Au secours Excel Fermé

Question

Bonjour,

Je me bats pour trouver une solution toute simple à la gestion d'un tableau sous excel. J'ai bien essayé les manuels et aide en ligne mais n'ai pas trouvé de remède. Le problème est le suivant : j'aimerais faire un tableau pour une base de donnée qui me permettais de faire des sélection de tris divers.
Il s'agit d'un tableau pour 5 entreprises il devrait se composer de 13 colonnes (1.Noms des Contrat, 2.Personne responsableA, 3.Personne responsableB, 4.Montant,5.Date, 6.Entreprise 1, 7.Entreprise2 etc...).

Je pensais régler la situation avec une simple liste de tri dans chaque colonne : 

- Mais il se trouve qu'il y a énormément de donnée donc je perds mes onglets de sélection?
- Je n'ai pas trouvé la formule pour gérer une tranche de temps, si la période est 1998-99 et la suivante 1999 comment pourrais-je faire apparaître tous les contrats de 1999 ce qui implique également celui de 1998-1999?

Est-il préférable de rentrer les données pour chaque entreprises et ensuite pourvoir croiser les données dans un tableau récapitulatif ? Si oui il ne me semble pas qu'il s'agisse du tableau dynamique croisé ??

En espérant que qqun pourra m'aider à m'en sortir, je désespère !!!!

MERCI et bonne journée à tous !

pépé35530 · Answer

Bonjour,

Peux-tu poster ton fichier sur le site 

cijoint.fr

et préciser exactement ce que tu souhaites extraire.

A+

pépé

pépé35530 · Answer

Bonjour,

Voici un lien vers ton fichier excel modifié

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj200908/cijqo6Qw6q.xls

J'ai remplacé la colonne période au format 2008/2010 par trois colonnes (les chantiers s'étalent-ils sur plus de trois ans). Ces trois colonnes sont remplies selon les besoins avec les années (2008 pour la première, 2009 pour la deuxième, 2010 pour la troisième par exemple).

En haut du tableau : une cellule permet d'entrer manuellement l'année recherchée

La colonne H permet de savoir si tel chantier était actif durant l'année spécifiée.

En utilisant le filtre automatique, on isoole ainsi les chantiers correspondants à l'année entrée (il faut également supprimer les années vides.

Je ne sais pas ce que tu souhaites autrement extraire.

A quoi correspondent les colonnes E1, E2,...F, e P

Il faudrait également prévoir des listes de validation concernant les architectes et les maîtres d'oeuvre afin d'éviter les fautes de frappe et accélérer la saisie. La même chose pour type.

A+

pépé

Alexa80 · Answer

Re-bonjour,

Merci beaucoup, c'est la 1ère fois que je passe par un forum informatique comme celui là et suis très heureuse d'avoir rencontré du soutien c'est génial. Ok pour revenir, donc je suis obligée de créer autant de colonne qu'il y a d'années !!! ça risque de fair beaucoup et de ne pas être très pratique car en effet cela s'étend sur de longues périodes....désolée je croyais sinon avoir spécifié le E1,2...correspond à des entreprises différentes qui des fois se sont retrouvées sur les mêmes chantiers et d'autres non...sinon pour f et p il s'agit de Fiche et Photo. Autre détail pas des moindre c'est que ce tableau doit pouvoir être imprimé donc ne pas faire des klm. 
Mais je ne voudrais pas abuser, peut-être qu'il serait préférable d'utiliser un autre programme, quand pensez-vous ? 

Merci mille fois !!!

A.

pépé35530 · Answer

Bonjour,

Afin d'avoir un tableau trop large, on peut masquer certaines colonnes et en particulier celles servant à faire une extraction (année 1, année 2, etc...)
Pour les colonnes années, je ne pense pas que les chantiers dépassent 10 ans (j'espère).

Pourquoi vouloir à tout prix mettre les entreprises en colonnes.

Il faudrait essayer de diminuer le nombre de champs en multipliant les lignes.

je vais y réfléchir, mais il me faudrait plus de détails sur les informations que tu veux extraire et imprimer.

A+

pépé

pépé35530 · Answer

Bonsoir,

J'ai modifié ton fichier initial de la manière suivante :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj200908/cijd2Q5Y0F.xls

Les colonnes entrerpises ont été remplacées par une seule colonne.
Il y aura autant de lignes que d'entreprises pour un même chantier.
Le tri automatique permet d'afficher :

Toutes les infos sur un chantier : Architecte, Maître d'oeuvre, Entreprises...
Tous les chantiers d'un Architecte
Tous les chantiers d'un Maître d'oeuvre
Tous les chantiers d'une entreprise,
Tous les chantiers d'une année

La feuille "LISTE DE VALIDATION" permet d'éviter de retaper pour chaque ligne les infos
Chaque liste porte un nom.
Pour modifier une liste, il suffit d'entrer les nouveaux éléments.

On peut réduire la taille des listes afin d'éviter dans la liste déroulante les blancs.
On peut classer par ordre alphabétique les éléments de chaque liste.

