Système de transformation de mails en tâches collaboratives

Bonjour,

Dans le cadre d'une activité associative j'utilise avec mes collègues plusieurs listes de diffusion pour traiter à la fois les tâches d'administration et de gestion de site et les propositions et demandes de nos membres,

On se retrouve régulièrement avec les problèmes de "qui doit traiter cette tâche ?" et "est-ce que ça ça a été fait ?" ou "tu as répondu au mail de xx ?"

Je recherche donc un système permettant de récupérer des mails envoyés sur nos différentes listes de diffusions, de pouvoir les classer rapidement en fonction du contexte et surtout de pouvoir les assigner à nos membres et d'indiquer quelle tâche est en cours de traitement/traitée.

En vérité je ne sais même pas comment appeler ce genre de logiciel. Ca ressemble vaguement à un système de gestion de bug ou de demande clientèle ...

Si je résume mes besoins essentiels :
- Rapatrier les mails de plusieurs mailing list au sein d'une même base
- Les afficher dans une liste, pouvoir les trier en fonction de leur date/état de traitement/ML dont ils proviennent...
- Avoir une gestion de compte utilisateurs : chaque utilisateur doit pouvoir s'assigner le traitement d'un mail comme tâche et les administrateurs doivent pouvoir assigner des tâches aux utilisateurs qui en seront avertis dans leur boite mail
- Faire en sorte qu'un mail (ou une conversation) devienne une tâche à part entière qui pourra être indiquée comme à traiter/en cours/traité
- Le tout doit être accessible en ligne (hébergé chez nous ou non, privilégier la solution la plus simple) via un navigateur
- Maintenance aisée d'une année à l'autre

Mes besoins secondaires/moins bien définis
- Faire un sorte que les mails puissent être synthétisé en tâches mieux définies de manière automatique (ex : l'envoi sur telle ML avec tel intitulé catégorise immédiatement la tâche dans le système et rend sont traitement plus net) ou manuelle par un admin
- Chaque tâche doit pouvoir être commentée indépendamment du passage sur la mailing list
- Pouvoir créer des tâches indépendantes, non liées à un email
- Système le plus simple et basique possible
- Système de préférence libre et gratuit

Je vous remercie