HELP, tableau excel

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19 novembre 2020
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 Jerome_4787 -
bonjour,
j'ai besoin d'aide, explication :
Chaque mois je dois créer un tableau pour faire émarger les salariés, le problème est qu'ils sont 50 avec chacun des horaires de travail différents donc je m'amuse à faire des copier coller de la trame du mois en cours avec les horaires de chacun. Est ce que quelqu'un connaît une astuce qui me ferait gagner du temps ? merci beaucoup pour votre réponse

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20 novembre 2020
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Bonjour
et pourquoi ne créez vous pas une copie de feuille mensuelle vierge à stocker dans un coin du fichier? (clic droit sur l'onglet)
crdlmnt
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19 novembre 2020

Merci pour votre réponse, j'ai déjà la trame vierge du mois en cours, je voulais juste savoir s'il n'existe pas une manipulation qui permettrait de remplir les horaires différents de chacun automatiquement dans chaque fichier.
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20 novembre 2020
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parce que ces horaires ne sont pas dans votre feuille vierge?
nous aurions bien besoin d'en savoir plus
pouvez vous déposez un modèle en y ajutant des explications sur ce que vous attendez
https://mon-partage.fr
et revenez ici coller le lien créé sur le site
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19 novembre 2020

En fait chaque salarié a son tableau créé sur une feuille Excel avec le mois en cours lors du début de son contrat. Chaque mois, je rajoute une feuille, je copie une trame vierge du mois en cours, les mois ne commencent pas par le même jour, novembre démarre par dimanche par exemple, ensuite je retourne sur la feuille du mois antérieur, octobre, je fais un copier-coller pour que les jours de travail correspondent bien.
Le souci est que je dois faire cette manipulation une à une pour tous mes salariés, ouvrir chaque fichier, insérer ma trame vierge du mois en cours, aller récupérer ses horaires par copier coller étant donné qu'ils ont tous des horaires différents (l'un commence un lundi, d'autres ne travaillent pas le lundi, finissent plus tôt etc...)
Chaque mois cela me prend un temps considérable, c'est pourquoi je voudrais savoir s'il n'existe pas une macro ou autre qui permettrait de faire cela en 2 temps 3 mouvements...cela me faciliterait grandement les choses et me permettrait de vaquer à des tâches plus intéressantes que celles ci tellement répétitives... En tout cas merci pour le temps consacré à essayer de m'aider
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19 novembre 2020

Bonjour Karo68.

Tu nous dis "En fait chaque salarié a son tableau créé sur une feuille Excel avec le mois en cours lors du début de son contrat". Alors pourquoi ce tableau vierge ne contient-il pas les horaires du salarié ?

Les jours de travail devraient faire l'objet de formules pour être affichées automatiquement, à partir de la date (01/11/2020) que tu saisis à la place de NOVEMBRE 2020 ...

On pourra mieux te conseiller quand on aura reçu le fichier-exemple demandé par Vaucluse.

Au lieu de passer du temps à accumuler des signatures par demi-journées, il suffirait d'une signature par semaine ou même par mois.
Si tu as des exigences de vérification, il faut t'équiper de pointeuses automatiques fixes (à l'entrée des locaux) ou mobiles (trimballées par les encadrants).
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21 novembre 2020

Bonjour Raymond PENTIER,

Hélas, il n'est pas possible pour nous de s'équiper de pointeuses automatiques comme tu le suggères, nous ne sommes pas une entreprise classique mais un chantier d'insertion donc budget limité et un turn over important au niveau des salariés...
bien sûr que les horaires du salarié sont insérés dans le tableau au début de son contrat, mais je dois à chaque fois faire un copier coller sur une autre feuille pour le mois en cours et je ne peux pas les faire signer par semaine, ni par mois, ils doivent impérativement signer par demi-journée de travail, afin d'avoir un suivi de leur présence, et le cas échéant, l'encadrant note au stylo les retards, les absences.... je sais c'est archaïque mais pour l'instant je n'ai pas le choix, c'est comme cela que l'on procède...
je pensais qu'il y avait une astuce afin de me faire gagner du temps, apparemment c'est pas gagné, alors merci quand même pour le temps consacré à me répondre
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21 novembre 2020
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Il y a d'autres options à examiner :
1) Donner les mêmes horaires à tout le monde
2) Ne pas détailler les heures d'entrée et de sortie, mais n'indiquer que le nombre d'heures de chaque demi-journée
3) Faire un contrat d'insertion à un jeune dont la tâche sera le suivi des présences : confection des feuilles de présence, collecte de ces feuilles, vérification de conformité (signatures de l'encadrant), classement, traitement mensuel pour exploitation administrative et comptable.

