Fonction(s) excel - reconnaître les personnes Fermé

Question

Bonjour,

Ca fait quelques jours que je suis sur un tableau excel, relativement simple, où je dois ranger quelques renseignements tels que le nom, prénom, sexe et adresse de la personne.
Cependant, le tableau reste assez "long" à remplir, j'ai donc pensé à quelques raccourcis pour le remplir...

Voici donc les quelques explications :

Dans ma colonne "F", j'ai prévus une colonne nommé "Abréviation 1" où je pourrais inscrire tous les sexes des personnes en abrégé (allant de "M." à Mlle." par exemple !)
Dans ma colonne "H", même chose (Abréviation 2"), pour le cas où on pourrait tomber sur "Monsieur et Madame" (j'ai donc inscrit une colonne "&" sur "G".)

Ma question concerne donc les formules de politesse :

J'aimerais changé ces "M.", "Mme.","Mlle." ou encore cette case vide (dans le cas ou "Abréviation 1" est une personne célibataire) en "Monsieur", "Madame", "Mademoiselle" dans deux colonnes que j'ai déjà inscrite en "Civilité 1" et "Civilité 2", tout en ayant, bien sûr, avoir le choix de laisser la colonne vide.

(J'oubliais de préciser, je débute sur Excel ;) )

Merci d'avance !

Fabalaide Parpitié · Answer

J'oubliais; mais je sais pas si c'est utile de le préciser : ce tableau sera utilisé pour un publipostage...c'est pour ça que j'ai grandement besoin de ces raccourcis...

Fabalaide Parpitié · Answer

Je relance un peu, au cas où, si quelqu'un à le temps de se pencher 5 mins dessus et de me dégoter la formule magique...

eriiic · Answer

Bonsoir,

C'est à dire qu'on a du mal comprendre tes explications...
Avec un fichier exemple (sans données confidentielles) ça serait mieux.
Dépose le sur cijoint.fr et colle ici le lien fourni
eric

Raymond PENTIER · Answer

Bonjour, Parpitié !

1) Excel sait "reconnaître" les mots déjà saisis dans une colonne. Donc si tu as déjà saisi " Monsieur", " Madame", " Mademoiselle" avec un espace au début et "Monsieur et Madame" sans espace, chaque fois que tu taperas " Mo" tu verras s'afficher " Monsieur" que tu n'auras qu'à valider ; pareil pour " Mada" et pour " Made" ; et si tu tapes "M" c'est "Monsieur et Madame" qui s'affiche.

2) Tu n'as pas à te préoccuper des célibataires, qui sont forcément un homme oune femme !

3) Tu n'as pas besoin de recopier 2 fois la même civilité dans la base Excel ; tu peux ré-utiliser plusieurs fois un même champ dans ton document.

Raymond PENTIER · Answer

Fabalaide, c'est encore moi.

1) Comme eriiic te l'a conseillé, ça nous aiderait d'avoir ton fichier.

2) Pour concrétiser ce que tu as commencé à faire, il faut utiliser la fonction RECHERCHEV. Alors, si tu ne l'as jamais encore employée, étudie-là, fais quelques essais, afin de comprendre les explications et les formules que nous te donnerons, une fois qu'on aura vu ton fichier.

Faab Himself · Answer

Bon, on va reprendre traquillement :

Voici un lien ce dirigeant vers mon tableau : 

https://www.niceboard.com/search/aladeconnade.niceboard.com

1) Excel sait "reconnaître" les mots déjà saisis dans une colonne. Donc si tu as déjà saisi " Monsieur", " Madame", " Mademoiselle" avec un espace au début et "Monsieur et Madame" sans espace, chaque fois que tu taperas " Mo" tu verras s'afficher " Monsieur" que tu n'auras qu'à valider ; pareil pour " Mada" et pour " Made" ; et si tu tapes "M" c'est "Monsieur et Madame" qui s'affiche. 

>>> Oui mais, c'est relativement long de retaper tout ça quand on sait qu'Excel est capable de remplacer ces termes ! Genre, pour trente conventions, ça commence à être soulant !
 
