Créer un planning horaire en fonction de choix

Bonjour à tous !

Je suis étudiant et je cherche un outil gratuit (sur Mac ou en ligne) pour planifier un évènement.

Je m'explique : il s'agit d'organiser un Forum de poursuite d'études pour 400 étudiants qui choisissent 3-4 écoles parmi 20. Il faut donc créer un fichier qui associe un étudiant à un RDV avec une école et à une heure précise.
Je sais qu'il est possible de le faire "manuellement" avec Excel, mais je me demande s'il n'existe pas une solution qui peut faire ça automatiquement.

Si vous connaissez quelque chose je suis preneur ! Merci !