TABLEUR EXCEL SUR PLUSIEURS DOSSIERS

Fermé
foukmai Messages postés 36 Date d'inscription dimanche 26 août 2007 Statut Membre Dernière intervention 1 avril 2010 - 31 mars 2010 à 02:40
 bekka30 - 15 avril 2010 à 14:09
Bonjour, je dois réaliser des statistiques mensuelles avec un tableur excel. Jusque là, pas de soucis. Chaque mois est rangé dans un dossier individuel dans "mes documents". Le problème arrive pour les statistiques annuelles. Je dois reprendre les données mensuelles et en faire la somme pour chaque item. Mon problème c'est que je ne sais pas comment faire avec les formules pour que cela se fasse directement, que les données soient automatiquement récupérées dans les différents dossiers. Merci pour vos informations.
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6 réponses

foukmai Messages postés 36 Date d'inscription dimanche 26 août 2007 Statut Membre Dernière intervention 1 avril 2010 14
31 mars 2010 à 06:09
Bonjour, en fait chaque dossier n'est constitué que d'une seule feuille. J'aurais bien créé un dossier par année contenant une feuille par mois plus une pour les stats annuelles mais j'ai peur qu'une mauvaise manip me fasse perdre toutes mes données.
Merci pour votre réponse.
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Raymond PENTIER Messages postés 58500 Date d'inscription lundi 13 août 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 17 juin 2024 17 133
31 mars 2010 à 03:17
Le dossier individuel d'un mois utilise combien de feuilles ?
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Pour créer ton classeur en récupérant les feuilles de chaque mois c'est très simple (le seul bug c'est si dans les classeurs "mois" il y a des formules qui viennent d'un autre classeur situé ailleurs). Sinon tu crées un nouveau classeur que j'apelerai Annuel (toi tu donnes le nom que tu veux bien sur c'est juste un exemple pour être claire) et laisse se classeur ouvert. Ensuite tu ouvres le classeur Janvier ---> dans classeur janvier clic droit sur l'onglet de la feuille que tu veux retrouver dans Annuel ---> Sélectionne Déplacer ou Copier. Une petite fenêtre s'ouvre et indique Déplacer les feuilles sélectionnées dans le classeur : la boite de dialogue te permet de choisir : sélectionne Annuel. Dessous tu as l'ordre dans lequel tu veux que les feuilles que tu vas déplacé ou copié soient mise (au cas ou tu ferais septembre avant août par exemple). Ensuite tu coches la petite cas en dessous qui dit créer une copie. ATTENTION : si tu ne coches pas cette petite case la feuille janvier sera DEPLACEE dans annuel et non pas copiée. Voilà ça c'est si tu veux créer un classeur annuel. Il ne te reste plus qu'à faire sur une nouvelle page ton récap pour faire tes stats. C'est la meilleure solution si tu dois transmettre ce dossier (version fichier j'entend) à quelqu'un d'autre. Si tu ne dois transmettre qu'une version papier et que les fichiers restent toujours sur ton ordi alors il est plus simple de regroupé directement les infos sur ton récap. Tu ouvres le fichier annuel et aussi janvier. Dans la cellule ou tu veux qu'apparaissent telles données de janvier du tapes =et ensuite tu vas sur la feuille janvier et tu cliques sur la cellule où se trouve l'info que tu désires retrouvé sur annuel. Si dans cette cellule il doit y avoir un compte qui vienne également de février tu tapes à la fin de la ligne le signe + et tu vas chercher l'info de la cellule correspondant sur février et ainsi de suite. Attention : le seul inconvénient de cette manip c'est que la formule enregistre l'emplacement du fichier de base. Ex : si janvier se trouve sur c:\......\mes documents dans la cellule tu trouveras l'information c:\.....\mes documents\janvier.xls et les infos de la cellule concernée. Si tu changes janvier de place il y a de fortes chances que lorsque tu ouvriras annuel il te répondent qu'il ne peut mettre à jour les données. De la même façon si tu changes des infos dans janvier elles se mettront directement à jour dans annuel puisque la formule indique que c'est ce qu'il y a dans la cellule intel de janvier que l'on doit retrouvé dans annuel. Voilà j'espère avoir été claire. Dans le cas contraire n'hésite pas à me le faire savoir.
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chossette9 Messages postés 4239 Date d'inscription lundi 20 avril 2009 Statut Contributeur Dernière intervention 12 septembre 2014 1 308
31 mars 2010 à 15:27
Bonjour,
tu peux nous la refaire, mais avec un peu plus de mise en page, parce que là c'est limite illisible ! Le texte au kilomètre c'est pas terrible !