2) Tu n'as pas à te préoccuper des célibataires, qui sont forcément un homme oune femme !

>>>Et...si. J'ai utilisé quelques fonctions SI, pour différencier les couples des célibataires. Mais, c'est aussi lié à la formule de politesse, en fin de lettre "Veuillez agréer, Mopnsieur,-Mademoiselle,-..." 

3) Tu n'as pas besoin de recopier 2 fois la même civilité dans la base Excel ; tu peux ré-utiliser plusieurs fois un même champ dans ton document. 

>>>Toujours la même chose : l'abréviation me servira "d'en-tête" à la lettre (M. DUCHEMOL Bertrand), et la civilité me servira plus pour le chapeau de la lettre et la formule de politesse...

J'ai un peu recherché cette fameuse fonction RECHERCHEV, j'ai encore du mal à la comprendre...
J'espère que vous pourrez visionner mon tableau sans problème, et je vous remercie pour vos précieuses informations ainsi que votre aide !

eriiic · Answer

Bonjour,

En feuil2 tu te crées ton tableau d'équivalence en vertical (en A1: M.  en B1: Monsieur etc).
En J2:
=SI(ESTNA(RECHERCHEV(F2;Feuil2!$A$1:$B$10;2;FAUX));F2;RECHERCHEV(F2;Feuil2!$A$1:$B$10;2;FAUX))
à recopier vers le bas.
Si l'équivalence n'est pas trouvée ça te ramène ce qu'il y avait dans la cellule F2 pour traiter 'monsieur le maire' et autres cas particuliers...


eric

Raymond PENTIER · Answer

Salut.

Eh bien, ça y est, eriiic t'a fourni la bonne formule ; ton fichier devrait être OK.

Tu dis avoir du mal à comprendre le fonctionnement de la fonction RECHERCHEV ?
=RECHERCHEV(F2;Feuil2!$A$1:$B$10;2;FAUX) signifie que le logiciel :
* lit la valeur_cherchée, qui est le contenu de F2 ; 
* va dans Feuil2 pour examiner la table_matrice , qui est la plage $A$1:$B$10 ;
* consulte les données stockées dans no_index_col, la deuxième colonne de cette plage ;
* récupère la valeur de cette colonne, à la ligne commençant par valeur_cherchée.
Quant à l'argument FAUX, il est là pour permettre à la recherche de s'effectuer même si la première colonne de la table_matrice  n'est pas triée en ordre croissant.
Retiens bien tout ça, car c'est une fonction très efficace, à laquelle on est très souvent amené à faire appel .

Bonne journée à tous les deux.

Faab Himself · Answer

Merci les gars ! J'ai pas encore essayé ce truc, mais je tente de finaliser ça demain, c'est super ! Merci encore, ça fait vraiment plaisir !

Faab Himself · Answer

Hum...ça marche pas vraiment pour la fonction "&"...c'est parce que c'est un symbole ou ?...

eriiic · Answer

Bonjour,

toi, tu vas t'étonner encore de ne pas avoir de réponse...
Quoi, comment, avec quoi ???

Raymond PENTIER · Answer

Faab, bonjour.

1) "ça marche pas vraiment pour la fonction "&"..." &#9658; Que signifie donc "ça marche pas" ?

2) Quand tu écris la formule ="Au "&"revoir" tu obtiens comme résultat de la concaténation "Au revoir". Dans ce cas, & est un opérateur comme + ou *.
Mais quand tu saisis & dans ta colonne G, il s'agit d'une donnée, au même titre que madame.
En aucun cas & n'est une fonction.

3) eriiic t'avait recommandé d'utiliser Cijoint.fr pour envoyer ton fichier ; tu pouvais également utiliser Cjoint.com ; dans les 2 cas nous pouvions OUVRIR ton fichier et voir les formules. Mais tu as choisi un site de transfert d'image, www.servimg.com/ et il est donc impossible d'examiner la structure du fichier ...

Fonction(s) excel - reconnaître les personnes

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