Création fichiers liés à un index

Question

Bonjour,
J'ai besoin d'un peu d'aide (enfin j'espère) pour réaliser mon projet.
J'ai créé un dossier dans lequel résident 3 onglets (sous dossiers)
1er = INDEX
2ème = DEVIS
3ème = FACTURE

Mon premier soucis était d'avoir une recopie automatique du sous dossier INDEX dans le dossier DEVIS (en ce qui concerne des cellules de type : NOM - ADRESSE, etc...).
A force de chercher comment construire une formule, j'y suis arrivée.

Cependant, mon problème est le suivant : j'aimerais bien que lorsque je crée une nouvelle ligne d'annotations dans mon sous dossier "INDEX", pouvoir par une manipulation quelconque, ouvrir automatiquement un sous dossier "DEVIS" VIERGE

Car, pour l'heure je ne fais qu'inter réagir avec un sous dossier "DEVIS" unique

Je suis certaine qu'il doit exister une solution qui me permette d'ouvrir un document DEVIS vierge pour chaque nouveau client que j'introduirai dans mon "INDEX";

Pourriez-vous m'aider svp ?
Merci d'avance

via55 · Answer

Bonsoir Nanou4100

Si tu veux une nouvelle feuille DEVIS vierge il faut copier ta feuille DEVIS modèle vierge également mais si tu veux transferer des infos sur le client à partir de INDEX dans ce nouveau devis et renommer cette feuille avec les nom client par ex DEVIS_DUPONT il faut faire une macro en VBA que tu pourras ensuite lancer de différentes façons (appel de la  macro depuis Developpeur, double-clic sur une ligne d'INDEX, bouton ...)

Cdlmnt
Via

Nanou4100 · Answer

Bonsoir via55,
Déjà merci pour l'attention que tu as bien voulu apporter à ma requête.

Je me doutais un peu (hélas) qu'il me faudrait passer par l'enregistrement d'une macro.

Je dis hélas, car à ce niveau là ..... je suis nulle de chez nulle !!! pourrais-tu m'aider pour cette réalisation ?

Dois-je recomposer tout mon document (devis) en partant d'une page vierge en macro ou bien puis-je enregistrer le (devis) par une manipulation quelconque pour qu'il devienne une macro ??

Comment faire ? d'autant que ce qui me rebute, c'est le language qu'il faut employer dans le script d'une macro !!!!

Merci d'avance

Raymond PENTIER · Answer

Bonjour Nanou.

J'essaie de comprendre ton problème 
"J'ai créé un dossier dans lequel résident 3 onglets (sous dossiers) : 1er = INDEX ; 2ème = DEVIS ; 3ème = FACTURE" 
que je traduis par 
"J'ai créé un dossier (fichier) dans lequel il y a 3 feuilles : 1ère feuille, onglet INDEX ; 2ème feuille, onglet DEVIS ; 3ème feuille, onglet FACTURE".
Nous sommes d'accord ?
Puis tu renseignes la ligne 2 de la feuille INDEX, et ces données se répercutent dans certaines cellules de la feuille DEVIS et de la feuille FACTURE, feuilles que tu complèteras ultérieurement.
Ensuite tu renseignes la ligne 3 de INDEX, et tu veux qu'une nouvelle feuille INDEX3 et une nouvelle feuille FACTURE3 soient créées pour accueillir les données de cette ligne 3. Quand tu auras renseigné 10 lignes de INDEX, ton fichier aura donc 21 feuilles. Est-ce bien ta demande ?

via55 · Answer

Re Nanou

Oui je peux t'aider pour mettre en place la macro qui est simple

Postes moi un exemple de ton classeur (avec une feuille INDEX avec des renseignements bidons, une feuille DEVIS en indiquant quels infos de INDEX tu veux y reporter) sur cjoint.com, fais créer un lien, copies le et reviens le coller ici dans un prochain message

Cdlmnt
Via

Nanou4100 · Answer

Bonjour via55,

Un grand merci pour ton dévouement.

Voici l'adresse du lien générée :

https://www.cjoint.com/c/FCsnKlTDC6q

J'espère avoir fait cela "correctement" et que tu pourras me dépatouiller tout cela .....

