Word 2007 / menu déroul. + chgement données
benji71
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m@rina Messages postés 23923 Date d'inscription Statut Contributeur Dernière intervention -
m@rina Messages postés 23923 Date d'inscription Statut Contributeur Dernière intervention -
Bonjour à ttes et ts,
J'espère que vous allez bien. Voici mon problème.
J'aimerais savoir si sur word y aurait-il moyen de faire en sorte que des données placées sur le document change en fonction du choix du nom indiqué sur un menu déroulant.
Faisons plus clair. J'ai un contrat d'accueil type. J'ai 4 assistantes maternelles. Lorsqu'un enfant entre chez une assistante maternelle il faut un contrat d'accueil et les données de l'enfant (petite parenthèse les données sur l'enfant son dans un classeur Excel) découlent de la fusion des données à partir du publipostage.
En ce qui concerne les assistantes maternelles, elles ont chacune des heures de travail différent, des N° de tél différents donc en fonction de l'assistante maternelle choisi les données changent.
Exemple de phrase dans le contrat d'accueil : « Mathieu sera accueilli par Laurence viller domiciliée rue du Pont, 22 à 14300 villers. » les données en gras changent en fonction de l'assistante maternelle.
Je me demandais donc s'il existait un équivalent en word de la fonction Excel permettant en fonction du nom choisi à partir d'un menu déroulant (ici laurence) que les données d'accueil de l'accueillante change également.
Ce qui aurait pour effet, que si j'ai menu déroulant sur mon contrat word, les données de l'assistante maternelle peuvent changer en fonction du nom choisi.
Cela vous paraît-il clair comme explication et deux pensez-vous que cela soit réalisable ?
Un tt grand merci pour les suites données à ce post. Bon début de journée à tous et ttes.
Berni//
J'espère que vous allez bien. Voici mon problème.
J'aimerais savoir si sur word y aurait-il moyen de faire en sorte que des données placées sur le document change en fonction du choix du nom indiqué sur un menu déroulant.
Faisons plus clair. J'ai un contrat d'accueil type. J'ai 4 assistantes maternelles. Lorsqu'un enfant entre chez une assistante maternelle il faut un contrat d'accueil et les données de l'enfant (petite parenthèse les données sur l'enfant son dans un classeur Excel) découlent de la fusion des données à partir du publipostage.
En ce qui concerne les assistantes maternelles, elles ont chacune des heures de travail différent, des N° de tél différents donc en fonction de l'assistante maternelle choisi les données changent.
Exemple de phrase dans le contrat d'accueil : « Mathieu sera accueilli par Laurence viller domiciliée rue du Pont, 22 à 14300 villers. » les données en gras changent en fonction de l'assistante maternelle.
Je me demandais donc s'il existait un équivalent en word de la fonction Excel permettant en fonction du nom choisi à partir d'un menu déroulant (ici laurence) que les données d'accueil de l'accueillante change également.
Ce qui aurait pour effet, que si j'ai menu déroulant sur mon contrat word, les données de l'assistante maternelle peuvent changer en fonction du nom choisi.
Cela vous paraît-il clair comme explication et deux pensez-vous que cela soit réalisable ?
Un tt grand merci pour les suites données à ce post. Bon début de journée à tous et ttes.
Berni//
A voir également:
- Word 2007 / menu déroul. + chgement données
- Word 2013 - Télécharger - Traitement de texte
- Menu déroulant excel - Guide
- Save as pdf office 2007 - Télécharger - Bureautique
- Tableau word - Guide
- Espace insécable word - Guide
5 réponses
Bonjour
Si le contrat est basé sur un publipostage, c'est le champ ASK (Demander) que tu pourras notamment utiliser.
Tout le détail ici sur la faqword pour démarrer et tester
https://faqword.com/index.php/word/faq-word/forme/261
Mais tu aurais tout intérêt à mettre les données dans le fichier source excel.
A chaque enfant admis, l'assistante maternelle lui est affecté. L'avantage, tu as toutes les infos sur un seul et même fichier et dans le contrat sous word, tu pointes sur les champs correspondants.
Argitxu
Si le contrat est basé sur un publipostage, c'est le champ ASK (Demander) que tu pourras notamment utiliser.
Tout le détail ici sur la faqword pour démarrer et tester
https://faqword.com/index.php/word/faq-word/forme/261
Mais tu aurais tout intérêt à mettre les données dans le fichier source excel.
