C'est vous qui voyez, et au pire, on peut vous proposer les deux options.
A vous lire

crdlmnt

Manana · Answer

J'aimerais bien que vous puissiez me proposer les deux options
Cordialement et à bientôt

Vaucluse · Answer

Bonjour

ci joint les deux modèles
les explications sont dans chaque modèle dans un commentaire en A1 de la feuille 
Dans les deux cas, vous pouvez remplir la base de données jusqu'à la ligne 300

https://www.cjoint.com/c/EBhi6YKm3QE 
https://www.cjoint.com/c/EBhi7oCVi3d

revenez si besoin
Crdlmnt