Dans cette attente, reçois mes meilleures amitiés.

via55 · Answer

Re

OK j'ai le fichier, mais quelques interrogations avant de créer la macro

1) Pourquoi mélanger pour les infos un cadre de texte et des cellules ? c'est peu compatible avec une automatisation 

2) Tu as des formules qui renvoient en colonne C le n° devis le nom et l'adresse :
- le n° devis ne devrait il pas plutôt être avec Ref devis ?
- je pense qu'il faut aussi reporter la localité, non ? 
- à gauche il y a n° client, ce n° ne devrait il pas déjà figurer dans l'Index et être reporté dans devis ?
- enfin il y a la date, faut il que ce soit la date du jour qui soit mise automatiquement à la création d'une nouvelle fiche Devis ou tu mettras la date " a la main" ?

C'est important de bien préciser tous ces points car il n'y aura plus de formules ce sera la macro qui copiera les infos à chaque création

Enfin comment veux tu appeler chaque nouveau devis ? DEVIS+ nom du client ou DEVIS + N° du devis ? 

Cdlmnt
Via
 
"L'imagination est plus importante que le savoir."    A. Einstein

a · Answer

Merci  pour ta réponse,

En réalité, j'avais commencé à construire un DEVIS et une FACTURE dans des classeurs différents. Je les ai soumis à mon beau-fils (personne qui crée sa petite entreprise) pour approbation, au fil des remarques et demandes je leur ai apportés des améliorations graphiques. Ensuite lorsque tout était ok, vu que je vais certainement hériter de l'encodage de ces documents (hihihi - vive la famille !!) je me suis demandée s'il n'y aurait pas un moyen d'automatiser certaines tâches pour éviter des redondances de type (nom-adresse ....); donc ma curiosité m'a fait visiter des tas de tutos pour m'aider à concevoir des formules afin d'y parvenir.
Or, et c'est là où je coince .... je n'arrive pas à ouvrir au départ de l'index une fiche vierge de DEVIS et/ou FACTURE. D'où mon appel "AU SECOURS".

Donc au départ j'avais conçu des cadres d'implantation texte pour certaines données(puisque je n'avais pas pensé à une facilité d'encodage). Mais suis toute disposée à modifier cela !!!

En ce qui concerne les formules qui renvoient à des cellules de l'INDEX, j'ai parfaitement conscience de l'erreur du numéro de cellule (je corrigerai) car au fil de mes "constructions", j'ai ajouté une colonne (qui est devenue A) pour mettre en tête de tableau le N°du devis. Evidemment je n'ai pas été vérifier avant de te l'envoyer que cela avait influé sur mes formules.

En ce qui concerne la date, elle peut se mettre automatiquement à la création d'un devis. Mais il ne faut pas qu'elle se modifie à chaque fois qu'il m'arriverait d'ouvrir le devis en rétablissant la date à celle du jour en cours de consultations !

Je n'avais pas réfléchi au nom à attribuer à chaque DEVIS !!!!!! je pensais bêtement l'enregistrer sous le numéro lui attribué. Maintenant suis ouverte à toutes autres propositions plus intelligentes !

Ah encore un petit point : je me suis étendue et concentrée pour mes explications sur le DEVIS, mais il va de soi et tu l'auras bien compris que cela devra s'étendre également à la facture.

Merci encore,

P.S. : bien entendu si tu as d'autres idées d'amélioration auxquelles je n'aurais pas songé..... n'hésite pas !

via55 · Answer

Re

Ok je te fais un petit exemple de macro déjà pour créer un devis à partir d'index en donnant à la feuille le n° de devis (c'est ce qui sera plus évident pour retrouver notamment en cas de noms identiques)

Par contre tu ne réponds pas à ma question concernant le n° client, faut-il le prévoir dans Index ?

Quand ce sera OK pour le devis on verra pour la facture qui en principe est une simple copie du devis en ce qui concerne la plupart des infos

Je te fais un retour dès que possible

Cdlmnt
Via

 
"L'imagination est plus importante que le savoir."    A. Einstein

a · Answer

Pardon ..... j'avais oublié de commenter ce point.

Je ne l'avais pas prévu car rien ne me dit que le destinataire du devis deviendra automatiquement un client.

Maintenant l'on peut parfaitement prévoir un poste N°client qui ne serait rempli que si le devis rencontre l'approbation du destinataire. Si c'est le cas il m'impartira de procéder à la numérotation au cas par cas et introduire une formule dans la cellule prévue à cet effet qui renverrait vers le document source pour le recopier (ou inversement).

via55 · Answer

Re,

Bon voilà une première version :
http://www.cjoint.com/c/FCswB11U64P

Un double-clic sur une ligne d'INDEX  lance la macro qui :
- ne fait rien si pas de n° de devis sur cette ligne
- affiche la feuille de devis correspondante si elle existe déjà
- et si elle n'existe pas, après confirmation, copie le modèle DEVIS vierge, nomme la nouvelle feuille et y retranscrit les infos