A chaque enfant admis, l'assistante maternelle lui est affecté. L'avantage, tu as toutes les infos sur un seul et même fichier et dans le contrat sous word, tu pointes sur les champs correspondants.
Argitxu
Bonjour Argixu,
merci à vous d'avoir pris du temps pour repondre à ma question.
"Mais tu aurais tout intérêt à mettre les données dans le fichier source excel." tt à fait d'accord sauf que j'ai mes données sur deux feuilles différentes du même classeur. y aurait-il une possibilité de contourner ce problème ?
bien à vous..encore merci.
cdlmnt,
berni///
merci à vous d'avoir pris du temps pour repondre à ma question.
"Mais tu aurais tout intérêt à mettre les données dans le fichier source excel." tt à fait d'accord sauf que j'ai mes données sur deux feuilles différentes du même classeur. y aurait-il une possibilité de contourner ce problème ?
bien à vous..encore merci.
cdlmnt,
berni///
Vous avez dit
"et les données de l'enfant (petite parenthèse les données sur l'enfant son dans un classeur Excel) découlent de la fusion des données à partir du publipostage."
Pour faire cette fusion, vous prenez bien les données des enfants sur une de ces deux feuilles. Rajoutez les assistantes sur cette feuille.
Argitxu
"et les données de l'enfant (petite parenthèse les données sur l'enfant son dans un classeur Excel) découlent de la fusion des données à partir du publipostage."
Pour faire cette fusion, vous prenez bien les données des enfants sur une de ces deux feuilles. Rajoutez les assistantes sur cette feuille.
Argitxu
Bonsoir argixu,
merci pour votre reponse.
j'ai un souci..je ne sais pas mettre sur la même feuilles les données des enfants et les données des assistantes. ces données doivent restées sur deux feuilles....désolé pour la contraint technique...Cela dit cela n'est peut-être pas possible..?
bien à vous
berni//
merci pour votre reponse.
j'ai un souci..je ne sais pas mettre sur la même feuilles les données des enfants et les données des assistantes. ces données doivent restées sur deux feuilles....désolé pour la contraint technique...Cela dit cela n'est peut-être pas possible..?
bien à vous
berni//
Pour d'autres besoins certainement, le fichier a été monté comme ça, mais je ne vois pas pourquoi, pour ce nouveau besoin que tu n'avais pas prévu, tu ne pourrais pas ramener sur cette feuille les noms des assistantes de l'autre feuille...
Si tu avais plusieurs contrats à éditer, cette solution te permettrait de les éditer tous en une seule fois, quelle que soit l'assistante.
Bref... si la modification de la feuille excel est incontournable pour toi, je ne m'aventurerai pas davantage là-dessus. Il ne te reste plus qu'à explorer le lien de la Faqword plus haut. Avec le champ ASK par exemple.
Mais là, au moment de la fusion, il te faudra filtrer sur le ou les enfants affecté(s) à telle assistante (par le bouton Modifier la liste de destinataires) et tu éditeras les contrats en plusieurs fois, assistante par assistante que tu auras défini dans le champ ASK
Si tu avais plusieurs contrats à éditer, cette solution te permettrait de les éditer tous en une seule fois, quelle que soit l'assistante.
Bref... si la modification de la feuille excel est incontournable pour toi, je ne m'aventurerai pas davantage là-dessus. Il ne te reste plus qu'à explorer le lien de la Faqword plus haut. Avec le champ ASK par exemple.
Mais là, au moment de la fusion, il te faudra filtrer sur le ou les enfants affecté(s) à telle assistante (par le bouton Modifier la liste de destinataires) et tu éditeras les contrats en plusieurs fois, assistante par assistante que tu auras défini dans le champ ASK
Bonjour Argixu,
merci pour vore reponse et surtout votre persévérance.
j'ai peut-être une solution. si je mets les coordonnées des assistantes maternelles à partir des lignes 1000 de la feuille des données des marmots, cela pourrait-il arranger le choses.
je pense mettre un egalsur la feuille des marmots pour avoir les données des assistantes maternelles mais cela va-t-il aller ?
merci de vos bons conseils et eclairage.
bonne journée à vous..
berni..
merci pour vore reponse et surtout votre persévérance.
j'ai peut-être une solution. si je mets les coordonnées des assistantes maternelles à partir des lignes 1000 de la feuille des données des marmots, cela pourrait-il arranger le choses.
je pense mettre un egalsur la feuille des marmots pour avoir les données des assistantes maternelles mais cela va-t-il aller ?
merci de vos bons conseils et eclairage.
bonne journée à vous..
berni..
