Devis simple pour commerciaux

Résolu
bidounet84 -  
Bonjour,

Je suis à la recherche d'un outil simple pour créer des devis sous Excel par exemple.

En déplacement nos commerciaux ne peuvent se connecter à notre base.
L'idée serait donc qu'il un fichier Excel avec tout les articles et leur prix.
Ensuite dans une autre feuille, je verrais moi même pour la présentation, il aurait juste à utiliser des listes déroulantes pour sélectionner leur article et le prix viendrait automatiquement.

Là où çà se complique un peu, c'est qu'on a des articles de bases auquels on ajoute des options. Les options ne vont pas forcément sur chaque article de base.
Comment gérer cela ?

Existe-t-il quelque chose de ce genre dont je pourrais m'inspirer ?
Même si cela n'est pas un Excel.

Merci d'avance

12 réponses

Résumé de la discussion

Recherche d'un outil simple pour générer des devis hors connexion sous Excel, avec un fichier principal référençant articles et prix et une seconde feuille utilisant des listes déroulantes pour sélectionner l'article et afficher le prix. Des options avancées impliquent des listes dépendantes selon le type de commande, des liens d'exemples et des méthodes comme DECALER ou des noms dynamiques pour restreindre les choix. Plusieurs avis soulignent qu'une meilleure structuration du fichier est nécessaire: distinguer les codes d'option et les types de commande, puis aligner validations et formules pour éviter les listes surchargées. En outre, des exemples pratiques montrent qu'il faut parfois repenser la logique globale et privilégier une fiche de renseignement claire afin de rendre l'outil fiable et facilement maintenable.

Bobot (l’IA à votre service)
  1. Raymond PENTIER Contributeur
    ... fin.

    Dans l'exposé de ton problème, tu avais indiqué une excellente démarche "L'idée c'est que dans l'en tête du devis le commercial choisissent le type de commande qu'il va faire. Par exemple FL. Du coup l'Excel doit lui proposer en article de base le MHLO004 avec en retour le prix qui va bien. Puis dans des cellules en dessus des listes dérou- lantes avec les options possibles qui ont bien le type de commande également FL".
    Mais hélas il n'en est plus question dans ton dernier fichier, où aucun codage ne permet d'affecter une option à un ou plusieurs types de commande ! Ceci explique que mon fichier-exemple ne sert à rien, et que tu auras toujours ta liste déroulante à 152 éléments ...
    Tu devrais, à mon avis, reconsidérer toute la structure de ton fichier, de manière logique, afin qu'on puisse aboutir à une fiche facile à renseigner et fiable .

    Nous restons à ton écoute et à ta disposition.
    1. Raymond PENTIER Contributeur
      ... suite.

      Concernant tes bases de données, elles sont correctes, sauf qu'il manque la ligne 1 avec l'intitulé des champs, et que le tableau E:F n'est pas trié et contient des doublons.

      D'ailleurs pourquoi les colonnes E:F ne sont-elles que la copie conforme des colonnes B:C ? Quel intérêt ?

      Enfin pourquoi n'y a-t-il que 52 lignes en E alors qu'il y en a 132 dans la feuille MH ?
      ...
      1. bidounet84 Auteur
        En feuille MH c'est l'historique de nos articles.
        En colonne E de la feuille base, les articles à notre catalogue cette année.
    2. Raymond PENTIER Contributeur
      bidounet84, bonjour.

      "Mon dernier souci vient du fait que lorsque je choisi type de commande en tête de devis, dans la liste des options ils me proposent tout le catalogue.
      Moi je souhaiterais que du coup il me propose dans cette liste d'options que ceux qui vont avec ce type de commande      " :
      Normal, tu n'as fait que la moitié de ce que je t'ai indiqué ...
      Si tu reprends mon fichier, feuille "Données", tu constateras qu'il y a autant de listes d'options que de Types. Or toi tu as tout laissé mélangé !
      Tu verras aussi que dans la cellule C8 de la feuille "Devis", la source de la liste déroulante la formule fait référence à C7, qui contient le nom de la liste d'options concernée.
      Pas étonnant que tu n'obtiennes pas le résultat souhaité !
      1. bidounet84 Auteur
        J'ai bien compris, mais je trouve cela lourd une liste d'option par modèle.