ALT+F11 pour ouvrir l'éditeur VBA et voir le code avec ses explications

Comme tu le dis le destinataire du devis n'est qu'un client potentiel, donc j'ai choisi de ne pas faire apparaitre de n° client dans le devis, il n'apparaitra que sur la facture

Vois si ça te convient ou s'il y a des choses à modifier et on verra après pour la suite (facturation)

Cdlmnt
Via

a · Answer

Excellent, extraordinaire, formidable !!!!! je n'ai pas assez de mots pour formuler mon plaisir de découverte ! MERCI

Par contre voici mes questions : 
1. cette première réalisation vise "DEVIS 6%" mais j'aurai besoin du même 
    type de devis "DEVIS 21%" (nous sommes en Belgique et ici selon certains 
    critères d'ancienneté du bâtiment l'on peut appliquer un pourcentage de 
    TVA ou un autre) donc il me faut prévoir 2 documents pour DEVIS et 2
    documents pour FACTURE

2. lors de l'élaboration FACTURE pourra t-on envisager une recopie automa-
    tique des données que j'encoderai dans le tableau DEVIS vers le tableau
    FACTURE ?

3. Peut-on prévoir dans le classeur INDEX, 3 colonnes :
    - 1er acompte
    - 2eme acompte
    - Total acomptes versés 
    Dont le contenu de cette dernière colonne serait recopié automatiquement
    dans la cellule ad-hoc tant du DEVIS(6% ou 21%) que de la FACTURE 
    correspondante  ??

Je sais ..... je suis chi......., mais je gamberge tous les jours/nuits sur ce truc afin que l'heure venue je dispose de toutes les facilités.

J'ai ouvert la page de script ....... quel charabia !!!!! je n'y comprends absolument rien ! heureusement qu'il existe des personnes comme toi, expérimentées et surtout dévouées pour venir en aide à son prochain !

Je ne sais pas comment je pourrai jamais assez te remercier.

Nanou

PS :je ne veux pas "pirater" ton travail mais j'ai placé les 3 colonnes supplémentaires dans l'INDEX en les mettant en couleur afin que tu les repères.

via55 · Answer

Bonjour nanou

Content que cela te convienne, pour ce qui est de tes interogations :

1) Pas besoin de 2 modèles de devis puis qu'il y a une colonne TVA dans INDEX, suffit par la macro de reporter le taux indiqué

2) Ok pour les colonnes acomptes, tu ne m'a pas envoyé le fichier mais je vais les rajouter 

3) Il va falloir aussi d'autres colonnes :
- une pour le n° client
- une pour le n° facture
- une pour l'adresse des travaux (j'ai vu que celle ci apparaissait dans la facture)
- en faut-il une pour Réalisation qui apparait aussi dans la facture ?
Et ces 2 dernières infos ne devraient elles pas apparaitre dans le devis aussi ?

4) Enfin la ligne RE concerne une remise exceptionnelle je suppose
Dans  facture il y a bien une ligne HTVA-RE avant celle du taux par contre cette ligne n'existe pas dans devis, est-ce un oubli ?

5) Enfin pour éditer la facture je pense qu'il faudra proceder ainsi :
- Réouvrir la feuille devis
- Par macro lancée depuis le devis (double-clic encore ou un bouton ?) créer une facture par copie du modèle et y recopier les infos d'index et de devis

En attente de ton avis sur tout cela

Cdlmnt
Via

a · Answer

Je vais tenter de répondre à tes interrogations points par points :

1) ok si pas besoin de 2 modèles tant en DEVIS qu'en FACTURE (plus simple en soi) mais tu pourras bien m'expliquer comment faire le choix entre 6 ou 21%.

2) excuses moi, je croyais t'avoir renvoyé le fichier..... mais visiblement étant donné mon état grippal ... Mon cerveau est dans la brume !!! hihi

3) ok pour colonne N° client + n° facture + adresse travaux.
Par contre, pour le poste "réalisation", celui-ci figure bien dans DEVIS. J'avais prévu une zone "texte" qui commence par Faisant suite .... (il me suffira de compléter manuellement au cas par cas) je ne pense pas qu'il soit nécessaire de prévoir une colonne à cet effet.

4)Bien vu pour la ligne RE (remise éventuelle). C'est vrai dans le fond, on pourrait  ajouter la cellule S/Total htva dans DEVIS.

5) J'avais imaginé (pour l'édition de la facture) qu'au départ d'INDEX on pourrait peut être prévoir une cellule (avec bouton) qui éditerait une copie du modèle source de la FACTURE en reprenant les données de base + un lien recopiant les données du tableau du DEVIS ???? (trop chinois peut être ?ou tordu ?)

