Indexation de documents PDF

Bonjour,
Je suis étudiant en deuxième année d'école d'Inge (sur 5) en réseaux et télécoms, actuellement en stage dans un centre hospitalier, l'entreprise me demande de réaliser un projet pour indexer les différents fichiers produits par l'établissement tout en réduisant au maximum la saisie manuelle et les impressions. Le tout s'inscrivant dans une politique d'identitovigilance.

Les contraintes :
-la solution doit être en priorité open source étant donné le nombre de PC à équiper (aux alentours de 300), une solution peu couteuses (ce sera à mon supérieur d'en juger, peut être variable selon le gain que cette solution est supposer apporter) peut être la bienvenue
-les appareils biomédicaux fonctionnent tout sous Windows (de XP à 7) mais utilisent des logiciels propriétaires ce qui m'a amener a pensé que l'utilisation d'une imprimante virtuelle me semble l'idée la plus judicieuse et pratique.
-il faut que se logiciel soit capable d'interroger une base de donnée, de récupérer des informations contenues dans un QR code ou un code barre (sachant que la solution du code barre des déjà mis en place dans l'établissement).
-le fichier à indexe doit contenir des metadata très spécifiques comme des informations sur
-la solution doit être intuitive et relativement facile d'utilisation pour le personnel médical.
Ou est-ce que j'en suis:
Tout d'abord la solution PDFcreator est intéressante mais je souhaiterais personnaliser un peu plus le logiciel, je m'explique :
J'aimerais que la fenêtre d'enregistrement qui permet d'ajouter des metadata contiennent plus de champs, des champs spécifiques que je pourrais définir, que certains champs se remplissent automatiquement via le scan d'un code barre ou QR code.
Le peu d'informations que je trouve sur PDFcreator concernant le Scripting et l'utilisation de l'API est problématique et je me demande même si ce n'est pas une perte de temps d'essayer de réaliser ce projet sous PDFcreator.
J'ai donc commencé à réfléchir à une autre solution.
Pourquoi pas ne pas créer ma propre imprimante virtuelle et faire apparaitre une fenêtre qui permet de renseigner les différents metadata (avec comme dit plus haut un système de remplissage automatique de certains champs grâce au code barre ou QR code), avec un bouton enregistrer qui enverrait directement le fichier au serveur d'indexage.

C'est un peu prés tout ce à quoi j'ai réfléchit pour le moment, j'aimerai savoir si ce que j'envisage est réalisable.
Je suis ouvert à tout critique, conseil constructif,
Merci de m'avoir lu et merci de l'aide que vous pouvez m'apporter.