Etant donné que la base de données est un super-outil, offrant de remarquables possibilités, il est normal de trouver sur Internet des quantités de tutoriels pour s’initier aux bases de données sur Excel, comme par exemple https://www.cours-gratuit.com/tutoriel-excel/tutoriel-excel-creer-une-base-de-donnees
Curieusement la rubrique « Pratique » de CCM n’en proposait pas, jusqu’à présent.
Pour réagir à cette lacune, nous essaierons de rédiger quelques fiches techniques, destinées aux débutants sur Excel, et à ceux qui ont été rebutés par des explications trop « scolaires » ou trop théoriques. Faisons ensemble nos premiers pas ...
Définitions dans Excel
Avant tout, il faut se mettre d’accord sur le vocabulaire …
Feuille de calcul
Votre fichier Excel est un classeur qui, à sa création, comporte 3 feuilles de calcul, dont les noms sont inscrits dans les onglets de chaque feuille (en bas).
Chaque feuille contient des cellules ; la cellule est l’élément de base de la feuille ; elle reçoit les données (fixes et variables) et les formules, et affiche les résultats des opérations, en respectant certains formats (décimales, pourcentages, date, heure, couleur de police, couleur de remplissage, gras, italique, souligné ...).
Une cellule se trouve à l’intersection d’une ligne (1, 2, 3 …) et d’une colonne (A, B, C …).
Les versions actuelles d’Excel offrent 16 384 colonnes et 1 048 576 lignes, ce qui permet d’utiliser plus de 17 milliards de cellules par feuille !
Plusieurs cellules peuvent être rassemblées en plage.
L’ensemble des cellules figurant dans la feuille est regroupé en un ou plusieurs tableaux.
Base de données
Une feuille de calcul peut servir à de multiples usages, comme vous ne le savez peut-être pas : afficher une image ou un graphique, présenter un menu ou un programme de concert, établir une liste de commissions, dessiner un planning, monter des tableaux de calculs pour simulations de paie ou de départ à la retraite, etc.
Nous nous intéresserons ici à un type de feuille bien particulier, dont la structure permettra de la manipuler un peu comme les tables d’Access (Microsoft Office) ou de Base (Open/Libre Office), en effectuant aisément des tris, des filtres, des recherches, des affichages personnalisés et des tableaux croisés dynamiques, notamment.
Plutôt que de lignes et de colonnes, on parlera ici d'enregistrements et de champs.
Définition d’une BDD
C’est relativement simple, mais ces règles doivent être impérativement respectées pour que le tableau soit reconnu par Excel comme étant une BDD :
Pas de ligne ni de colonne vide
Pas de cellules fusionnées
La première ligne réservée à l’intitulé des colonnes, c’est-à-dire les noms de champs.
La première colonne réservée à l’intitulé des lignes, c’est-à-dire les noms des enregistrements.
Aucun doublon n’est permis dans les noms des champs.
Il est vivement recommandé de ne pas avoir non plus de doublon dans les noms d’enregistrements. On est souvent amené à créer une première colonne de clé, si on ne dispose d’aucun champ sans doublon (référence, immatriculation ...)
Tout doit être fait pour ne pas attribuer deux orthographes différentes à une même donnée : St-Pierre, Saint Pierre et Saint-Pierre sont 3 données distinctes. Le copier-coller et surtout la liste déroulante de cellule seront donc à privilégier.
Exemple de BDD
Ceci n’est pas une table de données, mais une feuille de calcul ordinaire avec plusieurs tableaux indépendants ...
Voici une base de données, qui respecte toutes les règles :
La fiche pratique suivante traitera des manipulations qui s’opèrent directement dans une BDD : Trier, filtrer, rechercher.
Une fiche pratique ultérieure traitera des tableaux croisés dynamiques et des affichages personnalisés, et de l’utilisation des listes déroulantes de cellule dans une BDD.
