Outil de suivi des décisions

Bonjour,

Nous sommes une entreprise de 600 personnes.
Il y a de nombreuses réunions qui génèrent des décisions, suivies d'actions, pilotées par des responsables, des faiseurs individuels ou groupe de travail.
Actuellement nous saisissons la plupart de nos comptes rendu sur un modèle word, que nous diffusons ensuite. Ensuite chacun est responsable de suivre ses actions.
2 problèmes :
- le manager n'a pas de vision claire de l'ensemble des décisions / actions prises avec leurs échéances, les acteurs, ...
- les acteurs s'ils ne notent pas précisément dans leurs agendas, oublient ce qu'ils ont à faire, les échéances à respecter, ...
On veut suivre la bonne exécution de toutes les actions décidées qui sortent du travail quotidien du collaborateur.
En élargissant le périmètre, il peut être utile de suivre l’efficacité de l’action menée à bien et même la motivation de la décision (le problème à solutionner). Cette notion de vérification de l’efficacité n’est pas ancrée dans les mœurs et pourtant fort utile. Elle est prise en compte dans les fiches de progrès mais aujourd’hui celles-ci sont gérées dans un outil distinct et les actions qui nécessiteraient vérification de leur efficacité sont sans doute beaucoup plus nombreuses que les fiches de progrès ouvertes.
On pourrait également suivre non seulement les décisions mais aussi les opportunités d’amélioration.

Concernant une décision, voici les informations que nous souhaitons gérer :
• Rédacteur
• Evénement ayant mis en évidence l’opportunité d’amélioration : audit, contribution Bal Qualité, réclamation ou remontée client, bilan de service, … et date de celui-ci
• Fait générateur / motivation de la décision : problème, risque, changement externe, opportunité, …
• Impact si on ne fait rien (coût du pb ou du risque ou bénéfice dont on se prive * fréquence ou probabilité de survenue) ?
• Décideur à l’origine de la décision = autorité hiérarchique (personne, soit une réunion avec pouvoir de décision : RCP, RDR, RSLR, RCD, groupe de travail, …) qui a pris la décision
• Date de la décision
• Lien vers un ou des documents externes (facultatif) (CR de réunion, …)
• Descriptif de la décision
• Date d’échéance pour faire
• Responsable du suivi
• Personne chargée de faire
• Groupe de travail pour appuyer ? Relève de la gestion de projet
• Statut : pas démarré, en cours, OK, abandonnée, … et date du statut
• Suite donnée
• Mot clé, thème, sujet, … (ex : processus concerné, service ou activité concerné,
• Décision mère / décision liée : une décision peut faire suite à une autre décision de plus haut niveau ou être redondante avec une autre (doublon)
• Vérification efficacité : pourrait être vu comme une autre décision, liée à la décision d’origine

Les besoins à prendre en compte :
• Historisation des modifs et date (notamment suite donnée : qui, quand, quoi)
• Pouvoir filtrer / rechercher sur les différents champs
• Lien avec messagerie (msg ou tâche) (sortant voire entrant pour les tâches)
• Gestion de droits (visibilité et maj)
• Lien des CR vers l’outils : doit permettre d’afficher le point sur les décisions précédentes + la liste des décisions prises à la date du CR (voire à la date du jour)
• La décision peut nécessiter action ou pas (autre que la simple communication aux intéressés)
• Alerte si échéance dépassée (msg ou dans l’outil : échéances dépassées en rouge)

Les différents cas d’utilisation :
• Réunion avec prise de décision et point sur les décisions prises lors des réunions précédentes
• Manager qui veut avoir une vision globale de toutes les décisions qu’il a à piloter (directement ou non)
• Manager qui veut préparer sa réunion (point sur les décisions prises lors des réunions précédentes)
• Faiseur qui veut avoir une vision globale de toutes les actions qu’il a à mener
• Manager qui veut relancer un faiseur
• Faiseur qui informe le manager de l’avancement

Merci d'avance pour vos réponses.

Cathy