fichiers excel imbriqués dans Word Résolu/Fermé

Question

Bonjour, 

J'ai une feuille de calcul imbriquée dans un formulaire word. Dans cette feuille de calcul, on peut écrire, par exemple, l'âge et le sexe de qqn et ça sort différentes valeurs. Je veux qu'à une place du formulaire, l'une de ces valeurs apparaisse lorsqu'on rentre les variables et que, plus loin dans le formulaire (ex. 2 pages plus loin), une autre des valeurs calculées ressorte sans que j'aie besoin de réécrire l'âge et le sexe. Pour l'instant, j'ai réussi à insérer les fichiers excels et à en faire fonctionner un, mais je dois réentrer mes variables dans le 2e tableau pour réavoir les valeurs. Il n'y a pas un moyen pour que ça change les 2 d'un coup en le rentrant la première fois?

2e question en bonus (j'ai déjà publié un billet dessus, mais je n'ai pas eu de réponses satisfaisantes, donc je me réessaye): Toujours dans le même formulaire Word, on entre des variables au début du fichier dans le style "âge", "sexe", etc. Encore une fois, imbriqué dans le formulaire word sont des feuilles de calcul excel (d'ailleurs, il s'agit des même que dans le paragraphe précédent). Ici je voudrais que dès qu'on rentre les variables au début dans le formulaire word, ça les écrive automatiquement dans les cellules appropriées de ma feuille excel. Ainsi, la personne qui remplirait le formulaire n'aurait qu'à entrer 1 fois l'âge, le sexe, etc du patient et non à chaque fois.

En fait, si vous avez la réponse à ma 2e question, ça répondrait automatiquement à la première question!!!

Merci pour votre aide

Configuration: Windows XP / Internet Explorer 8.0

nico1704 · Answer

Bonjour,

Tout d'abord, Word est-il indispensable ? Excel permet également la rédaction de lettres. Certes, elles sont moins formatées que sur Word mais, ton problème serait résolu beaucoup plus facilement.
Si tu juges Word comme étant indispensable, je te propose quelques idées ci-après, qui sont à approfondir. 

Est-ce que tu as des fichiers Excel de créés ou, ce sont juste des insertions de feuilles de calcul ?
Je te conseille de créer un classeur Excel avec en feuille1 ton premier tableau que tu insères et un second classeur avec en feuille1 le deuxième tableau à insérer.
Je ne suis pas sûr que ça marche comme solution mais, je ne vois pas mieux. Ensuite, il faudra que des 2 classeurs Excel soient liés par des formules de Recherche du premier vers le 2ème. Toutefois, je ne suis pas sûr que Word mettra les données à jour directement.


Par rapport à ta 2ème question, je ne pense pas qu'il soit possible de reprendre des données saisies sur Word et de les implanter dans Excel.

PhysioAP · Answer

Oui Word est relativement indispensable vu que c'est des personnes qui ne sont déjà pas très à leur aise avec l'informatique qui le remplissent et Word présente déjà un défi pour eux.

Je ne suis pas sûr d'avoir bien compris les explications.... Les 2 tableaux sont en fait le même tableau, seulement que je veux qu'une information du tableau ressorte à un certain point du formulaire, et une autre information ressorte à un autre point.

J'ai essayé de le faire avec les valeurs entrées directement sur la feuille de calcul dans Word et j'ai également essayé de créer un fichier excel à part avec un lien vers ce fichier. Dans les 2 cas, ça fonctionne pour 1 donnée, mais vu que je mets en lien 2 fois le tableau excel, la valeur entrée dans une des cellules excel n'est pas transposée dans le 2e tableau même si c'est le même tableau.. Il faut reremplir les champs... Je ne sais pas si c'est clair...? Je dois préciser que je ne suis vraiment pas doué en informatique et que je patauge, donc je ne suis pas très précis dans mes explications, et je demande en échange des explications assez précises ;)

Merci beaucoup pour ta réponse, pourrais-tu l'expliquer un peu plus en détail au débutant que je suis?

Raymond PENTIER · Answer

Bonjour PhysioAP. Tu dis être débutant, alors j'y vais progressivement :

"J'ai une feuille de calcul imbriquée dans un formulaire word". Non !
- on peut imbriquer plusieurs fonctions SI dans une formule, 
- on peut imbriquer (ou insérer) un tableau Word dans un autre tableau Word,
- on ne peut pas imbriquer, mais seulement insérer, une feuille de calcul Excel dans un document Word,
- on ne peut pas imbriquer, mais seulement insérer, un fichier Excel dans un document Word ordinaire,
- on ne peut pas modifier une feuille de calcul ou un fichier Excel inséré dans un formulaire, car pour fonctionner en tant que formulaire (c'est-à-dire pour que les champs puissent être renseignés) le document Word doit être au préalable protégé !

"Dans cette feuille de calcul, on peut écrire ... l'âge et le sexe de qqn ... et ça sort différentes valeurs. Je veux qu'à une place du formulaire, l'une de ces valeurs apparaisse lorsqu'on rentre les variables et que, plus loin dans le formulaire ... une autre des valeurs calculées ressorte sans que j'aie besoin de réécrire l'âge et le sexe". Non ! Les données d'un champ Word et celles d'une cellule Excel ne sont pas de même nature et de même format. Une donnée Excel peut être récupérée dans une autre cellule Excel ; une valeur de champ Word peut être récupérée dans le même champ recopié ailleurs. C'est tout.

As-tu compris ces principes ?

