Gestion electronique de document (GED)
angel lestat
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Bonjour à la communauté info,
Petit projet d'envergure qu'il m'a été confié : la mise sur pied d'un système de GED ( Gestion électronique de document) dans un collectifs de 2 établissements financiers.
l'inconvénient est que pratiquement je sais pas par ou commencer. (déjà que je ne suis pas sûr d'être dans la bonne catégorie)
J'aimerais savoir si ce système:
sur le plan logiciel:
je dois le coder (concevoir une application ou intégrer une préexistante) ?
sur le plan hardware
avoir une fiche technique de la configuration matérielle requise (serveur /DD / RAM / CPU)?
sur le plan network
ce système peut il être utilisé sur réseau (VPN, réseau local ...)?
et enfin bien évidement le prix.
J'espère que quelqu'un a déjà eu à travailler sur le sujet et pourrait m'aider
Merci d'avance
Petit projet d'envergure qu'il m'a été confié : la mise sur pied d'un système de GED ( Gestion électronique de document) dans un collectifs de 2 établissements financiers.
l'inconvénient est que pratiquement je sais pas par ou commencer. (déjà que je ne suis pas sûr d'être dans la bonne catégorie)
J'aimerais savoir si ce système:
sur le plan logiciel:
je dois le coder (concevoir une application ou intégrer une préexistante) ?
sur le plan hardware
avoir une fiche technique de la configuration matérielle requise (serveur /DD / RAM / CPU)?
sur le plan network
ce système peut il être utilisé sur réseau (VPN, réseau local ...)?
et enfin bien évidement le prix.
J'espère que quelqu'un a déjà eu à travailler sur le sujet et pourrait m'aider
Merci d'avance
A voir également:
- Gestion electronique de document (GED)
- Signature électronique word - Guide
- Comment reduire la taille d'un document - Guide
- Adresse électronique - Guide
- Logiciel gestion photo gratuit - Guide
- Gestion de fichiers - Télécharger - Gestion de fichiers
3 réponses
J'en ai déjà installé 3 et je peux te garantir que l'achat n'est vraiment pas forcement une bonne optique.
Premièrement il faut le dimensionner en fonction des besoins et des utilisateurs.
+100 ? +1000 ? des besoins particuliers ? ...
Bref , une étape indispensable pour voir ce qui sera nécessaire et donc faire le tri par la suite dans les solutions existantes qui seront viables.
2/ En fonction de la taille des utilisateurs choisir le bon équipement. Personnellement vu que je ne suis pas en manque de ressources j'ai attribué un cluster Apache pour le loadbalancing sur du vmware pour la gestion de la GED. Rien de bien complexe y'as un multitude de tutos sur le net pour faire un apache cluster. Pour une centaine d'utilisateurs constants compte au moins 2-3Go de ram pour être un peu large.(et dépend de ton OS aussi)
3/ Le choix et les solutions qui existent.
Faudra lister les GED existantes ( y'en a une foule ..) dans les plus efficace , gratuites et stable j'ai Affresco , KnowledgeTree ou encore Nuxeo.
Dans les payantes y'as Sharepoint qui malgré ce qu'on dit est quand même un bon outil surtout si l'ensemble est déjà sous AD ( ça évite de se coltiner des droits par exemple)
4/ Faire le tri en fonction des choix qui s'imposent;
Gratuit ? ok j'ai ma liste...
Payant ? ok j'ai ma liste ...
Linux ? windows ? ...
Telles fonctionnalités ? .... une liste
2 GED séparés ? besoin de mixage ? vpn ...
Bref c'est pas un gros gros travail mais le cahier des charges est tout de même très important puisqu'il va conditionner des achats.
Perso on utilise Knowlegde tree au taf avec 2/3 addons(vision des documents en ligne...) en version gratuite.
L'installation est rapide et simple ( enfin pour un habitué du linux )et le logiciel a déjà des années d'expériences.
