Base de données de fichiers + accès

Bonjour,

Je souhaite créer un système symplifié de consultation de documents pdf/word/excel/ppt.
J'ai pour le moment hierarchisé ma base de données de fichier dans des dossiers et sous dossiers sous windows 7.
Mon "portail" est pour le moment un fichier excel avec des liens hypertextes vers les fichiers. Cependant ce n'est pas esthétique ni pratique pour gérer les versions et les utilisateurs ayant accès aux resssources. Nous sommes 3 postes au travail reliés sur un serveur commun où se trouve la base de données.
J'aimerais avoir des pistes de reflexion pour améliorer mon système gratuitement et sans avoir recours à des logiciels dont je ne maîtriserais pas la propriété intégrale.

J'ai des bases en java, C, html, php, Sql principalement.

Je pensais faire un site intranet avec une base de données Sql en support mais je ne sais comment m'y prendre et si c'est la solution la plus adaptée pour mon problème.

Merci de votre aide.