        Et puis cela vient d'une extraction d'une base de donnée. Avoir une seule liste avec les données les unes en dessous des autres et plus simple par rapport à l'export de la base que je fais.
      2. Raymond PENTIER Contributeur
        Alors ma démarche n'est pas utilisable.
        Continue d'étudier la question avec mon ami Vaucluse , que je salue !

        Cordialement.
    3. Vaucluse Contributeur
      Bonjour
      pas facile de tirer quelque chose de votre modèle, mais si 'ai bien compris en colonne K vous avez la liste des options suivi du code type de commande
      Mais on ne voit pas à quoi elle sert cette colonne

      Ce que je vous conseille si j'ai bien compris , c'est cette procédure

      1°) conserver votre colonne K avec les codes d'option seulement, sans les code types
      2°) placer en colonne J en ligne les codes types correspondant
      3°) trier simultanément la colonne K et la colonne J selon la colonne J pour que les codes identiques de J se suivent
      4°) nommer un champ qui remplacera le champ opt avec la formule suivante, à entrer à la place de la désignation du champ dans la fenêtre de définition du nom

      =DECALER(Options!$J$1;EQUIV(Devis!$C$15;Options!$J:$J;0)-1;1;NB.SI(Options!$J:$J;Devis!$C$15))

      _attention à bien respecter tous les signes

      5°) validation dans votre tableau d'option:
      par liste = Nom de la liste

      et vous n'aurez que la liste de K en ligne avec les valeurs de J identiques à celle de C15 de la feuille Devis

      Si vous avez des difficultés, préparer la colonne J et K comme proposé et revenz pour mise en place de la validation

      ne sommes nous pas seuls à comprendre ce que l'on explique?
      1. bidounet84 Auteur
        Je ne comprend pas ton point 4.
        Ma colonne H est pour l'heure nommé "opt".
        Dois-je la renommer ?
        Où dois-je insérer la fameuse formule ? Quel menu ?
      2. Vaucluse Contributeur
        Bonjour
        il faut mettre la formule dans le gestionnaire de nom pour le champ nommé opt.
        Un exemple ici,avec quelques explications, ce sera peut être plus clair
        https://www.cjoint.com/?BIumASEtlT7
        Rappel: les champ de base de données J;
        K doit être classé selon les codes car les codes identiques doivent se suivre.

        Petite précautions: pour éviter qu'excel se perde dans les analyses, il est préférable de placer un code en C165 avant de placer la validation dans la cellule d'édition. En principe, s'il n'y a pas de code en C15, Excel envoie un avertissement qu'il faut ignorer en cliquant sur OK, mais la suite ne fonctionne pas toujours!!

        bonne chance
        crdlmnt
      3. bidounet84 Auteur
        Désolé, je viens de tester votre formule en remplaçant également opt par code.
        Mais dans mon devis ma liste déroulante des options ne fonctionnent pas
        Ci dessous le lien de ma dernière modification.

        https://www.cjoint.com/?BIvlwfJKxjb
      4. Vaucluse Contributeur
        A priori , je ne vois pas pourquoi la formule du nom "Code" fait référence à la feuille option ou la colonne J et vide!
        il doit y avoir erreur, non?
        Si vous référencez DECALER sur des colonnes vides, il n'y aura pas de miracle
      5. Raymond PENTIER Contributeur
        Feuille Devis,
        la liste déroulante de la cellule B21 a comme source Code ; celle des cellules B22 à B42 a comme source opt ; or aucune liste ne porte ces noms ! Il n'existe que MH, mobil, options, test et type ...
    5. bidounet84 Auteur
      Bonjour,

      J'ai avancer sur le sujet :
      https://www.cjoint.com/?BInma7Lxwlq

      Ci-dessus ma dernière version.
      Le dernier problème qu'il me reste c'est que j'ai une liste d'options dans mon catalogue. (onglet "Base", colonne H)
      C'est sur cette liste que je m'appuie dans le devis.