Je sais de quoi tu parles, pour avoir dirigé des centres de formation ...
D'ailleurs si dans ton message de départ tu avais indiqué qu'il ne s'agissait pas de salariés classiques mais de personnes sous contrat d'insertion, je t'aurais répondu différemment ...

Bon courage !
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19 novembre 2020

Toutes tes réponses ne conviennent pas du tout, hélas...
merci quand même et bonne continuation
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20 novembre 2020
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Bonjour Caro et les anciens

Tour d'abord , Karo, je te présente mes excuses pour l'autre jour où je t'accusais de doublon: j'avais complètement disjoncté ce matin là.

pour essayer de me racheter, il faudrait que tu joignes ta feuille de présentation "stacy"

idée : liste de données des stagiaires avec 1 repère pour chaque demi-journée de présence
restituée par une moulinette dans ta présentation

jours fériés: France ?

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19 novembre 2020

Merci Michel pour ta réponse, pas de soucis pour le quiproquo de l'autre jour.
Voici le lien pour le tableau :
https://mon-partage.fr/f/c0bwsA77/
Oui les jours fériés sont en France
merci !
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20 novembre 2020
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OK, bien reçu

Ça va m'occuper pendant ce WE confinement mais j'ai souvent le "top one" de la chorale occitanne : "Chuis pas mariée à un ordinateur ! " Donc, ne sois pas pressée quand ^m
@+
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20 novembre 2020

Les salariés ont toujours les m^mes Horaires ? 8h39-12h 13h30-17h30

Les zones grisées sont elles bien fonction du salarié (pas là=gris) ?

Actuellement la fiche permet le choix mois et de l'année et inscrit le jour du 1° du mois (donc des autres jours et tu peux choisir le salarié par son nom
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19 novembre 2020

Bonjour Michel,
non les salariés n'ont pas tous les mêmes horaires, sinon ce serait trop facile...
Chaque salarié a son tableau réparti sur 12 feuilles pour les 12 mois de l'année avec ses horaires qui lui sont propres.
Et effectivement les cellules grisées correspondent aux demi-journées non travaillées.
Merci encore pour ta patience, et bien sûr rien ne presse, il y a des choses bien plus essentielles en ces moments pas toujours faciles... bon week-end
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21 novembre 2020
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Bonjour Karo.

Après une quinzaine d'échanges de message, je suis toujours dans l'incapacité de cerner ton problème afin de te proposer une solution efficace.
Ainsi quand tu écris "... aller récupérer ses horaires par copier coller étant donné qu'ils ont tous des horaires différents ..." cela signifie que pour une semaine donnée chaque salarié a son propre horaire ; mais cet horaire peut-il changer d'une semaine à l'autre ou est-il figé pour la durée du contrat ?

Il manque encore d'autres données essentielles :

Tu dis " En fait chaque salarié a son tableau créé sur une feuille Excel avec le mois en cours lors du début de son contrat. Chaque mois, je rajoute une feuille ...". Cela veut dire que le tableau que tu as donné comme exemple pour Stacy en novembre ne s'arrête pas à la ligne 26 mais se poursuit jusqu'à la ligne 41 ?
D'autre part, une fois le mois terminé et le tableau imprimé, tu crées une feuille pour décembre. Donc pour chacun des 50 salariés tu auras 12 feuilles, pour couvrir l'année.
Mais tu as 50 classeurs de 12 feuilles, ou un seul immense classeur de 12x50=600 feuilles ?