Petite question : tous ces ajouts ne vont-ils pas prendre encore de la place sur l'espace de l'A4 "DEVIS" ?? D'autant que je m'étais déjà demandée si d'aventure la description des éléments à prévoir devait être plus longue que le nombre de cellule prévues sur le modèle de départ, comment j'allais bien pouvoir faire !

Autre question : j'ai remarqué dans l'exemple que tu m'as adressé que le DEVIS créé sur base d'un hypothétique client, venait s'ajouter en onglet au bas du bureau. Cela n'est pas gênant en soi, mais si l'entreprise de mon beau-fils prend l'essor que l'on espère, cela risque de devenir encombrant tous ces onglets, sans compter qu'il y en aura d'autres pour les factures éditées non ?

Enfin je ne sais pas, je laisse cette pensée à ta réflexion.

Amitiés
Nanou

via55 · Answer

Re,

1) Le choix entre 6 et 21 c'est toi qui le fait dans la feuille INDEX, après la macro le reporte en  C44 de la facture (et avec un format spécialisé on fait afficher TVA 6% au lieu de simplement 6 mais la cellule contiendra bien 6 en en D44 la formule =D42/100*C44 fera le calcul adéquat)

2) OK pour la réalisation mais il faut lui prévoir une ligne à part pour pouvoir recopier cet infos dans la facture

3) En ce qui concerne l'adresse travaux il faut donc la faire apparaitre aussi dans le devis, je la rajoute ainsi que la ligne pour la déduction de la remise

4) Pour que tout tienne sur un A4 on peut remonter les références et adresse il y a trop de place perdue en haut, on peut réduire le titre Devis et le placer à côté du logo, de même il faudra restructurer la facture

5) Pour lancer l'édition facture depuis INDEX je propose de garder le double-clic et que la fenêtre de confirmation propose  d'éditer soit un devis s'il n'existe pas déjà soit la facture si le devis existe

6) Oui va y avoir autant de feuilles que de devis et de factures, il faut bien garder une trace informatique ! Ce qu'il faudra faire c'est avoir un autre dossier Archives (peut être même un par année) et y transférer les devis sans suite, les devis dont la facture a été établie et les factures acquittées.

Je peaufine les modèles et les macros, y compris une pour les factures et je te fais un retour dès que possible

Soignes bien ta grippe en attendant

Bien cordialement
Via

a · Answer

Je te remercie vivement pour ton dévouement.
C'est super.

J'ai l'impression d'avoir un ami inconnu vers qui me tourner et m'appuyer ! c'est étrange !!!! ?????

Te tracasses pas, prends ton temps, y a pas le feu ! si tu as d'autres personnes a aider, fais les passer avant moi; car avec toute mon inexpérience je dois vraiment te causer une masse de travail pas possible !

A très bientôt (je reste au chaud avec bouillote + médoc et je roupille un max (assomée sans doute ?)

Heureusement que ce genre de "virus" ne s'attrape pas par Email ! sinon .... tu serais bien infecté déjà ! hihihi

via55 · Answer

Re,

Voilà pour l'instant devis et facture opérationnels (j'espère !)
http://www.cjoint.com/c/FCttiLS7kaP

Comme annoncé précédemment un double clic sur une ligne d'INDEX :
- si devis n'existe pas demande si on veut le créer
- si le devis existe ouvre le devis et si N° facture existe dans Index demande si on veut créer la facture

Dans l'attente de tes essais pour des modifications éventuelles

Cdlmnt
Via

a · Answer

J'ai 2 soucis :

1) lorsque j'encode INDEX en attribuant un n°devis et en double cliquant, le programme me revoie bien vers l'onglet DEVIS complété des premières données, c'est OK; sur ce document je tente d'encoder des données matériaux avec prix, c'est OK. Mais comment dois-je faire pour que ces données numériques apparaissent dans les cellules de INDEX ?

2) lorsque je vais + loin dans l'encodage : en donnant un numéro de facture et double cliquant dessus, j'ai une fenêtre qui s'ouvre et qui dit :

Erreur d'exécution '91'
Variable objet ou variable de bloc with non définie

J'ai comme possibilité de choix

FIN       OU   DEBOGAGE  OU    AIDE

Que dois-je faire ?

