Help gestion stages (nominatif et financier)
mamie
-
Utilisateur anonyme -
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Bonjour,
Bonjour,
Pouvez-vous m'aider à trouver la meilleure solution qui me permettra de gérer sur Excel un plan de formation, tant sur le plan nominatif que financier. Je sais que je demande beaucoup mais peut-être avez-vous été déjà confronté à ce genre de problème !
Ce marché de formation s'étend sur 3 ans. Il comporte 2 lot de 2 sessions chacune.
Les stagiaires doivent suivre ces formations par ordre chronologique :
Module 1 - session 1 puis Module 1 session 2 puis Module 2 session 1 puis Module 2 session 2
Chaque stagiaire dépend d'un centre. Il y a 10 centres (Paris, Lille, Strasbourg, Lyon, Marseille, Toulouse, Bordeaux, Poitiers, Rennes, Clermont-Ferrand)
Chaque formation a un tarif et une volumétrie différente avec un min et max de personnes pour que la formation soit programmée.
Par exemple, le module 1 session 1 coûte 1500€ pour 60 personnes min et 80 personnes max
Prévisions de financement Formation du réseau
1ère année = 115 500 €
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 500 stagiaires ->10 500€
Lot 2
Module 1 -> 20 sessions -> 300 stagiaires -> 90 000€
Module 2 -> 10 sessions -> 150 stagiaires -> 15 000€
2ème année = 159 000 €
Lot 1
Module 1 -> 4 sessions -> 300 stagiaires -> 6000€
Lot 2
Module 1 -> 24 sessions -> 350 stagiaires -> 108 000€
Module 2 -> 30 sessions -> 450 stagiaires -> 45 000€
3ème année = 51 000 €
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 80 stagiaires ->1 500€
Lot 1
Module 2 -> 1 sessions -> 80 stagiaires ->1 500€
Lot 2
Module 1 -> 7 sessions -> 100 stagiaires -> 31 500€
Module 2 -> 11 sessions -> 165 stagiaires -> 16 500€
- Je dois pouvoir faire un point financier annuel par module et session et être à même de connaître le solde.
- Je dois pouvoir calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé pour rentabiliser et valider chaque formation.
- Je dois connaître l'historique des formations de chaque personne pour la proposer à la formation suivante.
- Je dois pouvoir faire un état de suivi des formations par centre.
Je vous remercie à l'avance de ce que vous pourrez faire.
Si jamais j'ai la chance d'avoir des réponses, ne m'en veuillez pas si je ne vous réponds pas tout de suite. J'essaierai, entre deux réunions, de mettre en application vos suggestions.
Et quoi qu'il en soit, bonne journée à tous
Bonjour,
Pouvez-vous m'aider à trouver la meilleure solution qui me permettra de gérer sur Excel un plan de formation, tant sur le plan nominatif que financier. Je sais que je demande beaucoup mais peut-être avez-vous été déjà confronté à ce genre de problème !
Ce marché de formation s'étend sur 3 ans. Il comporte 2 lot de 2 sessions chacune.
Les stagiaires doivent suivre ces formations par ordre chronologique :
Module 1 - session 1 puis Module 1 session 2 puis Module 2 session 1 puis Module 2 session 2
Chaque stagiaire dépend d'un centre. Il y a 10 centres (Paris, Lille, Strasbourg, Lyon, Marseille, Toulouse, Bordeaux, Poitiers, Rennes, Clermont-Ferrand)
Chaque formation a un tarif et une volumétrie différente avec un min et max de personnes pour que la formation soit programmée.