Enfin, pour l'impression du tableau, on peut masquer les colonnes inutiles.

A+

pépé

Alexa80 · Answer

bonjour, bonsoir,

J'avais oublié en effet la possibilité de masquer les colonnes...concernant les 10 ans presque puisque le 1er est au  alentour de 1997....Je vais également regarder avec votre logique si je peux trouver une meilleure solution, les entreprises en colonnes ne sont pas obligatoires mais pour le moment c'est la seule idée à laquelle j'avais pensé. Sinon tout doit pouvoir être extrait avec une logique simple, c'est-à-dire, une fois cela peut dépendre des architectes ou des travaux effectuer(genre) ou des entreprises qui y ont participé. Je pense que tu imagine très bien comment ce tableau peut-être utile.

Je vais essayé d'avancer et je te tiens au courant.

Merci encore.

Bonne soirée !

A.

Alexa80 · Answer

WOUAH je suis soufflée ça commence sérieusement à ressembler à un outil de travail, je suis vraiment heureuse  de vous avoir comme guide quelle chance. Bon maintenant j'aurais tout de même quelques questions encore puisque je sens que je peux abuser de votre gentillesse. Comment avez-vous créer les défilants des petites cellules, comment avez-vous créez la liste de validation ? et comment puis-je créer une nouvelle colonne dans les entreprises comme pour les années ( car des fois plusieurs ent.travaillent en même temps).  Bon si vous avez encore le courage de m'expliquer comment vous y êtes arriver car je n'aime ne pas comprendre mais sinon je comprendrai que vous vouliez en rester là. Je suis vraiment très reconnaissante c'est fantastique MERCI MERCI MERCI !!!!!!

Bonne fin de soirée !!!

A.

pépé35530 · Answer

Bonsoir,

tu trouvera avec le lien suivant un petit topo au format word sur la création des listes de validation :

http://www.cijoint.fr/cjlink.php?file=cj200908/cijYrnoLl1.doc

C'est un peu long à expliquer, mais une fois que l'on a compris le principe, c'est très simple.

Pour les entreprises, j'ai supprimé les différentes colonnes pour les remplacer par une seule.
Il y aura donc autant de lignes que d'entreprises pour un même chantier.
Si trois entreprises travaillent sur le même chantier, il y aura trois lignes dans ton tableau.
Tu entre normalement les infos de la première ligne, puis tu fais un copier-coller des informations qui se répéteront sur les deux autres lignes et enfin, tu termines en entrant sur la deuxième et troisième ligne les noms des entreprises.

Bonne réception

pépé

vieux_syndique · Answer

Bonjour,

j'ai profité des échanges entre Alexa80 et Pépé.
Merci à Pépé pour sa pédagogie

eriiic · Answer

Bonjour,

Voici une autre proposition en vba.
Je suis parti de ton 1er fichier pour conserver le mode de saisie 2008/09.
Tu as une zone de saisie de filtre au-dessus de période ou tu peux mettre soit une année, soit une plage d'années.
Les plages peuvent être saisies sous les formes 2008/2009 ou 2008/09.
J'ai ajouté une colonne à droite des périodes qui peut être masquée.

alexa.xls
Je pense que c'est bon mais n'hésite pas à bien contrôler sur des saisies plus variées.

eric

eriiic · Answer

Re,

J'ai complété avec une macro pour activer/désactiver les filtres sur "x" par un simple double-clic dans la cellule du filtre concerné, ce qui devrait simplifier et accélérer l'utilisation.
Limité à la plage nommée filtreE, actuellement définie sur G4:L4. Modifier la définition de la plage si besoin.
Pour fonctionner le filtre automatique doit partir de la colonne A

D'autre part j'avais oublié de préciser que les périodes doivent être en colonne E sinon modifier le code.
alexa.xls

eric

A · Answer

Bonjour,

Merci déjà pour votre participation !! En fait je ne suis pas sûre que l'on se soit compris, excusez-moi la mauvaise tournure de ma question. 
En fait, je suis à la recherche d'une fonction qui me permettrait de filtrer des années c'est-à-dire que j'ai créé pour chaque année une colonne qui sont toutes déterminée par un simple filtre de tri automatique. Dans l'idéal il me faudrait une autre colonne de tri qui me permettrai d'isoler les travaux qui se sont déroulé au cours d'une année.

Par exemple un travail commencé en 1998 et finis en 2000 sera donc affiché dans la colonne année 1998-1999-2000 (3 colonnes), si j'aimerais connaître les travaux de 1999 j'aimerai que ces derniers puissent être extrait.

J'ai essayé de trouvé les formules mais n'y parvient pas pour le moment, à la rigueur est-ce que vous auriez une adresse à me conseiller?!

En vous remerciant d'avance.

A.

eriiic · Answer

pourtant il me semble que ça répond à ça :
- Je n'ai pas trouvé la formule pour gérer une tranche de temps, si la période est 1998-99 et la suivante 1999 comment pourrais-je faire apparaître tous les contrats de 1999 ce qui implique également celui de 1998-1999? 
tu saisis ton année et c'est filtré...