Il serait nécessaire de répondre avec précision à ces questions, et d'envoyer aussi un fichier avec une trame vierge pour un mois donné (novembre de préférence). Je pourrais t'automatiser la colonne B, afin que tu n'aies plus à ajuster les jours de la semaine manuellement.
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19 novembre 2020

bonjour Raymond,

pour répondre à tes questions, non les horaires définis au début du contrat pour un salarié ne changent pas tout au long de son contrat, les horaires restent les mêmes de semaine en semaine et sont différents pour chaque salarié.
D'autre part, effectivement j'ai 50 classeurs de 12 feuilles enregistrés avec le nom du salarié. Oui le tableau s'étend jusqu'à la fin du mois, donc jusqu'à la ligne 41.
bon dimanche
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20 novembre 2020
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Bonjour,

C'est fait !
Quelque soi nombre de salarié, il t'es livré une fiche personnel pour le mois( macros VBA)

je n'ai pas étudié la mise en page pour l'impression car on pourrait imprimer les 50 feuilles d'un coup mais c'est encore du boulot pour mois ! ;o-/

mais ca risque de peut-^tre planté suite à une remarque de Vaucluse sur un autre sujet...
Vaucluse (salut):
tu m'avais indiquer que "target.address" ne fonctionnait pas mais je n'ai pas noté la syntaxe !...

Un pti aperçu en attendant


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19 novembre 2020

waouh, hâte de voir ça ! ne t'embête pas pour l'impression des 50 feuilles en même temps, déjà là ça promet d'être génial ! merci !!!
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20 novembre 2020
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J'attend la réponse de Vaucluse et il faut que je mette en blanc la signature de l'encadrant au cas où

bonne soirée
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20 novembre 2020
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Bonjour

Et voila l' usine à Gaz (les macros doivent être activées chez toi)

https://mon-partage.fr/f/O7mqLThf/
et comme il doit y avoir des étourderies, tu dis sinon tu dis aussi

Pour inscrire des présences à un agent dans "staff" par clic droit, il faut qu'il soir sélectionné dans la cellule F4 de la feulle "planning

dans la journée (ou demain), je t'envoie un "comment faire" pour paramétrer les agents

@+
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19 novembre 2020

Bonjour Michel,

Excellent ! c'est super ! par contre quelques petites explications car je suis novice, le mieux est de copier ces 3 feuilles sur chaque fichier de salarié ? ensuite je vais dans l'onglet Staff et je note les horaires spécifiques du salarié ?
Comment faire pour étendre la formule jusqu'au 30 du mois ? c'est vrai que j'avais mis un exemple de tableau, mais ils travaillent tous tout le mois.
Pour 2021, comment faire, est facile à adapter ?
En tout cas je suis vraiment super contente déjà du résultat... merci beaucoup !!!
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Bonjour,

Non, il y a 1 seul classeur pour tout ton groupe
dans la feuille "staff" tu écris l'identité col A et B

ensuite , dans staff, tu choisis l'agent, par ex "azerty2"
et dans la feuille "staff" sur la ligne de "azerty2 "(de mémoire ligne 3) tu fais une série de clic droit-souris dans les colonnes et l'horaire apparaît (matin ou après midi)
nota: l'horaire n' apparaît que sur la ligne de l'agent sélectionné, sécurité oblige !

ce boulot sur 50 ou 60 lignes est un long, certes, mais n'est fait qu'une fois pour toutes (ce qui n'empêche pas de modifier plus tard)
Si tu veux 1 classeur individuel, Tu ne remplis qu'une ligne dafns Staff, et tu détruis la validations de données en planning-F4 par une formule =staff!A2
tu enregistres ces données

Pour 2021, tu écris 2021 en F2 de "planning"

Quant aux 30 jours , fallait y penser au départ de ta demande! il faudrait
-soit mettre un 2° tableau 16-31 à coté au en dessous en faisant attention au saut de page pour l'impression (bonjour les
codes VBA).ou peut-^tre mieux et +simple une 2° page
-Soit faire un 2° classeur "2° quinzaine"

La réalisation du code VBA a été particulièremelongue et piégeuse, donc...