Bonjour
Suis pas sûre de comprendre.
"à partir des lignes 1000 de la feuille des données" : en-dessous des lignes de tous les enfants ? Non. Si tu fais déjà un publipostage avec ce fichier, tu dois comprendre que l'assistante doit être renseignée par ligne d'enfant, c'est-à-dire en face de chaque enfant.
Pour ramener automatiquement le nom de l'assistante sur cette feuille, c'est selon ton fichier excel et ce que contient l'autre feuille.
Finalement, comme on ne sait pas comment tu es organisé, si tu fais un contrat, peu ou beaucoup à la fois, je t'ai préparé un exemple qui pourrait peut-être très bien convenir sans toucher au fichier excel, avec une liste déroulante et des champs IF qui mettent à jour les coordonnées des 4 assistantes. Les explications sont sur le fichier.
https://www.cjoint.com/?BCrmkZR35Gf
A toi de tester et voir selon ton organisation.
Argitxu
Suis pas sûre de comprendre.
"à partir des lignes 1000 de la feuille des données" : en-dessous des lignes de tous les enfants ? Non. Si tu fais déjà un publipostage avec ce fichier, tu dois comprendre que l'assistante doit être renseignée par ligne d'enfant, c'est-à-dire en face de chaque enfant.
Pour ramener automatiquement le nom de l'assistante sur cette feuille, c'est selon ton fichier excel et ce que contient l'autre feuille.
Finalement, comme on ne sait pas comment tu es organisé, si tu fais un contrat, peu ou beaucoup à la fois, je t'ai préparé un exemple qui pourrait peut-être très bien convenir sans toucher au fichier excel, avec une liste déroulante et des champs IF qui mettent à jour les coordonnées des 4 assistantes. Les explications sont sur le fichier.
https://www.cjoint.com/?BCrmkZR35Gf
A toi de tester et voir selon ton organisation.
Argitxu
Bonsoir/bonjour cher argixu,
Tout d'abord permettez-moi de vous remercier pour votre réponse et le fichier qui y est joint.
Comme je le dis souvent, je ne suis pas tres doué pour l'écrit et il n'est pas tjrs facile de me comprendre..d'autre personne du forum vous le dirais..( clin d'oeil à m. vaucluse)
Je ne sais pourquoi mais je n'ai pas placé un exemple de fichier sur le post..ce que je fais en précisant sur chacun d'eux à quoi il serve, ce qui devrait évidemment aider..
Voici pour l'exemple du contrat d'accueil : https://www.cjoint.com/?3CrvEmrokSl
Et voici le fichier excel qui est le source pour le publipostage : https://www.cjoint.com/?3CrvHtHgpDC
Cela étant pour répondre à votre question sur le nombre de contrat, je suis approximativement à 40 par an toutes assistantes maternelle confondue.
Je vais essayer de traduire dans les faits votre proposition...enfin je vais essayer... ;-)
Cela étant, je me pose une question... dans les grosses boîtes ou ils doivent faire bcp de contrat « personnalisé » comment font-ils ? Ont-ils une base autre qu'Excel ? si oui laquelle ? et si la réponse est oui, cela veut dire qu'utiliser Excel n'est peut-être pas « l'idéal » ?
Un tout grand merci à vous...
Tres bonne soirée...cdlmnt,
Berni///
Tout d'abord permettez-moi de vous remercier pour votre réponse et le fichier qui y est joint.
Comme je le dis souvent, je ne suis pas tres doué pour l'écrit et il n'est pas tjrs facile de me comprendre..d'autre personne du forum vous le dirais..( clin d'oeil à m. vaucluse)
Je ne sais pourquoi mais je n'ai pas placé un exemple de fichier sur le post..ce que je fais en précisant sur chacun d'eux à quoi il serve, ce qui devrait évidemment aider..
Voici pour l'exemple du contrat d'accueil : https://www.cjoint.com/?3CrvEmrokSl
Et voici le fichier excel qui est le source pour le publipostage : https://www.cjoint.com/?3CrvHtHgpDC
Cela étant pour répondre à votre question sur le nombre de contrat, je suis approximativement à 40 par an toutes assistantes maternelle confondue.