La version payante te donne des outils en sup avec des fonctionnalités intéressantes (auto import via word par exemple)
Le must reste Affresco en version payante ( mais la version gratuite est top aussi) qui a tout de la GED grand luxe mais qui a une installation plus complexe à mon goût et une maintenance moins linéaire (et j'aime moins le look mais c'est un choix perso)
Bref je te conseille KT , avec du débian ( apt-get mon ami) , un petit cluster load balancing apache si t'as beaucoup d'utilisateurs et tu seras dans de bonnse conditions.
NOTE ! le stockage sera le talon d'achille donc dimensionne le correctement ( faut faire un calcul sur les documents / création par jour et par taille / utilisateurs).
(Pour info tu pourras tjrs déplacé ta base mysql sur un autre disque (enfin disque SAN) , si t'as plus de places mais autant bien dimensionné maintenant)
Premièrement il faut le dimensionner en fonction des besoins et des utilisateurs.
+100 ? +1000 ? des besoins particuliers ? ...
Bref , une étape indispensable pour voir ce qui sera nécessaire et donc faire le tri par la suite dans les solutions existantes qui seront viables.
2/ En fonction de la taille des utilisateurs choisir le bon équipement. Personnellement vu que je ne suis pas en manque de ressources j'ai attribué un cluster Apache pour le loadbalancing sur du vmware pour la gestion de la GED. Rien de bien complexe y'as un multitude de tutos sur le net pour faire un apache cluster. Pour une centaine d'utilisateurs constants compte au moins 2-3Go de ram pour être un peu large.(et dépend de ton OS aussi)
3/ Le choix et les solutions qui existent.
Faudra lister les GED existantes ( y'en a une foule ..) dans les plus efficace , gratuites et stable j'ai Affresco , KnowledgeTree ou encore Nuxeo.
Dans les payantes y'as Sharepoint qui malgré ce qu'on dit est quand même un bon outil surtout si l'ensemble est déjà sous AD ( ça évite de se coltiner des droits par exemple)
4/ Faire le tri en fonction des choix qui s'imposent;
Gratuit ? ok j'ai ma liste...
Payant ? ok j'ai ma liste ...
Linux ? windows ? ...
Telles fonctionnalités ? .... une liste
2 GED séparés ? besoin de mixage ? vpn ...
Bref c'est pas un gros gros travail mais le cahier des charges est tout de même très important puisqu'il va conditionner des achats.
Perso on utilise Knowlegde tree au taf avec 2/3 addons(vision des documents en ligne...) en version gratuite.
L'installation est rapide et simple ( enfin pour un habitué du linux )et le logiciel a déjà des années d'expériences.
La version payante te donne des outils en sup avec des fonctionnalités intéressantes (auto import via word par exemple)
Le must reste Affresco en version payante ( mais la version gratuite est top aussi) qui a tout de la GED grand luxe mais qui a une installation plus complexe à mon goût et une maintenance moins linéaire (et j'aime moins le look mais c'est un choix perso)
Bref je te conseille KT , avec du débian ( apt-get mon ami) , un petit cluster load balancing apache si t'as beaucoup d'utilisateurs et tu seras dans de bonnse conditions.
NOTE ! le stockage sera le talon d'achille donc dimensionne le correctement ( faut faire un calcul sur les documents / création par jour et par taille / utilisateurs).
(Pour info tu pourras tjrs déplacé ta base mysql sur un autre disque (enfin disque SAN) , si t'as plus de places mais autant bien dimensionné maintenant)
Salut !
Je suis entrain de mettre en place un serveur Alfresco et tout se passe bien... par contre, le début est en effet difficile à cause de nombreux problèmes et d'une mise en place assez compliquée....
Je te le conseille .... oui et non ! A toi de voir!
A part ca evilcairn t'as donné une grande aide très précieuse... il a complètement raison et je ne comprends pas comment des personnes peuvent encore être en désaccord avec ce qu'il dit !
En bref, fais-toi un plan avec les différents systèmes grâce à l'aide d'evilcairn et fais de grandes recherches sur le sujet avant de partir tête baissée !
