Générer automatiquement un pdf lors de modif d'un doc word Fermé

Question

Bonjour,
Je suis enseignant. Je réalise mes cours sur word et je convertis en PDF pour que mes élèves puissent y avoir accès à partir d'Internet sans qu'ils puissent modifier le doc.
Je souhaiterai automatiser cela. C'est à dire que lorsque je modifie pour fichier source word, le fichier PDF se mette à jour automatiquement.
Merci pour votre aide.

m@rina · Answer

Bonsoir,

Tu peux t'inspirer de cette macro qui enregistre au format pdf :
https://faqword.com/index.php/word/faq-word/environnement/892-creer-une-macro-pour-enregistrer-au-format-pdf

Il restera à donner le chemin du dossier de sauvegarde.

Pour que le document soit automatiquement enregistré en pdf à la fermeture du doc, tu peux la nommer AutoClose.

m@rina

mikesubzero · Answer

Bonjour,
Merci pour votre réponse.
Je n'y connais rien en code.

J'ai tapé cela :
Private Sub CommandButton1_Click()

'macro écrite par m@rina
Dim nfichier As String, nfichier2 As String, intpos As Byte

nfichier = ActiveDocument.Name
'trouve la position de l'extension
intpos = InStrRev(nfichier, ".")
'remplace l'extension doc par pdf
nfichier = Left(nfichier, intpos - 1)
nfichier2 = nfichier & ".pdf"
'enregistre dans le dossier en cours
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:=ActiveDocument.Path & "/" & nfichier2, _
exportFormat:=wdExportFormatPDF

End Sub

Cela ne fonctionne pas. Quelles modifications sont à faire et où enregistrer le chemin ?

C-Claire · Answer

Bonjour mikesubzero,

La macro de m@rina enregistre le PDF dans le même dossier que le document source.

Le mot "Private" au début de la macro est en trop. Supprime-le.
Et remplace "CommandButton1" par "Export_PDF" par exemple. Elle sera plus facile à identifier.
Cela commencera donc par
Sub Export_PDF()
...

Appuie sur ALT F8 pour ouvrir la boîte de dialogue des macros et exécute-la.
Tu pourras lui affecter un raccourci ou l'attribuer à une icône dans la barre d'outils Accès rapide par exemple.

Pour l'exécution automatique, attention, si tu la nommes Sub AutoClose(), il ne faudra pas l'enregistrer dans le modèle Normal.dotm. Sinon tous tes documents seront enregistrés en PDF par la suite.

Et si tu mets cette macro uniquement dans ton document de travail, enregistre-le en .docm.

m@rina · Answer

Bonsoir,

Si tu as nommé ta macro  "Private Sub CommandButton1_Click() ", c'est que tu as mis un bouton dans ton document, c'est ce que je suppose.
Ce nom est typique d'une macro événementielle qui s'exécutera lorsque tu cliqueras sur le bouton.

Par ailleurs cette macro permet d'enregistrer au format PDF avec le même nom que le fichier en question (moins l'extension).
Si s'agit d'un seul document qui a toujours le même nom, tu peux mettre en dur le nom ainsi que son chemin, ce qui simplifie considérablement ta macro :

Sub VersPDF()
Dim nfichier As String
nfichier = "M:\......\monfichier.pdf"
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:=nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF
End Sub

pour le nom du fichier (nfichier =), tu dois mettre le nom avec le chemin entier entre guillemets.
A noter que tu n'auras pas de message te demandant si tu veux écraser l'ancien fichier. Il sera automatiquement remplacé par le nouveau.

Si tu veux utiliser le bouton de commande, tu mets ("Private Sub CommandButton1_Click() ").

Si cette macro est destinée à un seul fichier, tu la mets dans le fichier en question. Si elle est destinée à plusieurs fichiers, le mieux est de la mettre dans un fichier quelconque que tu sauvegarderas dans le dossier STARTUP de Word, et tu mettras un bouton sur la barre d'outils Accès rapide pour y accéder. Dans ce cas, pour le nom du fichier, ll faudra reprendre la première macro.

m@rina

mikesubzero · Answer

Bonjour,

J'ai supprimé le bouton et j'ai mis ca :
Sub VersPDF()
Dim nfichier As String
nfichier = "C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB"
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:=nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF
End Sub

Ca me marque :
Impossible d'enregistrer l'élément suivant dans un document sans macros :
Projet VBA
Pour enregistrer un fichier avec ces fonctionnalités, cliquez sur Non pour revenir à la boîte de dialogue Enregistrer sous, puis choisissez un type de fichier prenant en charge les macros dans la liste déroulante Type de de fichier.
Voulez-vous continuer l'enregistrement en tant que document sans macros ?

Je précise, mon doc est un doc word. 
Ps Dommage que je ne puisse pas mettre le fichier sur ce forum ca serait plus simple.

mikesubzero · Answer

Bonjour,

J'ai justement enregistré comme précisé mais cela n'a pas l'air de fonctionner.

Voici le lien du fichier : http://www.cjoint.com/c/EHxpJ40UgO5

Merci pour votre aide.

mikesubzero · Answer

Bonjour,

Et bien je ne vois pas le fichier PDF de créé dans le dossier.

