Excel 2010

Résolu/Fermé
poulette39 - 10 août 2011 à 19:37
 Poulette39 - 22 août 2011 à 08:17
Bonjour,

Je suis enseignante et je voudrais créer une base de données des compétences à acquérir.
Je suis novice dans l'utilisation d'excel. Je possède la version 2010.
Voici mon problème :
Après avoir créer cette base de données de compétences + liste de mes élèves sur une feuille 1, je voudrais pouvoir faire un lien vers une feuille 2 pour faire un livret individuel pour chaque élève en utilisant une sorte de fonction "publipostage" mais sous excel. Je voudrais y faire figurer une liste déroulante des noms de mes élèves. En cliquant sur un nom d'élève cela remplirait automatiquement les cellules avec les infos de la feuille 1.
J'espère avoir été assez claire.
Merci pour votre aide.
Poulette39


A voir également:

23 réponses

mic13710 Messages postés 1088 Date d'inscription samedi 26 novembre 2005 Statut Membre Dernière intervention 13 mai 2021 353
10 août 2011 à 22:24
C'est très simple avec des fonctions de recherche.
Comment sont organisées vos infos de la page 1 ?
Le plus productif serait de mettre un exemple de votre fichier sur ci-joint et de revenir coller le lien ici afin que nous puissions vous aider efficacement.
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
11 août 2011 à 10:51
Bonjour,

Si c'est pour sortir des bulletins de compétence individuels, la trame de ton bulletin sera réalisée sous word et ta base de données sous Excel permettra de réaliser le publi-postage.
Sinon, comme le dit Mic, tu devrais poster un fichier exemple.

Remarque : Tous les enseignants étant confrontés à ce problème, je ne comprends pas pourquoi le ministère de l'EN n'a pas fait réaliser un programme type. Cela aurait l'avantage de la standardisation et ferait gagner du temps à tout le monde.

A+

pépé
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Bonjour,

Merci pour votre aide. Pour répondre à pépé, je pense que l'EN ne sort pas de logiciel car cela est soumis à la loi informatique et liberté et je pense qu'ils ont peur de rencontrer des oppositions comme c'est déjà le cas pour Base élève.
Je connais la fonction publipostage mais vu l'organisation de mon doc je pense que ce n'est pas possible. Je suis en cours de finalisation et je mettrai tout ça sur ci-joint.
A +
Poulette39
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mic13710 Messages postés 1088 Date d'inscription samedi 26 novembre 2005 Statut Membre Dernière intervention 13 mai 2021 353
11 août 2011 à 12:43
Une règle importante à observer lors de la construction de votre base pour que la recherche fonctionne.
Puisque le nom sera le critère de recherche, il faut qu'il apparaisse en colonne 1 de votre tableau (c'est de toute manière assez logique) et les données correspondantes doivent être obligatoirement à droite de la colonne nom. La colonne 1 ne veut pas forcément dire la colonne A, mais seulement la colonne d'où démarrera la recherche. Excel ira chercher dans cette colonne le nom que vous validerez dans votre menu déroulant et puisera les données dans les cellules à droite.
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Bonjour,

Voici l'ébauche de mon travail sur le lien suivant :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijeZy2iia.xlsx

J'ai suivi les conseils de mic13710, j'espère que ça ira.

Je voudrais donc faire le lien entre la feuille n°1 intitulée "saisie compétences classe"
et la feuille n°2 intitulée "livret élève" ainsi qu'y inclure un menu déroulant.

Je voudrais également faire le lien entre la feuille 1 et la feuille n°3 intitulée "édition livret élève" mais j'ai une contrainte pour la feuille n°3 : il faut qu'il y ait un lien seulement avec les cases grises de la feuille 1 et aussi y inclure un menu déroulant.

Encore merci pour votre aide.

POulette39
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
Modifié par pépé35530 le 11/08/2011 à 20:39
Bonsoir,

Bien téléchargé ton fichier, mais tu n'indiques pas ce que tu dois mettre dans les cases. Est-ce binaire : 1 pour acquis, 0 pour non acquis
ou existe-t-il d'autres propositions comme "en cours d'acquisition.

A quoi sert la feuille "livret élève" et pourquoi avoir colorié sur toute la largeur de la feuille.