Cordialement.
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foukmai Messages postés 36 Date d'inscription dimanche 26 août 2007 Statut Membre Dernière intervention 1 avril 2010 14
1 avril 2010 à 01:21
Bonjour à tous et merci de votre participation.
Pour répondre à bekka30, j'ai essayé la deuxième méthode et quend je veux sélectionner la cellule de janvier, c'est impossible (clique droit et gauche inactifs). J'ai bien mes données de janvier mais en fond j'ai excel avec la barre de formule qui contient le "=" que j'avais écrit sur le dossier annuel. Peut-être une autre idée ?
Pour répondre à chossette9, tous les mois on crée un dossier de stats. En fin d'année, on doit totaliser les résultats et j'aimerais éviter de tout reprendre. Si les infos pouvaient aller directement dans un nouveau dossier " annuel " et que les valeurs de chaques mois soient automatiquement additionnées au fur et à mesure qu'on les rentre en mensuel. J'espère que j'ai été plus claire.
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Bon, je constate que je me suis mal expliquée. Quand dans ta cellule de récap tu tapes le signe = il ne faut pas que tu sortes de là. Reprend ta page de récap
Dans la ligne de commande (la grande barre horizontale sous les menus et icônes, celle où tu peux voir tout ce que contient la cellule sélectionnée) dans cette ligne de commande clique juste après ton signe = (là MON pb c'est que je ne suis plus sûre de qu'elle est la méthode 1 et qu'elle est la méthode 2 - je vais donc essayer d'être claire mais dans le fond c'est le même principe).

- Si tes feuilles janv, fév, mars... sont dans le même classeur que la feuille annuel et que tous
tes tableaux sont identiques reportes toi aux explications de Raymond c'est le plus rapide
(NB : quand Raymond dit en B2 il parle de la cellule B2. Toi la cellule qui t'intéresse est
peut être V25. Dans ce cas dans la formule tu remplaces B2 par V25. Idem pour les noms
des fichiers. Dans l'exemple de Raymond les fichiers s'appellent janv...déc. Si dans ton
classeur les feuilles s'appellent janvier ou JANVIER ou encore Janv 2001, alors tu devras
remplacer janv par janvier ou JANVIER ou encore Janv 2001.

- Si tes feuilles janv, fév, mars... sont dans le même classeur que la feuille annuel mais que
tous tes tableaux ne sont PAS identiques ou encore que tu veuilles (pour une raison qui
t'appartiens) compiler certaines données qui ne sont pas dans les mêmes cellules sur les
feuilles (exemple tu veux additionner sur ta feuille annuel les données de la cellule B4 de la
feuille janvier + les données de la cellule P87 de la feuille février)
Bon tu cliques (toujours gauche) juste après le signe =
Tu cliques maintenant sur la feuille janvier
Dans la feuille janvier tu cliques maintenant sur la cellule (exemple B4) que tu souhaites
incorporer dans ta feuille annuel
Tu tapes le signe +
Tu cliques maintenant sur la feuille février
Tu cliques maintenant sur la cellule (exemple P87)
Tu tapes le signe +
Et tu continues comme ça jusqu'à la fin. Quand tu as cliqué sur la dernière cellule que tu
veux ajouter (celle de la cellule de la feuille décembre dans notre cas)
Tu tapes Entrée
Cela te ramène automatiquement à ta feuille annuel où si tu cliques sur la cellule contenant
ta formule (ex cellule G20) tu pourras voir dans la ligne de commande une super formule à
rallonge. Si tu cliques ailleurs (n'importe où), dans ta cellule G20 tu verras apparaître le total
qui t'intéresse.

- Si tes feuilles janv, fév, mars... ne sont PAS dans le même classeur que la feuille annuel,
que tous tes tableaux soient identiques ou non.
En fait le principe est exactement le même. Cependant il te faut ouvrir tous les classeurs
(annuel, janv, fév...déc) AVANT de commencer.
Puis là tu fais exactement pareil que cité au dessus avec juste une petite (minuscule)
modification.
Bon sur la feuille annuel tu cliques (toujours gauche) juste après le signe =
Là tu cliques tu le Menu Fenêtre
Tu peux voir la liste des toutes les fenêtres ouvertes (avec une petit coche en forme de v
qui t'indique sur laquelle de ces fenêtre tu te trouves)
Tu choisis janvier --> La fenêtre janvier apparaît
Dans la feuille janvier tu cliques maintenant sur la cellule (exemple B4) que tu souhaites
incorporer dans ta feuille annuel
Tu tapes le signe +
Tu cliques maintenant de nouveau sur le Menu Fenêtre
Tu choisis février --> La fenêtre février apparaît
Tu cliques maintenant sur la cellule (exemple P87)
Tu tapes le signe +
Et tu continues comme ça jusqu'à la fin

Voilà c'est fini.
Bon si tu te plantes (genre arrivé à septembre t'as malencontreusement cliquer sur la mauvaise cellule , pas de panique, on recommence pas tout). SURTOUT tu ne cliques pas aussitôt sur la bonne cellule (genre mince c'était pas B3 mais B4 bon j'ai cliqué B3 je clique maintenant B4 parce que si tu fais ça t'auras des ### partout qui indiquent une erreur dans l'écriture de la formule).
Tu t'es planté, tu tapes Entrée.
La dans ta feuille annuel tu cliques sur la cellule qui contient ta formule et tu la vérifies. C'est chiant à écrire comme formule alors merci Excel de le faire pour nous. Mais c'est simple à comprendre. A chaque fois tu verras indiqué le nom de la feuille (ex janv) puis le numéro de la cellule (ex B4) puis le signe + puis de nouveau de nom de feuille etc. Soit tu effaces la dernière partie contenant l'erreur, soit plus simple tu corriges B3 par B4 puis de nouveau tu tapes le signe + et tu reprends là où tu t'étais arrêté. Relire ta formule te permet également de vérifier si tu n'as rien oublié.