Bonne chance !
Je suis entrain de mettre en place un serveur Alfresco et tout se passe bien... par contre, le début est en effet difficile à cause de nombreux problèmes et d'une mise en place assez compliquée....
Je te le conseille .... oui et non ! A toi de voir!
A part ca evilcairn t'as donné une grande aide très précieuse... il a complètement raison et je ne comprends pas comment des personnes peuvent encore être en désaccord avec ce qu'il dit !
En bref, fais-toi un plan avec les différents systèmes grâce à l'aide d'evilcairn et fais de grandes recherches sur le sujet avant de partir tête baissée !
Bonne chance !
Evilcairn a vu juste, il te faut dans un premier temps cibler tes besoins pour choisir la solution la mieux adaptée... Pour ma part, je trouve que les solutions qu'il propose sont plutôt bonnes, avec des produits stables, qui ont fait leur preuve... Mais elles ne sont pas selon moi, les plus "friendly user", elles demandent des compétences élevées pour l'administrateur comme pour les utilisateurs!
C'est ce qui m'a freiné lors du choix, et j'ai opté pour une solution propriétaire, Novaxel, qui m'offre tout autant de libertés pour une simplicité d'utilisation sans égal.
Elle est installée sur 3 cabinets/sites différents (+/- 50 utilisateurs), et franchement, ca tourne pas mal.
Au début, on a commencé en douceur, sur une seule entité et un seul service(compta client, 4 utilisateurs), pour évaluer l'utilisation, puis on l'a déployée sur tous les sites.
Pour 2011 (j'espere) ou 2012 (gloups, c'est dans longtemps) on envisage l'option Web, pour que nos clients puissent accéder à leurs dossiers via internet.
J'ai eu une démo le mois dernier, et ça en jette... Petite cerise sur la GED, la consultation sur Smartphone, j'ai testé une base sur mon Iphone, ça peut s'avérer super utile.
Voila pour mon experience.
Mes utilisateurs n'ont pas eu de mal à le prendre en main surtout quand on sait que l'import se fait juste avec un glisser/déposer.
A noter que dans notre entreprise nous avons du passer par un modèle de comité qualité pour faire valider le produit .( c'est pour cela que l'on a choisit KT en partie)
Je suis d'accord avec Affresco qui reste le top mais qui est tout bonnement imbouffable à mon sens.
J'avais testé Novaxel, mais notre choix a été porté dans le domaine du gratuit devant le nombre d'utilisateurs que nous avons et devant le coût en fonctionnement que cela impliqué.
J'aime beaucoup Novaxel aussi, reste à voir comme je disais au dessus au niveau budget ce que cela implique et si vous n'êtes pas limité.
Il en existe des très très bons pour d'énormes choix et de budgets.
Reste à faire le cahier des charges donc :)
je lis evilcairn et je crois que j'ai rarement lu autant de sottises en si peu de temps!!!
1. il faut se relire et corriger ses fautes.
2. prendre connaissance de la réalité du marché.
Votre message semble empreint d'une bien bonne volonté mais il démontre que vous n'y connaissez pas grand chose. Rien que la première phrase active la sonnette d'alarme et garantie d'une certaine subjectivité : "je peux te garantir que l'achat n'est vraiment pas forcement une bonne optique.". Sachez, Monsieur, que beaucoup d'entreprises privées de toutes tailles optent pour des produits dont les licences s'achètent parce qu'après un VRAI calcul Financier du ROI, il n'y a pas photo! il y a les chiffres sur le papier qui ne mentent pas et il y a les discours pseudo professionnels qui ne sont pas forcément de bon aloi pour le client final.
Malheureusement, honnêteté et commerce ne font pas bon ménage.
Je ne remet pas en cause votre sincérité mais à lire la totalité de votre message j'ai un doute sur votre expérience sur le terrain sur la façon de savoir dimensionner une GED.
Cordialement
JN