Je suppose que la feuille "Édition livret compétences" sert à afficher la fiche individuelle élève.
Dans quelles cases faire apparaître le nom, le prénom et la classe ?
Pourquoi certaines informations en colonnes A, B sont tronquées ?

Remarque : il me semble que si tu veux éditer l'ensemble des livrets individuels, le publi-postage via Word me semble le plus approprié.

A+

pépé
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Bonsoir Pépé,

Je vais répondre aux questions dans l'ordre :

1/ "tu n'indiques pas ce que tu dois mettre dans les cases. Est-ce binaire : 1 pour acquis, 0 pour non acquis
ou existe-t-il d'autres propositions comme "en cours d'acquisition." "


C'est une bonne question. Pour que ce document permette un suivi des élèves, il faudrait que le codage ne soit pas binaire. Il y a donc trois propositions acquis non acquis, en cours d'acquisition.


2/ "A quoi sert la feuille "livret élève" et pourquoi avoir colorié sur toute la largeur de la feuille."

"Le livret élève" est le même document que la feuille 1 mais sous une autre forme. C'est au cas où je voudrais imprimer un bilan "intermédiaire" pour un élève en particulier. Je pense que c'est plus lisible comme cela.
J'ai colorié sut toute la longueur car au départ mon document était disposé dans ce sens.

3a/Je suppose que la feuille "Édition livret compétences" sert à afficher la fiche individuelle élève.

Oui et bien plus car la feuille 1 fait apparaître les compétences du socle commun à atteindre en CM2 mais également les compétences des programmes pour atteindre ce socle. Hors au moment du passage en 6ième, il ne faut éditer que les compétences du socle commun qui sont acquises.
Si je fais apparaitre les sous compétences dans la feuille 1, c'est pour que cela soit un vrai outil de suivi individuel de l'élève pour moi et mes collègues.

NB :La feuille "livret élève" citée plus haut comporterait les compétences du socle et les compétences des programmes.

3b/ Dans quelles cases faire apparaître le nom, le prénom et la classe ?</ital>
Je n'ai pas défini ce point. Comme je voulais faire un menu déroulant, je ne sais pas où il serait le plus judicieux de placer ces infos.

3c/Pourquoi certaines informations en colonnes A, B sont tronquées ?</ital>
Je ne comprends pas cette question.

4/Remarque : il me semble que si tu veux éditer l'ensemble des livrets individuels, le publi-postage via Word me semble le plus approprié.

J'y ai pensé mais ce qui me pose problème c'est la longueur des intitulés des compétences car quand on appelle un champ de fusion s' il est long la mise en page n'est pas "terrible".
A moins qu'il soit possible de faire autrement ?

Merci encore pour votre aide.

Poulette39
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Ps : j'ai posté sur "ci joint" un fichier exemple de ce que j'aimerais faire.
Voici le lien :
http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijDWvMRFM.xls
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
11 août 2011 à 22:01
Bonjour,

Voici un lien vers ton fichier avec quelques pistes (mais il reste beaucoup de travail).
J'ai mis quelques informations sur les feuilles.

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijbNTSqHj.xlsx

A+

pépé
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mic13710 Messages postés 1088 Date d'inscription samedi 26 novembre 2005 Statut Membre Dernière intervention 13 mai 2021 353
Modifié par mic13710 le 12/08/2011 à 00:26
Votre fichier avec quelques propositions.
http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cij34TBOjS.xlsx
Tout d'abord, vos cellules de formules ne doivent pas être au format texte, ce qui n'était pas le cas.
Ensuite, pour que la fonction recherche soit opérante, il est impératif que les textes à chercher soient rigoureusement identiques, sinon vous obtenez un affichage #N/A qui indique que la recherche n'a pas abouti. Vous en trouverez 3 dans votre livret élève : 1 dont le texte n'est pas identique et 2 autres qui ne se trouvent pas dans le tableau de recherche (anglais)
Bien entendu, les nombres que vous verrez dans les tableaux n'ont été mis que pour vérifier les recherches.
Le choix de l'élève se fait par menu déroulant sur le livret élève et se retrouve ainsi sur le livret de compétence.
A charge pour vous de remettre d'aplomb vos textes et de parfaire ce tableau selon vos besoins.
Michel
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Bonjour,
Merci pour votre travail. C'est exactement le genre de fichier que je voulais. J'ai essayé d'utiliser la fonction rechercheV moi-même avant de recevoir votre fichier. Mais je n'y suis pas arrivée. Je vais peaufiner mon travail....
POulette39
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
12 août 2011 à 13:42
Bonjour,

