Disque dur externe : comment visionner des documents

Bonjour,
J'utilise un disque dur externe Maxtor pour sauvegarder tout le contenu de mon Macbook pro. Ma capacité de stockage sur mon ordinateur est épuisée, donc je souhaiterais pouvoir faire un grand tri mais je crains de ne jamais retrouver certains fichiers, en particulier ceux stockés sur les applications (Photothèque, iMovie, iTunes etc..). Lorsque je branche mon disque dur et que je cherche à visionner de tels documents pour vérifier s'ils sont bien conservés, par exemple une sauvegarde de ma Photothèque, une fenêtre s'ouvre : "Rien à importer. Aucun de ces fichiers ne peut être importé dans votre photothèque Photos."
Il m'est impossible de visionner des documents qui passent par les application de Mac. Je ne peux qu'avoir accès aux documents stockés sur le bureau par exemple.
Je ne sais donc pas si ces documents non lisibles sont bel et bien stockés dans mon disque dur et si je peux trouver un moyen de les retrouver en cas de besoin, ou si la sauvegarde est nulle.
Je n'ose du coup rien supprimer de ce qui prend le plus de place sur mon ordinateur (photos/vidéos...)
Pourriez-vous m'aider ?
Aussi, est-il possible de travailler avec un disque dur comme "second bureau", c'est à dire glisser facilement un fichier de mon ordinateur au disque dur et vise-versa, si par exemple je travaille sur des fichiers lourds ? Si oui, comment faire ?
Je suis un peu perdue... je serai très reconnaissante à la personne qui m'apportera un peu d'aide. Merci beaucoup !!!