C'est à l'enregistrement ou à la fermeture du fichier word que le PDF est créé ?

Merci pour votre aide.

m@rina · Answer

Bonsoir mikesubzero

Depuis la version 2007, les fichiers contenant des macros ont une extension particulière : docm (m comme macro) ou dotm pour les modèles avec macro.
Donc, il te suffit de choisir cette extension dans la  liste d'Enregistrer sous.

Pour lancer la macro, je t'ai donné plusieurs méthodes :

- soit via le bouton que tu avais mis au début.
- soit avec une macro AutoClose qui déclenchera automatiquement la macro à la fermeture du document Word.
- Soit manuellement via l'éditeur de macro, via un bouton que tu aurais mis sur la barre d'outils ou le ruban, ou via un raccourci que tu aurais donné à la macro.

On peut compliquer la macro de façon à ce qu'au moment d'enregistrer ton fichier Word, elle génère automatiquement le fichier PDF.
A titre d'info, il n'y a pas d'événement pour ça, donc il faudrait modifier la macro.

m@ina

mikesubzero · Answer

Bonjour,

J'ai essayé de regarder de mon côté.

Le chemin dans lequel je souhaitais qu'il range le fichier PDF était : C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB

Comme il y a un espace entre ELEVES et SB, j'ai changé le chemin dans la macro et j'ai choisi : C:\Users\Yann\OneDrive

Ca fonctionne cette fois, par contre, le PDF est nommé ELEVES SB, alors que je souhaiterai qu'il conserve le nom du fichier Word.

Par ailleurs, ca ne m'enregistre pas vraiment au bon endroit. Mais bon, pour l'instant mon problème avance petit à petit.

Merci pour votre aide et votre patience.

C-Claire · Answer

Mikesubzero,

J'ai cru que "Eleves SB" était le nom du document de sortie... 
Si tu veux conserver le même nom et enregistrer dans le dossier "ELEVES SB", tu peux reprendre la 1re macro de m@rina en modifiant le chemin du dossier. On peut encore la simplifier car il n'est pas nécessaire d'indiquer l'extension .pdf, le paramètre wdExportFormatPDF le faisant automatiquement.
Cela donnera au final :

Sub VersPDF() (ou Sub AutoClose si tu veux l'automatiser à la fermeture)
Dim nfichier As String, intpos As Byte
nfichier = ActiveDocument.Name
intpos = InStrRev(nfichier, ".")
nfichier = Left(nfichier, intpos - 1)
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:="C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB" & "/" & nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF
MsgBox "Le fichier PDF est créé." (ligne que tu peux supprimer pour économiser un clic ;-)
End Sub

Est-ce que c'est mieux ?

mikesubzero · Answer

Bonjour,

Oui cela fonctionne !

Par contre l'enregistrement automatique à la fermeture ne fonctionne pas et étrangement le code disparait à chaque fois, je suis obligé de le retaper.

Voici un copier-coller du code que j'ai tapé :
SubAutoClose VersPDF()
Dim nfichier As String, intpos As Byte
nfichier = ActiveDocument.Name
intpos = InStrRev(nfichier, ".")
nfichier = Left(nfichier, intpos - 1)
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:="C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB" & "/" & nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF
End Sub 

Merci pour votre aide.

m@rina · Answer

Bonsoir mikesubzero,

Alors je reprends depuis le début, puisque je suis l'auteur de cette macro :

Tout d'abord, si tu décides que la macro se déclenche à la fermeture du document, tu dois nommer cette macro AutoClose et la mettre dans le document en question, que tu enregistreras au format docm. Il n'y a pas de raison que ta macro disparaisse, si le fichier est bien enregistré avec ce format.

Ensuite, puisque a priori tu n'as qu'un seul fichier, et que tu veux avoir le nom de ce fichier, comme je l'ai dit, tu peux le mettre "en dur" et ta macro sera très simplifiée.

Donc voici la macro de fermeture (tu la nommes exactement comme ceci). Et à la place de "fichier.pdf", tu mets le nom du fichier avec l'extension PDF.

Sub AutoClose() Dim nfichier As String nfichier = "C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB/fichier.pdf"ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:=nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF End Sub

Plutôt qu'à la fermeture, tu pourrais prévoir d'enregistrer le PDF en même temps que tu enregistres ton doc Word. Dans ce cas, tu nommeras ta macro Filesave, ce qui donnera :

Sub FileSave() Dim nfichier As String nfichier = "C:\Users\Yann\OneDrive\ELEVES SB/fichier.pdf"ActiveDocument.ExportAsFixedFormat outputFileName:=nfichier, exportFormat:=wdExportFormatPDF End Sub

m@rina

mikesubzero · Answer

Bonjour,
Bravo ! Cela fonctionne. 
Vous êtes d'excellent conseil.
J'ai une dernière question, un petit bonus.
Est-il possible toujours d'imprimer automatiquement ce PDF, mais cette fois-ci de telle sorte que le PDF imprime 2 pages sur 1 car c'est du cours et ca permet aux élèves qui chargent le doc de directement imprimer un fichier plus compact.
Merci pour votre aide.

Générer automatiquement un pdf lors de modif d'un doc word

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