Je viens de me rendre compte que je n'avais pas envoyé le bon fichier.
Voici le lien :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijlS87KX6.xlsx
N.B : la deuxième feuille ne donnera rien à l'impression car le format réduit choisi est trop petit

a+

pépé
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mic13710 Messages postés 1088 Date d'inscription samedi 26 novembre 2005 Statut Membre Dernière intervention 13 mai 2021 353
12 août 2011 à 14:09
salut pépé,

Compte tenu du nombre de colonnes à programmer (près de 400 !), va faloir du temps pour remplir toutes les cellules. Il est plus simple de faire une recherche horizontale pour trouver la colonne. Ça complique très certainement la formule, mais au final, il ne s'agit que de faire un simple copier/coller pour retrouver toutes les infos.
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Bonjour,
C'est juste Pépé votre fichier envoyé précédemment m'avait étonnée.... Je vais peaufiner mon travail et remettre tout ça en lien pour la finalisation , si cela ne vous dérange pas. En tout cas je vous remercie encore mille fois, Pépé et Mic, pour l'aide apportée et pour votre réactivité.
A+
Poulette39
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
13 août 2011 à 02:36
Bonjour,

Ci-joint un lien vers un fichier construit sous une autre philosophie.

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijUUGMwUr.xlsx

A+

pépé
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
13 août 2011 à 11:04
Bonjour,

Questions :

Comment s'articule ton fichier avec les infos qui doivent venir du Primaire ?
Même question pours les différentes classes et niveaux pour le collège ?

A mon avis, pour assurer le suivi, il serait bon d'intégrer dans ton tableau une colonne indiquant la classe afin de pouvoir filtrer les élèves et les regrouper par classes. Le fichier devrait pouvoir servir pour l'ensemble de la scolarité.

N.B. : dans ton tableau, la compétence 3 a été entrée en double. J'ai mis des points d'interrogation.
Deux autres compétences (langues) n'apparaîssent pas dans ton tableau mais bien dans le document individuel.

Concernant ma solution : j'ai dupliqué ton tableau dans une autre feuille et rempli les cellules avec des 1 pour la première ligne, 2 pour la deuxième ligne.
Ce tableau sert simplement à retrouver le numéro de la ligne correspondant à un élève. On peut ainsi compléter le livret individuel avec la formule simple "RECHERCHEV puisque l'on connait le numéro de ligne et de colonne.
Deux colonnes cachées permettent de n'afficher que ce qui est nécessaire et d'éviter ls zéros et autres messages d'erreur.

Dernière remarque : Eviter de formater systématiqement les cellules avec un format texte ou retour à la ligne automatique. Il vaut mieux le faire quand c'est nécessaire. La mise en forme doit se faire en dernier ressort.

A+

pépé
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Pépé,
Je suis en train de refaire un fichier plus clair. Il est donc inutile de travailler sur le précédent. Je posterai le résultat quand cela sera fini.
A +
Poulette39
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Bonjour,

Enfin, j'ai fini....

Pour répondre à Pépé, le fichier que je suis en train de construire ne concerne que les classes de CE2, CM1, CM2 ce qui correspond au cycle 3.

En outre, j'ai opté pour ne faire que le français et les maths car tout faire, ne serait ce que les compétences de cycle, représente un travail de titan.
L'année prochaine je ferai peut être le reste...

Je n'ai pas besoin d'identifier les classes car nous n'avons qu'un niveau de CE2, qu'un niveau de CM1, qu'un niveau de CM2 dans l'école.
Ma collègue va donc commencer par compléter les compétences de CE2 puis elle me passera le fichier pour que je continue en CM1 puis CM2

Dans le fichier :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijTmoF7Ew.xlsx

Je voudrais lier
1/ tous les fichiers maths
2/ tous les fichiers français
3/ inclure des menus déroulants dans les cases roses.

Merci pour votre aide.