Je vais essayer de traduire dans les faits votre proposition...enfin je vais essayer... ;-)
Cela étant, je me pose une question... dans les grosses boîtes ou ils doivent faire bcp de contrat « personnalisé » comment font-ils ? Ont-ils une base autre qu'Excel ? si oui laquelle ? et si la réponse est oui, cela veut dire qu'utiliser Excel n'est peut-être pas « l'idéal » ?
Un tout grand merci à vous...
Tres bonne soirée...cdlmnt,
Berni///
Re,
40 contrats par an, 3 par mois en moyenne, c'est plus que largement gérable avec un seul fichier word sans se compliquer et s'aventurer à toute modif du fichier excel !
Je te dirais même que tu irais plus vite de taper le prénom de l'enfant plutôt que de fusionner le contrat avec un fichier excel pour ne récupérer qu'un prénom. D'autant que tu dois en plus filtrer sur le nom de l'enfant à fusionner sinon les 40 prénoms remontent...
Tu n'as visiblement pas regardé mon fichier et c'est tant mieux parce que tu vas faire plus simple pour tes débuts sous word
Je t'explique la démarche :
Tu vas enregistrer le contrat-type en modèle :
- Enregistrer sous
- dossier Templates
- dans type de fichier : choisis .dotx
Ensuite, au plus simple, tu peux créer dans ce modèle des insertions automatiques pour chaque assistante. Sous word 2007, ça s'appelle des quickparts.
Tout est déjà expliqué ici sur la faqword https://www.faqword.com/index.php/word/tutos/2007-2010/256
Tu saisis les coordonnées des 4, 6 ou 7 assistantes comme ceci, avec une mise en forme si tu le souhaites :
Laurence Viller domiciliée à Rue du Pont - 14300 - VILLE - Tél. 00 00 00 00 00
Valérie....
et tu suis le tuto
tu peux nommer chaque insertion automatique par l'initiale de l'assistante. Il te suffira de taper ensuite l'initiale et de faire F3 pour insérer son nom et ses coordonnées.
Quand tu auras terminé, tu fermes le modèle.
Pour le rappeler quand tu fais un nouveau contrat : Bouton office / nouveau / mes modèles / ton modèle.
Tu auras ainsi un contrat unique et tu utilises l'insertion automatique de l'assistante.
Si, plus tard, tu as des modifications à faire au contrat, tu les feras sur le modèle uniquement (le fichier.dotx).
En encore mieux, avec une liste déroulante, tu as également ce tuto https://www.faqword.com/index.php/word/tutos/2007-2010/669
Teste dans l'ordre la 1ère puis la 2ème solution pour comprendre le principe et tu vois avec laquelle tu es le plus à l'aise. Et surtout tu suis bien à la lettre les explications !
Reviens si souci.
Argitxu
40 contrats par an, 3 par mois en moyenne, c'est plus que largement gérable avec un seul fichier word sans se compliquer et s'aventurer à toute modif du fichier excel !
Je te dirais même que tu irais plus vite de taper le prénom de l'enfant plutôt que de fusionner le contrat avec un fichier excel pour ne récupérer qu'un prénom. D'autant que tu dois en plus filtrer sur le nom de l'enfant à fusionner sinon les 40 prénoms remontent...
Tu n'as visiblement pas regardé mon fichier et c'est tant mieux parce que tu vas faire plus simple pour tes débuts sous word
Je t'explique la démarche :
Tu vas enregistrer le contrat-type en modèle :
- Enregistrer sous
- dossier Templates
- dans type de fichier : choisis .dotx
Ensuite, au plus simple, tu peux créer dans ce modèle des insertions automatiques pour chaque assistante. Sous word 2007, ça s'appelle des quickparts.
Tout est déjà expliqué ici sur la faqword https://www.faqword.com/index.php/word/tutos/2007-2010/256
Tu saisis les coordonnées des 4, 6 ou 7 assistantes comme ceci, avec une mise en forme si tu le souhaites :
Laurence Viller domiciliée à Rue du Pont - 14300 - VILLE - Tél. 00 00 00 00 00
Valérie....
et tu suis le tuto
tu peux nommer chaque insertion automatique par l'initiale de l'assistante. Il te suffira de taper ensuite l'initiale et de faire F3 pour insérer son nom et ses coordonnées.
Quand tu auras terminé, tu fermes le modèle.
Pour le rappeler quand tu fais un nouveau contrat : Bouton office / nouveau / mes modèles / ton modèle.
Tu auras ainsi un contrat unique et tu utilises l'insertion automatique de l'assistante.