3) dans INDEX j'aurais souhaité  qu'une colonne soit ajoutée qui pourrait me permettre d'encoder le n° de TVA du client (son numéro perso) qui se recopie tant dans le DEVIS que dans la FACTURE.

via55 · Answer

1) Ah oui j'avais oublié de te préciser, lorsque tu quittes une feuille devis (en revenant à Index par ex) le montant HTVA et la RE sont automatiquement par macro retranscris dans Index, les autres colonnes d'index ont des formules pour faire les calculs des totaux HTVA et TTC (formules à étirer lorsque tu rajoutes des lignes à index)

2) Bug de l'erreur rectifié

3) Rajouté une colonne pour le n° de TVA client (en F et le taux de TVA est indiqué en I )qui apparaitra si je comprends bien en cellule E15 de la facture mais pour l'instant je ne vois pas d'endroit prévu pour lui dans le devis, où faut il le reporter ?

http://www.cjoint.com/c/FCtv55N611P

A suivre ..;
 
"L'imagination est plus importante que le savoir."    A. Einstein

a · Answer

coucou,

Je viens d'ouvrir le fichier : et pour moi, cela est parfait ! je ne vois plus rien (à mon sens) à apporter comme correctif.

Par contre j'ai une petite question ou deux :

1) maintenant que tout fonctionne correctement, je suppose que je ne dois plus (en dehors de l'encodage pur et simple) modifier quoi que ce soit au niveau de l'intitulé des colonnes, ordre des colonnes, etc .... (c'est touche plus à çà pti con ??) 

2) pourrais-je par exemple une fois un DEVIS édité en faire une copie que je placerai dans un fichier externe afin de les répertoriés à la queue leu leu

3) idem pour les factures ; le but étant de les archiver une fois acquittées.

4) Puis-je RENOMMER le fichier que tu m'as adressé ? ou bien cela interfère t'il dans le script que tu as réalisé ?

Enfin, et surtout, maintenant que tout est au point, si d'aventure j'avais encore besoin de ton aide, comment puis-je te contacter (si tu le veux bien)?

Amitiés
Nanou

via55 · Answer

Hello,

1) Oui pour l'ordre des colonnes et leur emplacement mais tu peux modifier les intitulés. Idem pour les emplacements des infos reportées dans devis et facture qui sont dans des colonnes et de lignes bien précises (ne pas rajouter de lignes ou de colonnes)
Si malgré tout tu voulais modifier quelque chose , il faut faire dans les macros les modifications nécessaires, les cellules sont indiquées dans les instruction Range
ex :   .Range("C9") = Sheets("INDEX").Range("B" & Target.Row)
cette ligne mets dans la cellule C9 du devis  la valeur trouvée dans la feuille INDEX en B de la ligne du double clic (Target.row) soit le nom du client

2) Pour les devis édités, tant que la facture correspondante n'est pas établie il faut les conserver dans ton classeur pour que la macro d'établissement de la facture fonctionne
Une fois la facture éditée tu peux transférer le devis et la facture dans un autre classeur et libérer de la place dans le classeur de travail
La procédure est simple :
Ouvrir ce 2nd classeur (appelons le Archives)
Ouvrir le classeur de travail
Clic droit sur l'onglet du devis à transférer et Déplacer ou copier
Tu choisis Archives comme classeur cible 
Tu ne coches pas la case Créer une copie (sinon tu auras 2 fois le devis, un dan chaque classeur) 

3) Tu peux renommer le classeur de travail comme tu veux, aucune incidence sur les macros

4) N'hésites pas au besoin à faire appel à moi sur le forum ou en m'adressant un message privé (clic droit sur mon pseudo pour y accéder, mais tu dois te connecter comme membre inscrit  pour cela je pense, sous ton pseudo Nanou4100)

Bien cordialement
Via

a · Answer

Je ne saurais trop te remercier pour tout le travail que tu as réalisé pour moi ! Tu es génialissime !!!!!

Jamais je n'oublierai ce que tu as fait pour moi !

Tu es super "mec"

Bonne route et qui sais ..... à un de ces jours peut être.

Avec toute mon amitié
Nanou

via55 · Answer

De rien !

Bonne continuation et comme tu dis à un de ces jours peut être.

Amicalement
Via

via55 · Answer

Bonsoir Nanou

Voilà la dernière mouture avec une feuille Fichier client

A chaque acceptation d'un devis si le client (nom + adresse) n'existe pas dans le fichier il est rajouté et un nouveau n° de client lui est attribué, sinon on récupère l'ancien n° client

Si un client a changé d'adresse il te faudra d'abord modifier son adresse manuellement dans le fichier client pour qu'à l'acceptation du devis la macro récupère bien son n° client

http://www.cjoint.com/c/FEis1L2moFB 

Bien amicalement
Via

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