Poulette39
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Ah! oui ! J'oubliais je voudrais savoir s'il est possible d'inscrire des dates dans les cases grises ety des lettres dans les autres cases.
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J'oubliais encore dans "édition livret" ce sont les compétences qui sont en grises dans les autres docs.
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
13 août 2011 à 17:15
Bonjour,

Tu n'as pas mis ton fichier en ligne;

Question : combien de lignes élèves faut-il prévoir au maximum.

A+
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Bonsoir,

Le lien fonctionne et le fichier est bien en ligne pourtant.
J'étais partie sur 30 élèves mais pour plus de sécurité on peut aller à 35. J'espère ne jamais avoir 35 élèves!!!!
Je pars en vacances jusqu'à jeudi donc en mode stand by.
Je vous remercie Pépé pour votre aide.
A bientôt
Poulette39
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le lien :
http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijTmoF7Ew.xlsx
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
13 août 2011 à 22:54
Bonsoir,

J'ai bien récupéré le fichier.

Questions : à quoi sert la colonne B dans la feuille de saisie
Pourquoi certains intitulés de colonne sont sur deux lignes et d'autres sur une seule ?

A+

pépé
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La colonne B ne sert à rien.
Certains intitulés sont sur deux colonnes car j'ai déjà fait les tableaux des feuilles saisie maths et français et j'ai transposé dans la feuille saisie compétences classe. Les colonnes grises se sont mises sur deux cases et je ne sais pas comment les enlever...
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"sur deux cases" je voulais dire sur "deux lignes".
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
Modifié par pépé35530 le 14/08/2011 à 12:10
Bonjour,

ci-joint un lien vers ton fichier.

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijOdaNq9e.xlsx

J'ai trouvé une solution beaucoup plus simple.
Il est possible d'entrer des dates dans le tableau de saisie.

Cela semble fonctionner correctement.

Bonnes vacances

pépé
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
17 août 2011 à 18:27
Bonjour,

Moyennant une petite manipulation du fichier initial, il est tout à fait possible de réaliser un mailing des différents livrets d'évaluation pour obtenir par exemple ceci :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijNmADwGq.docx

A+

pépé
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Bonsoir,

Je suis de retour de vacances et je vois que vous avez bien travailler...
Cela me convient tout à fait.
Le mailing des différents livrets d'évaluation est une opération qui m'intéresse et je suis curieuse de savoir comment on fait.
J'aurais encore deux requêtes si cela ne vous dérange pas.
1/ Dans le tableau de saisie, j'aimerais que quand je tape A , NA, EVA il y ait une couleur correspondante qui s'affiche en plus.
NA avec rouge
EVA en orange
AR (= à renforcer) en jaune
A en vert
2/ Je voudrais savoir s'il est possible de n'afficher que deux couleurs dans les feuilles "français élève", "maths élève".
Je m'explique : J'aimerais que le gris apparaisse à chaque fois mais que suivant le niveau (CE2, Cm1 ou Cm2) il n'y ait qu'une autre couleur en plus (blanc, jaune ou bleu)
Merci d'avance
Poulette39
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
Modifié par pépé35530 le 19/08/2011 à 11:46
Bonjour,

J'ai fait les modifications afin de faire apparaître les couleurs dans les feuilles de saisie (fonction "mise en forme conditionnelle")..
Peux-tu être plus explicite pour la deuxième question car je n'ai pas compris ta demande : blanc, jaune ou bleu, sur quelles cellules ou colonnes ?)
Pour le publi-postage, je t'enverrai la marche à suivre, mais ce n'est pas très compliqué.
ci-joint lien vers nouveau fichier

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijWeoa0Zz.xlsx
A+

pépé
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Bonjour,
Je me suis rendue compte qu'avec la fonction publipostage, mon problème en 2/ de mon message précédent sera résolu.
Il ne vous reste donc plus qu'à m'explique comment on fait.
Merci encore pour votre aide.
Poulette39
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pépé35530 Messages postés 2942 Date d'inscription vendredi 1 mai 2009 Statut Membre Dernière intervention 19 mars 2016 1 382
20 août 2011 à 12:24
Bonjour,

Cijoint un lien vers un fichier d'explication du mailing :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj201108/cijVA3owzL.docx

j'enverrai plus tard les fichiers correspondant.

A+

pépé
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