Raymond PENTIER · Answer

suite ..."Pour l'instant, j'ai réussi à insérer les fichiers excels ..." Ah ? Au départ tu disais imbriquer une feuille de calcul ; ensuite tu insères des fichiers ... Ce n'est pas DU TOUT la même chose !
Si tu insères des feuilles de calcul Excel, ce sont des objets indépendants, comme si tu avais inséré des dessins ou des images ...
Si tu ouvres "Insérer un objet" et son onglet "à partir d'un fichier", tu peux aller choisir un fichier Excel existant.

"... je dois réentrer mes variables dans le 2e tableau pour réavoir les valeurs. Il n'y a pas un moyen pour que ça change les 2 d'un coup en le rentrant la première fois?". Oui, mais en respectant un protocole précis :
- il faut ouvrir Excel et créer ta feuille de calcul dans le fichier "F" que tu enregistreras dans le même dossier que ton document Word (ceci en prévision des copies et des envois par mail ultérieurs),
- il faut retourner dans le document Word, et aux endroits prévus pour cela faire Insertion/Objet/à partir du fichier/Parcourir, sélectionner le fichier "F", cliquer sur Insérer, cocher le bouton Lier au fichier et valider avec "OK".
* Pour toute modification à apporter à la feuille de calcul, il faut enlever la protection du document Word s'il est en mode Formulaire (donc protégé), et faire un double-clic sur l'emplacement de la feuille pour activer Excel : Chaque modification apportée à l'une des feuilles insérées sera immédiatement répercutée sur l'autre, puisqu'elles ne sont toutes deux que l'image du fichier "F".

Je sais que ce n'est pas simple, surtout la première fois, mais ton problème non plus n'est pas simple (et l'exposé de ton problème non plus ...) !

PhysioAP · Answer

Merci pour les commentaires Raymond,

Tout d'abord, je suis désolé si je t'ai offensé en utilisant les mauvais termes (ex. imbriqué au lieu d'inséré, etc.). L'important c'est que je sois compris. Et pour être bien sûr que je sois bien compris, je vais décrire exactement mon insertion de la feuille de calcul excel : Insertion - Objet - Feuille de calcul Microsoft Excel.
Pour ce qui est d'insérer un fichier excel se trouvant dans le même dossier, j'ai essayé, mais ça ne fonctionnait pas. En fait, ça ne fonctionnait peut-être pas pcq j'essayais que les données changent dans 2 insertions du même fichier.

Pour ce qui est du mode formulaire, il ne l'est pas vraiment. En fait, je l'ai monté comme tel, mais je ne l'ai pas protégé, car je veux que ceux qui l'utilisent puissent le changer à leur guise sans avoir à le déverrouiller. Donc il ne s'agit pas RÉELLEMENT d'un formulaire.

Merci pour ton aide

Raymond PENTIER · Answer

"En fait, ça ne fonctionnait peut-être pas pcq j'essayais que les données changent dans 2 insertions du même fichier". Mais ça marchera si tu procèdes comme je te l'ai indiqué, en n'oubliant pas de cocher "Lier au fichier" à chacune de tes deux insertions.

PhysioAP · Answer

Lorsque tu dis enregistrer dans le fichier "F", tu veux seulement dire dans le même fichier que le document Word?

PhysioAP · Answer

Ok, J'ai réussi ce que tu disais, ça fonctionne presque comme je le voulais...

Je vais pouvoir mettre le fichier excel dans le même fichier, ça, ça ne sera pas un problème (c'est mis sur un espace ("P") partagé, commun à tous les ordinateurs.

La seule chose, c'est qu'en cliquant dessus le lien, ça ouvre la page excel, et pour que ça fonctionne dans Word, il faut sauvegarder le fichier Excel après avoir entré les données et faire F9 dans Word.

Je sais que je peux sembler difficile, mais je n'ai pas trop envie que les personnes sauvegardent de quoi dans mon fichier Excel car ainsi ils pourraient jouer avec les données par erreur et ne sauraient pas comment régler le problème... Aussi, à chaque fois, les dernières données entrées seraient automatiquement présentes jusqu'à temps de les changer, et il s'agit de données confidentielles...

J'aimais bien avec le fait d'insérer une feuille de calcul excel et de créer directement ma feuille dans Word sans faire de lien que le fichier original est toujours vierge à la base.... C'est juste qu'il faut que je leur demande de réécrire le sexe et l'âge à chaque fois, etc.

PS. Quand je parle que je ne veux pas qu'ils jouent trop dans le fichier, je parle de personnes à qui j'ai dû expliquer que le "enter" sur le clavier, ça changeait de ligne, donc tu comprends pourquoi je veux qu'il reste le plus simple à remplir lol!!!

PhysioAP · Answer

Avis à tous ceux qui vont lire le mémo et veulent une réponse, j'ai trouvé la façon direct de faire ce que je cherchais, la plus simple.
Sélectionner la case Word dans laquelle vous voulez que la donnée introduite se répercute dans le fichier excel inséré dans Word et la copier.

Aller dans le fichier excel inséré, cliquez la case dans laquelle vous voulez que cette donnée se répercute. Cliquez bouton de droite dessus, et sélectionnez "collage spécial". Sélectionnez à gauche, coller avec lien, et dans le menu déroulant, sélectionner "texte".

Ainsi, dès que vous écrirez de quoi dans la case word, ça va automatiquement s'écrire dans la case excel, sans avoir à même ouvrir le fichier excel. Cette donnée pourra être automatiquement utilisée dans des formules!

Fichiers excel imbriqués dans Word

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