Par exemple, le module 1 session 1 coûte 1500€ pour 60 personnes min et 80 personnes max
Prévisions de financement Formation du réseau
1ère année = 115 500 €
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 500 stagiaires ->10 500€
Lot 2
Module 1 -> 20 sessions -> 300 stagiaires -> 90 000€
Module 2 -> 10 sessions -> 150 stagiaires -> 15 000€
2ème année = 159 000 €
Lot 1
Module 1 -> 4 sessions -> 300 stagiaires -> 6000€
Lot 2
Module 1 -> 24 sessions -> 350 stagiaires -> 108 000€
Module 2 -> 30 sessions -> 450 stagiaires -> 45 000€
3ème année = 51 000 €
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 80 stagiaires ->1 500€
Lot 1
Module 2 -> 1 sessions -> 80 stagiaires ->1 500€
Lot 2
Module 1 -> 7 sessions -> 100 stagiaires -> 31 500€
Module 2 -> 11 sessions -> 165 stagiaires -> 16 500€
- Je dois pouvoir faire un point financier annuel par module et session et être à même de connaître le solde.
- Je dois pouvoir calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé pour rentabiliser et valider chaque formation.
- Je dois connaître l'historique des formations de chaque personne pour la proposer à la formation suivante.
- Je dois pouvoir faire un état de suivi des formations par centre.
Je vous remercie à l'avance de ce que vous pourrez faire.
Si jamais j'ai la chance d'avoir des réponses, ne m'en veuillez pas si je ne vous réponds pas tout de suite. J'essaierai, entre deux réunions, de mettre en application vos suggestions.
Et quoi qu'il en soit, bonne journée à tous
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5 réponses
Bonjour,
Le but d'un forum est de donner un coup de main sur un problème et non de faire "à la place de" ou alors, adresse toi à des professionnels: comme toi, il ont besoin de travailler et nous, on est pas là pour les court-cuiter, le bénévolat a des limites et ne sert pas à diminuer les charges de ta boutique...
Donc, montre ce que tu as fait, le ou les points sur lesquels tu as des difficultés et quelqu'un essaiera de t'aider. précise aussi ta version d'Excel...
Le but d'un forum est de donner un coup de main sur un problème et non de faire "à la place de" ou alors, adresse toi à des professionnels: comme toi, il ont besoin de travailler et nous, on est pas là pour les court-cuiter, le bénévolat a des limites et ne sert pas à diminuer les charges de ta boutique...
Donc, montre ce que tu as fait, le ou les points sur lesquels tu as des difficultés et quelqu'un essaiera de t'aider. précise aussi ta version d'Excel...
Mamie
Je comprends tout à fait le sens de ta réponse Michel et tu as sans doute raison mais je n'ai pas les moyens de faire appel à un professionnel. Je prends un nouveau job avec un nouveau challenge. De mes anciens job ou je pratiquai bien excel, j'ai l'impression d'avoir tout oublié et j'ai perdu sans doute confiance en moi alors j'ai essayé de vous demander. C'est la deuxième fois que je viens ici et la première fois on m'a rappelé la fonction recherchv et mon problème a été résolu. Cette fois-ci ma demande est cossu je sais. Je n'ai pas de boutique perso, je suis employée. J'ai rien fait d'autre que d'établir un fichier avec le maximum d'information : nom stagiaire - centre - lot - session - date début stage - date fin stage - prix session - prix lot ... bon tu es atterré je comprends. Bon c'est pas gagné mais je vais y arrivé il le faut. Je me suis acheté un bouquin sur les fonctions excel. Bonne soirée si j'y arrive je vous fais la démo mais soyez patients........ et continuez et si je savais comment je pouvais vous remercier avec les moyens que j'ai, je le ferai de suite. A bientôt j'espère.
Bonjour mamie. Je souscris entièrement aux propos de michel_m.
Généralement les organismes de formation réalisent ces dossiers à l'aide de logiciels dédiés. Tu peux en voir fonctionner dans les Chambres Consulaires. Comme tu n'as que 3 modules à gérer, il reste possible d'utiliser Excel ; mais à quel prix !
...faire un point financier annuel par module et session et être à même de connaître le solde. Aucun problème : colonne subvention, colonne dépenses colonne solde et colonne % dép/subv, ceci pour chaque session de chaque module de chaque lot de chaque année ; et ce pour chaque centre de formation. Penser à n'oublier aucun compte : fonctionnement, salaires et charges, investissements, éventuellement amortissements et/ou rémunération stagiaires.
...calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé ... Aucun problème : colonne effectif théorique, colonne effectif réalisé, colonne %, toujours pour chaque session/ module/lot/année/centre. En réalité, ce n'est pas "calculer le nombre de personne sur chaque formation" qui pose problème : Le paramètre fondamental, que très curieusement tu n'as pas du tout évoqué, est la collecte, le décompte et la totalisation des heures de présence des stagiaires ! Et c'est là qu'on s'amuse ...
...connaître l'historique des formations de chaque personne ... Là, par contre, c'est toi seule qui sait de quoi il s'agit, ce qu'il faut mettre, où et comment le mettre.
...faire un état de suivi des formations par centre. Aucun problème : ce sont des sous-totaux à additionner !
Tout cela représente beaucoup de feuilles dans beaucoup de fichiers, renseignés par des gens différents dans des localités différentes, et qu'il te faudra récupérer, contrôler et ensuite consolider ...
Je te recommande vivement de vérifier si, oui ou non, c'est le nombre d'heures.travaillées.stagiaires qui déclenche le versement des recettes.
Généralement les organismes de formation réalisent ces dossiers à l'aide de logiciels dédiés. Tu peux en voir fonctionner dans les Chambres Consulaires. Comme tu n'as que 3 modules à gérer, il reste possible d'utiliser Excel ; mais à quel prix !
...faire un point financier annuel par module et session et être à même de connaître le solde. Aucun problème : colonne subvention, colonne dépenses colonne solde et colonne % dép/subv, ceci pour chaque session de chaque module de chaque lot de chaque année ; et ce pour chaque centre de formation. Penser à n'oublier aucun compte : fonctionnement, salaires et charges, investissements, éventuellement amortissements et/ou rémunération stagiaires.
...calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé ... Aucun problème : colonne effectif théorique, colonne effectif réalisé, colonne %, toujours pour chaque session/ module/lot/année/centre. En réalité, ce n'est pas "calculer le nombre de personne sur chaque formation" qui pose problème : Le paramètre fondamental, que très curieusement tu n'as pas du tout évoqué, est la collecte, le décompte et la totalisation des heures de présence des stagiaires ! Et c'est là qu'on s'amuse ...
...connaître l'historique des formations de chaque personne ... Là, par contre, c'est toi seule qui sait de quoi il s'agit, ce qu'il faut mettre, où et comment le mettre.
...faire un état de suivi des formations par centre. Aucun problème : ce sont des sous-totaux à additionner !
Tout cela représente beaucoup de feuilles dans beaucoup de fichiers, renseignés par des gens différents dans des localités différentes, et qu'il te faudra récupérer, contrôler et ensuite consolider ...
Je te recommande vivement de vérifier si, oui ou non, c'est le nombre d'heures.travaillées.stagiaires qui déclenche le versement des recettes.
Bonsoir Raymond
Merci de m'avoir répondu tout comme merci à Michel. Je comprends vos réactions et je l'ai dit à Michel. J'ai enregistré ton message que je vais dépiauter demain (et après demain et les jours suivants sans doute) il me semble comprendre un petit peu le parcours que je dois prendre. Bon qui tente rien n'a rien et pendant ce temps on est vivant. Ensuite je vous en parle si je rencontre des difficultés qui sont d'ordre mineures et si vous voulez bien, je vous dis.
Mais là c'est l'heure de se souhaiter une bonne soirée.
Merci pour m'avoir lu
Merci de m'avoir répondu tout comme merci à Michel. Je comprends vos réactions et je l'ai dit à Michel. J'ai enregistré ton message que je vais dépiauter demain (et après demain et les jours suivants sans doute) il me semble comprendre un petit peu le parcours que je dois prendre. Bon qui tente rien n'a rien et pendant ce temps on est vivant. Ensuite je vous en parle si je rencontre des difficultés qui sont d'ordre mineures et si vous voulez bien, je vous dis.
