Gestion collaborative emails dans Outlook

Bonjour,

Nous avons pour clients des cabinets de Notaires, Huissiers, Avocats.....
Il utilisaient un logiciel de réception d'emails collaboratif édité par une société qui a abandonné ce projet.
Ce logiciel réceptionnait les emails grâce à un service Windows sur le serveur et pour chaque email reçu alimentait une base de données propre au logiciel. (Table Mails reçus avec champs personnalisés)
Sur les postes utilisateurs, le logiciel accède à cette base de données locale: On a donc sur chaque poste la même base emails. Si un utilisateur supprime l'email, il est vu supprimé par tout le monde. Idem pour le statut Lu.
Donc avec une adresse email (pas nécessairement Exchange), le logiciel permettait une gestion collaborative.
Ce qui plaisait aux décideurs (Avocat, Huissier....), c'est que des champs personnalisés existaient dans cette base. Notamment le traitant, des observations ou commentaires...... L'interface était conviviale, ce qui permettait au décideur de consulter les emails reçus, de les affecter à un traitant (celui qui doit effectuer une action) et éventuellement de saisir ses directives dans le champ Notes.

On va donc remplacer ce logiciel et on s'est tourné vers Microsoft Outlook couplé avec une adresse Exchange générale pour le cabinet qui sert d'adresse frontale pour le cabinet(Ex: contact@cabinet-toto.fr)
On cherche un moyen simple pour le décideur et les assistantes de retrouver le fonctionnement d'avant.
Chose importante: les assistantes n'ont pas d'adresse perso, ce qui exclut d'éventuels transferts d'emails.
Bon déjà, le fait que l'adresse soit une Exchange permet d'avoir la même visu sur tous les postes (Même Arborescence dans boite de réception, suppression vue par tout le monde....)
Mais comment le décideur peut-il simplement en consultant un email l'affecter à une assistante Lambda tout en indiquant des directives.
Solutions:
- Créer une tâche basée sur l'email (on peut mettre le corps du mail ou le mail avec PJ dans la tâche). On classe la tâche avec la catégorie liée à l'assistante. Permet à l'assistante de lister ses tâches en recherchant par catégorie. Mais recherche pas très ergonomique.
- Créer une note avec en contenu l'email. Rédiger dans la note pour indiquer les directives. Pas trop satisfaisant.
- Publier l'email reçu dans un dossier. Ce qui permet de rédiger des notes dans l'élément publié. Pb dangereux: On peut modifier l'email de base

Voilà, il y a plein de méthodes possibles.
Nous cherchons la plus simple à mettre en oeuvre.
Je m'étais penché sur les formulaires par défaut à modifier. Y a t'il possibilité de modifier le formulaire de base pour les emails, pour y ajouter des champs personnalisés (Traitant, Notes, ....)
Comment publier ce formulaire, c'est à dire que tous les postes utilisateurs, lorsqu'ils ouvrent un mail, auraient accès à ces nouveaux champs? (Sans pouvoir toucher bien sûr aux champs de base, non modifiables. Corps, Sujet, PJ.....)
Le but est de pouvoir renseigner ou consulter ces champs nouveaux. Ensuite, il suffirait de pouvoir rechercher avec ces critères personnalisés pour que l'assistante sache ce qu'elle doive faire.

J'ai été un peu long mais je me dis que ces questions ont déjà dû êtres abordées et que des gens y ont apporté des réponses satisfaisantes.

Merci de votre aide.