Si, plus tard, tu as des modifications à faire au contrat, tu les feras sur le modèle uniquement (le fichier.dotx).
En encore mieux, avec une liste déroulante, tu as également ce tuto https://www.faqword.com/index.php/word/tutos/2007-2010/669
Teste dans l'ordre la 1ère puis la 2ème solution pour comprendre le principe et tu vois avec laquelle tu es le plus à l'aise. Et surtout tu suis bien à la lettre les explications !
Reviens si souci.
Argitxu
Bonjour cher argixu,
un tout grand merci pour votre dernier post. En le lisant, je me faisait la reflexion suivante; cela fait plus de 20 ans que j'utilise Word et j'ai l'impression en lisant les possibilités de rien connaître de word et de découvrir un nouveau monde (j'ai peur lol) ...ps sur de tt comprendre mais, je vais essayer...
petit rectificatif à la pharse "Tu n'as visiblement pas regardé mon fichier" je reponds mais bien sur que j'ai été voir, je suis bien trop curieux pour ne pas y être allé..:-)
"Je te dirais même que tu irais plus vite de taper le prénom de l'enfant plutôt que de fusionner le contrat avec un fichier excel pour ne récupérer qu'un prénom." petite précision également, sur le cntrat d'acceuil type j'ai bcp plus d'info qui sont fusionnée avec le tableau excel, j'en ai pas fait mention car pensait que cela ne serait pas utile..exemple d'autres infos; adresses parents, profession parents, téléphone parent, adresse enfant, âge enfant, nombre de jour d'accueil, heures d'accueil...
je vais donc me plonger pour comprendre le focntionnement de quikcparts....
un tt grand merci à vous..
tres bonne journée..
cdlmnt,
berni///
un tout grand merci pour votre dernier post. En le lisant, je me faisait la reflexion suivante; cela fait plus de 20 ans que j'utilise Word et j'ai l'impression en lisant les possibilités de rien connaître de word et de découvrir un nouveau monde (j'ai peur lol) ...ps sur de tt comprendre mais, je vais essayer...
petit rectificatif à la pharse "Tu n'as visiblement pas regardé mon fichier" je reponds mais bien sur que j'ai été voir, je suis bien trop curieux pour ne pas y être allé..:-)
"Je te dirais même que tu irais plus vite de taper le prénom de l'enfant plutôt que de fusionner le contrat avec un fichier excel pour ne récupérer qu'un prénom." petite précision également, sur le cntrat d'acceuil type j'ai bcp plus d'info qui sont fusionnée avec le tableau excel, j'en ai pas fait mention car pensait que cela ne serait pas utile..exemple d'autres infos; adresses parents, profession parents, téléphone parent, adresse enfant, âge enfant, nombre de jour d'accueil, heures d'accueil...
je vais donc me plonger pour comprendre le focntionnement de quikcparts....
un tt grand merci à vous..
tres bonne journée..
cdlmnt,
berni///
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Posez votre question
Bonjour,
J'ai pas lu entièrement le topic, mais voilà ce qui me semble :
Effectivement tu as raison d'utiliser le publipostage qui permettra de récupérer toutes les données inhérentes à un enfant.
Pour ce qui est de l'assistante maternelle, on peut supposer qu'une assistante maternelle est affectée définitivement à un enfant (il n'en change pas tous les 4 matins...).
Donc, il faudrait effectivement ajouter une colonne dans le fichier Excel, avec le prénom de l'assistante. Et comme il n'y en a pas beaucoup, les données de l'assistante peuvent se gérer dans Word, avec des champs qui seraient du type :
Si assistante=Florence, alors adresse de Florence
Si assistante= Marie, alors adresse de Marie
etc.
m@rina
J'ai pas lu entièrement le topic, mais voilà ce qui me semble :
Effectivement tu as raison d'utiliser le publipostage qui permettra de récupérer toutes les données inhérentes à un enfant.
Pour ce qui est de l'assistante maternelle, on peut supposer qu'une assistante maternelle est affectée définitivement à un enfant (il n'en change pas tous les 4 matins...).
Donc, il faudrait effectivement ajouter une colonne dans le fichier Excel, avec le prénom de l'assistante. Et comme il n'y en a pas beaucoup, les données de l'assistante peuvent se gérer dans Word, avec des champs qui seraient du type :
Si assistante=Florence, alors adresse de Florence
Si assistante= Marie, alors adresse de Marie
etc.
m@rina