L'année prochaine pour refaire tes stats tu feras une copie de ce classeur, tu supprimeras toutes les infos contenues dans janvier à décembre sans toucher à annuel. Au fur et à mesure des mois, quand tu rentreras des nouvelles données les statistiques de la feuille annuel se feront automatiquement. PS : Ne t'inquiète pas si quand tu supprimes les données contenues dans janv à déc tu vois une série de ##### dans les cellules récapitulatives de ta feuille annuel. Ta pas fait d'ânerie, c'est simplement parce qu'il n'y a plus rien dans les cellules correspondant à la formule. Mais dès que tu rempliras de nouveau les feuilles janv etc. les données s'afficheront.

Bon ce message est un peu trop long et je m'en excuse mais je pense que là tu devrais pouvoir y arriver. Désolée d'avoir tarder à vérifier s'il y avait des message. Dis moi si tu y es arrivé s'il te plait et si t'y arrive pas dis le également. A bientôt.
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Raymond PENTIER Messages postés 58500 Date d'inscription lundi 13 août 2007 Statut Contributeur Dernière intervention 17 juin 2024 17 133
1 avril 2010 à 05:26
Bonjour foukmai.
"en fait chaque dossier n'est constitué que d'une seule feuille. J'aurais bien créé un dossier par année contenant une feuille par mois plus une pour les stats annuelles mais j'ai peur qu'une mauvaise manip me fasse perdre toutes mes données" ? D'accord ! Alors fais une copie de sauvegarde.
Mais des fichiers de 13 feuilles, tout le monde en fait tous les jours sans aucun dommage ...
Si tu essaies de travailler avec des données dispersées dans 12 autres dossiers, il faut les ouvrir tous quand tu veux travailler sur le dossier récapitulatif !

Si tes feuilles ont comme onglets janv, fév, mars, avr... nov, déc, et à condition que les 13 feuilles aient la même structure (lignes et colonnes identiques, seules les données changent), tu obtiendras la consolidation de tes valeurs en utilisant en B2 la formule
=SOMME(janv:déc!B2)
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Bonjour à tous. Alors réponse à Chossette pour la découpe plus précise.
Copier le feuille "Janvier" du classeur "Stat de janvier" dans un classeur "Annuel"
Ouvrir classeur "Stat de janvier" et ouvrir classeur "Annuel"
Dans classeur "Stat de janvier" clic droit sur la feuille "Janvier"
Une (petite) fenêtre de menu s'ouvre
Choisis Déplacer ou copier
Une nouvelle (petite) fenêtre s'ouvre
Cette fenêtre t'indique que tu veux DEPLACER la feuille sélectionnée vers :
En dessous une cellule avec une petite flêche à droite
Si tu cliques sur cette petite flèche tu découvres qu'elle te propose de DEPLACER ta feuille "Janvier" vers un "nouveau classeur" ou classeur "Annuel" (puisqu'on a ouvert classeur Annuel. Si t'avais ouvert en plus un classeur "Liste" on te proposerai également classeur Liste).
Dans notre exemple on choisis le classeur "Annuel".
En dessous on te demande à quel endroit du classeur "Annuel" tu souhaites que la feuille Janvier soit insérée.
Puisque dans notre exemple on a des dates, c'est facile. On veut inséré mars après février.
Et c'est là que c'est IMPORTANT. Jusque là on te parle de DEPLACER mais toi tu veux COPIER. C'est à dire que tu veux que janvier reste dans le classeur janvier mais tu veux également avoir cette feuille Janvier dans le classeur Annuel.
Tout à fait en bas de cette petite fenêtre il y a une petite case à cochée. Tu cliques dedans pour qu'excel sache que c'est une copie que tu veux.
Voilà ça c'est l'explication détaillée pour copier (ou déplacer) une feuille excel d'un classeur vers un autre classeur.
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Ensuite appliquer l'explication donnée par Raymond. Il a raison j'ai complètement oublié de précisé que dans ce cas il faut que les tableaux soit identiques. Si les tableaux ne sont pas identiques alors il faut opter pour la solution 2 (ou un mélange des deux solutions). Si la deuxième solution (c'est à dire indiquer à excel que dans telle cellule de tel tableau tu veux voir apparaître ce qui se trouve dans telle cellule de tel autre tableau) he bien si la procédure que je t'ai indiquée n'est pas claire, n'hésite pas à le dire, je ferai en sorte de mieux décomposer les manipulations à faire. Ca parait compliqué, mais en réalité ça ne l'est pas.
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