Mais là c'est l'heure de se souhaiter une bonne soirée.
Merci pour m'avoir lu
Tu te couches tôt, Mamie !
Nous avons déjà causé, tous les deux, pour ton courrier à taper (10 sept) ;
par contre je n'étais pas intervenu dans ta longue discussion sur Plusieurs SI (1er sept) dans laquelle ce sont ailp, Ricky38, Vaucluse et Mike-31 qui t'avaient entourée de leurs conseils.
Etant donné que, tel que c'est parti, tu auras de nombreuses questions à poser, tu aurais tout intérêt à t'inscrire immédiatement comme membre (bouton en haut de l'écran, sur la droite) :
https://forums.commentcamarche.net/forum/affich-19137601-1-excelleuse-eploree#8
Pour l'élaboration de ton dossier, une précision très importante : vos recettes proviennent-elles de la poche des stagiaires ou de subventions (collectivités, administrations ou FAF) ? La démarche de suivi est très différente ...
Nous avons déjà causé, tous les deux, pour ton courrier à taper (10 sept) ;
par contre je n'étais pas intervenu dans ta longue discussion sur Plusieurs SI (1er sept) dans laquelle ce sont ailp, Ricky38, Vaucluse et Mike-31 qui t'avaient entourée de leurs conseils.
Etant donné que, tel que c'est parti, tu auras de nombreuses questions à poser, tu aurais tout intérêt à t'inscrire immédiatement comme membre (bouton en haut de l'écran, sur la droite) :
https://forums.commentcamarche.net/forum/affich-19137601-1-excelleuse-eploree#8
Pour l'élaboration de ton dossier, une précision très importante : vos recettes proviennent-elles de la poche des stagiaires ou de subventions (collectivités, administrations ou FAF) ? La démarche de suivi est très différente ...
Bonjour Raymond
Ce n'est pas possible de m'inscrire comme membre, je suis trop nulle!
Sinon ça me plait (pas d'être nulle) mais ce que je fais.
Ailp, Ricky38, Vaucluse et Mike-31 m'ont super aidé! Et en plus j'ai compris ce que je faisais... Je me suis acheté Les cahiers d'exercices Excel 2000 Les fonctions intégrées.
Par contre, je ne me souviens pas de ma demande de courrier à taper (10 sept) ?
Cet après midi, je vais la consacrer à mettre en application tes premiers conseils. Je fais parti d'une administration et les aspects financiers m'intéressent dans la mesure où elle me permet de gérer nos stagiaires et de m'assurer que tout le monde a bien été formé avant d'avoir dépensé la totalité des prestations liées à un marché de formation sur 3 ans.
Je dois pouvoir calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé pour rentabiliser et valider chaque formation. Le fichier doit pouvoir me permettre de visualiser rapidement avant d'inscrire des gens : si oui il y a de la place ou si non la session est complète. Même si je suis "une administration", je dois m'assurer que l'on n'organise pas une session avec 6 personnes pour une dépense équivalente pour 25 personnes.
Par exemple :
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 500 stagiaires ->10 500€
donc pour la 1ère session = 71 stagiaires max et prix de la session 1500€ (21€13 par stagiaires)
Si je n'arrive pas à inscrire 71 stagiaires pour cette session c'est X stagiaires qui seront raccrochés à la 2 sessions de ce module. Je dois donc être vigilante et avoir une vision annuelle pour réajuster ou non le nombre de stagiaires l'année suivante.
Autrement, le suivi des stagiaires par centre ne me gêne pas. Tout le monde doit être obligatoirement formé sur un ordre chronologique de formation.
Si Dupont de Paris n'apparaît pas sur mon fichier alors je le propose en Lot 1 Module 1 et la fois d'après je le rattache en Lot 1 Module 2, etc.
Merci pour tes réponses, c'est vraiment sympa. Très bonne journée
Ce n'est pas possible de m'inscrire comme membre, je suis trop nulle!