      Toujours dans l'onglet "Base", il y a la colonne K et L, c'est là que je fais le mixte entre le type de commande en en tête du devis (dans mon exemple le type est SA) et l'option choisi pour que çà me retourne le bon prix.
      Jusque là çà roule.

      Mon dernier souci vient du fait que lorsque je choisi type de commande en tête de devis, dans la liste des options ils me proposent tout le catalogue.
      Moi je souhaiterais que du coup il me propose dans cette liste d'options que ceux qui vont avec ce type de commande.
      Ainsi au lieu d'avoir une liste d'options de 150, je ne pourrais avoir une liste que de 50 par exemple.
      Ainsi mon commercial ne se voit proposé que les options compatibles avec ce type de commande.

      Comment dois-je m'y prendre ?
      1. Raymond PENTIER Contributeur
        Salut.

        En attendant que bidounet84 réponde à Vaucluse, voici une proposition plus détaillée, qu'il faudra bien entendu adapter aux données supplémentaires qui arriveront ; déjà que les données du fichier ne sont pas celles du message #3 de 15:46 !
        https://www.cjoint.com/?BIhglyzuL1d
        1. bidounet84 Auteur
          Oui juste une petite précision comment dois-je faire pour que dans la liste déroulante la même option ne se répète pas.

          Merci d'avance et encore merci pour la solution
          1. Vaucluse Contributeur
            Simplement ,faites une liste exhaustive des options en dehors du champ sur la feuille 1, nommer là et utiliser là comme référence pour la validation dans la cellule option.
            crdlmnt
        2. bidounet84 Auteur
          https://www.cjoint.com/?BIgrtu8zSC0

          Ci-dessus un nouveau lien.
          Je ne comprend pas où je m'exprime mal alors je reprends.

          Les codes MH sont les articles principaux avec un prix.
          En dessous ce sont des options que l'on peut ajouter à l'article de base. Ces options ont un prix qui varie selon le type de commande. La Feuille 1 reprend ma base article que le commercial ne touche pas

          En Feuille 2 le devis a renseigner par les commerciaux :
          L'idée c'est que dans l'en tête du devis le commercial choisissent le type de commande qu'il va faire.
          Par exemple FL. Du coup l'Excel doit lui proposer en article de base le MHLO004 avec en retour le prix qui va bien.
          Puis dans des cellules en dessus des listes déroulantes avec les options possibles qui ont bien le type de commande également FL.
          1. Vaucluse Contributeur
            Je n'avais pas vu votre message avec votre premier envoi de fichier
            alors est ce cela que vous cherchez: (une solution entre autres)
            https://www.cjoint.com/?BIgrLqecJsU
            crdlmnt
        3. bidounet84 Auteur
          MH sont les articles
          LAVELINGE et LAVEVAISSELLE des ptions
          1. Vaucluse Contributeur
            On ne va pas passer la soirée à la chasse aux informations à coup de fusil!!!???
            .Vous nous dites que les options ne sont pas valables pour tous les modèles, comment fait on avec ce que vous nous dites pour associer les deux correctement.
            et les options sont en dessous du tableau des modèles? etc....
            Alors faites un effort ou on laisse tomber!
        4. bidounet84 Auteur
          Les données se trouvent ainsi

          Colonne Code - Colonne Type cde - Colonne Prix
          MHLO004 - FL - 15 000€
          MHLO052 - SV - 18 000€
          MHLO025 - ML - 20 000€

          LAVELINGE - FL - 30€
          LAVELINGE - SV - 20€
          LAVELINGE - ML - 40€
          LAVEVAISSELLE - FL - 60€
          LAVEVAISSELLE - SV - 55€
          LAVEVAISSELLE - ML - 25€
          1. Vaucluse Contributeur
            ... et les options, c'est où? Pouvez vous mettre un modèle à disposition sur:
            https://www.cjoint.com/
            et revenir placer ici le lien donné par le site
        6. Vaucluse Contributeur
          Bonjour
          peut être une idée ici, le plus complexe étant de monter la base de données (relatif à la complexité de vos entrées que nous ne connaissons pas)
          revenez si cela vous intéresse pour aller plus loin, mais avec plus d'info.

          https://www.cjoint.com/?BIgobzOTqzX
          crdlmnt