J'ai testé ce que tu avais demandé, je n'ai pas trouvé d'erreur (surprise!) mais j'attend que tu testes mon boulot
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19 novembre 2020

bonjour Michel

Tout d'abord merci infiniment pour le travail, j'ai testé, par contre j'ai quand même quelques questions :
dans Staff, pour Stacy, ok les horaires apparaissent en faisant un clic droit.
comment entrer les horaires des autres salariés (Ayse, Laurence, Gabrielle, etc...) qui sont complètement différents de Stacy ? j'ai entré leurs horaires et avec un clic droit seulement ceux de Stacy apparaissent...
d'autre part j'ai mis janvier 2021, le premier jour démarre normalement par un vendredi et là c'est un mercredi... je t'envoie le lien : https://mon-partage.fr/f/6wAxiQeJ/
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Désolé, mais tu es en train de bousiller un WE de boulot !!!
J’arrête le suivi
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19 novembre 2020

qu'est ce que j'ai fait ?? je cherche juste à comprendre, désolée je ne veux pas te fâcher !
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19 novembre 2020

bonjour Michel

C'est quand même dommage de me laisser en plan comme ça, comme je le répète je ne connais absolument rien aux macros, en plus tu ne m'as pas expliqué comment paramétrer les horaires, ni comment rajouter de nouveaux salariés...
Tu as passé tellement de temps comme tu dis, et là vas-y débrouille toi ?
Même si tu es très doué je pense que la pédagogie n'est pas ton fort on dirait...
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19 novembre 2020

Bonjour,

je réitère ma demande, pour l'instant seule une personne m'a partiellement aidé mais je me retrouve toujours avec le même problème, explications :

Chaque mois je m'amuse à faire des copier coller pour obtenir une feuille d'émargement avec le mois en cours, avec les horaires de travail, la date de début de contrat, afin d'imprimer ces feuilles et de les faire signer par les salariés. En fait chaque salarié a son tableau créé sur une feuille Excel avec le mois en cours lors du début de son contrat. Chaque mois, je rajoute une feuille, je copie une trame vierge du mois en cours, les mois ne commencent pas par le même jour, novembre démarre par dimanche par exemple, ensuite je retourne sur la feuille du mois antérieur, octobre, je fais un copier-coller pour que les jours de travail correspondent bien.

Le souci est que je dois faire cette manipulation une à une pour tous mes salariés, ouvrir chaque fichier, insérer ma trame vierge du mois en cours, aller récupérer ses horaires par copier coller étant donné qu'ils ont tous des horaires différents (l'un commence un lundi, d'autres ne travaillent pas le lundi, finissent plus tôt etc...)

ici tableau avec les horaires de chacun : https://mon-partage.fr/f/70NduBA7/
ici trame de la feuille d'émargement individuelle : https://mon-partage.fr/f/0tX6lDJi/

Chaque mois cela me prend un temps considérable, c'est pourquoi je voudrais savoir s'il n'existe pas une macro ou autre qui permettrait de faire cela en 2 temps 3 mouvements...cela me faciliterait grandement les choses et me permettrait de vaquer à des tâches plus intéressantes que celles ci tellement répétitives... En tout cas merci pour le temps consacré à essayer de m'aider
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Salut Karo.

Je crains que tu aies mal compris le rôle de CCM
:
Nous ne sommes pas un Bureau d'Etudes ou un Service Informatique, à qui on soumet une Liste de Besoins ou un Cahier des Charges, à qui on signe un Bon de Commande, et auquel on paiera la facture une fois le travail exécuté, testé et approuvé.
Nous, ici, nous ne sommes que des bénévoles qui essaient d'aider d'autres bénévoles pour tenter de solutionner des problèmes courants, dans un esprit de collaboration et d'entraide mutuelle, ceci dans la limite de nos compétences et de nos disponibilités.

Pour résumer, ce que tu demandes, ce n'est pas une simple optimisation d'une feuille de calcul, c'est la mise en place d'un gros dossier à manipulations multiples et automatisées.
Tu devras donc passer commande auprès d'une société de services en bureautique, avec qui tu pourras imposer tes contraintes et tes besoins, fixer des délais d'exécution et réclamer des correctifs.
L'autre solution, mais à plus long terme, consistera pour toi à prendre des cours pour apprendre VBA, afin de concevoir, écrire et ajuster des macros.

Très cordialement.
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21 novembre 2020
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C'est parfait !

Mais, déception mise à part, tu devrais réfléchir sereinement à ce que je t'ai expliqué.