Sinon ça me plait (pas d'être nulle) mais ce que je fais.
Ailp, Ricky38, Vaucluse et Mike-31 m'ont super aidé! Et en plus j'ai compris ce que je faisais... Je me suis acheté Les cahiers d'exercices Excel 2000 Les fonctions intégrées.
Par contre, je ne me souviens pas de ma demande de courrier à taper (10 sept) ?
Cet après midi, je vais la consacrer à mettre en application tes premiers conseils. Je fais parti d'une administration et les aspects financiers m'intéressent dans la mesure où elle me permet de gérer nos stagiaires et de m'assurer que tout le monde a bien été formé avant d'avoir dépensé la totalité des prestations liées à un marché de formation sur 3 ans.
Je dois pouvoir calculer le nombre de personne sur chaque formation afin de m'assurer que le min est assuré et le max non dépassé pour rentabiliser et valider chaque formation. Le fichier doit pouvoir me permettre de visualiser rapidement avant d'inscrire des gens : si oui il y a de la place ou si non la session est complète. Même si je suis "une administration", je dois m'assurer que l'on n'organise pas une session avec 6 personnes pour une dépense équivalente pour 25 personnes.
Par exemple :
Lot 1
Module 1 -> 7 sessions -> 500 stagiaires ->10 500€
donc pour la 1ère session = 71 stagiaires max et prix de la session 1500€ (21€13 par stagiaires)
Si je n'arrive pas à inscrire 71 stagiaires pour cette session c'est X stagiaires qui seront raccrochés à la 2 sessions de ce module. Je dois donc être vigilante et avoir une vision annuelle pour réajuster ou non le nombre de stagiaires l'année suivante.
Autrement, le suivi des stagiaires par centre ne me gêne pas. Tout le monde doit être obligatoirement formé sur un ordre chronologique de formation.
Si Dupont de Paris n'apparaît pas sur mon fichier alors je le propose en Lot 1 Module 1 et la fois d'après je le rattache en Lot 1 Module 2, etc.
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"Ce n'est pas possible de m'inscrire comme membre, je suis trop nulle! "
Je vois que tu n'as pas lu l'explication dont je t'ai fourni le lien !
Ton message précédent occupe 30 lignes, et n'intéresse en rien les centaines de CCMistes qui consultent le forum et qui tomberont sur cette discussion, qui n'est pas de l'informatique, et encore moins de la Bureautique.
Normalement tous nos messages depuis 19:04 auraient pu (auraient dû) être supprimés par les modérateurs, car contraires à la Charte : hors sujet.
Le fait d'être inscrite comme membre te donne notamment la possibilité de faire des échanges directement avec un autre membre inscrit par Messages Privés, sans importuner les autres utilisateurs non concernés par nos digressions.
Tu n'as pas retrouvé trace de ta discussion du 10 septembre ? Si tu étais membre inscrit tu aurais accès à l'historique de toutes tes interventions ...
* J'attends que tu sois inscrite pour poursuivre nos entretiens.
Je vois que tu n'as pas lu l'explication dont je t'ai fourni le lien !
Ton message précédent occupe 30 lignes, et n'intéresse en rien les centaines de CCMistes qui consultent le forum et qui tomberont sur cette discussion, qui n'est pas de l'informatique, et encore moins de la Bureautique.
Normalement tous nos messages depuis 19:04 auraient pu (auraient dû) être supprimés par les modérateurs, car contraires à la Charte : hors sujet.
Le fait d'être inscrite comme membre te donne notamment la possibilité de faire des échanges directement avec un autre membre inscrit par Messages Privés, sans importuner les autres utilisateurs non concernés par nos digressions.
Tu n'as pas retrouvé trace de ta discussion du 10 septembre ? Si tu étais membre inscrit tu aurais accès à l'historique de toutes tes interventions ...
* J'attends que tu sois inscrite pour poursuivre nos entretiens.
